I stället för att varje förvaltare ska sitta som en egen satellit har Familjebostäder valt att sammanföra team som gemensamt arbetar för kompetenshöjning och stöttning. Målet var att få bort stuprörstänk vilket lett till minskad sårbarhet i organisationen och en starkare kultur.
– Det är ett roligt sätt att arbeta på och som lyfter fram förvaltarrollen på Familjebostäder. Vi har gått från förvaltare till fastighetsägare – som ska ta ansvar för sitt bestånd, tillsammans med andra som kan hjälpa oss inom bolaget.
Det säger Ingela Edling, fastighetsförvaltare på Familjebostäder Stockholm sedan 2019. Bolaget har tio förvaltningsområden, fördelat på söderort, innerstan och norrort. Ingela Edling är ansvarig för Gubbängen/Enskede.
Teamen täcker upp för varandra
Varje förvaltningsområde har ett team som i sin tur består av cirka tio medarbetare. Det är förvaltare, biträdande förvaltare, husvärdar och i vissa fall fastighetsskötare, där förvaltaren är chef över teamet.
– Förr satt vi förvaltare i Farsta på var sitt håll, tillsammans med våra team. Nu sitter sex förvaltare inklusive biträdande förvaltare tillsammans i Farsta. Teamen får visserligen lite längre till sina förvaltare men husvärdar och reparatörer har ändå sin arbetsplats mestadels ute på fältet och är bara inne på kontoren på förmiddag och eftermiddag. Nu har vi förvaltare och biträdande förvaltare närmre till varandra och kan hjälpas åt i våra vardagliga frågor. Det är ett nytt och bra inslag, säger Ingela Edling.
Hon tror att många som jobbar med förvaltning kan trivas med detta sätta att arbeta. På områdeskontor kan det kännas ensamt menar hon. Genom att sitta tillsammans kan förvaltare även leda och fördela arbetet och enklare och snabbare veta om de behöver hjälpas åt och täcka upp för varandra. Hon upplever att de hinner med sitt arbete bättre, inget faller mellan stolarna, de blir gladare och de stöttar varandra.
Det finns mycket kompetens inom bolaget
Ytterligare ett inslag som förstärker vi-känslan är de återkommande kompetensutbildningarna som ordnas i förvaltningsledningen. Som förvaltare får Ingela Edling fortutbildning genom att hennes chef plockar in interna och externa experter. Kunskap som sedan delas vidare till teamen.
– Det finns så mycket kompetens inom bolaget, så vi hjälps åt att utbilda varandra. I stället för att alla utbildar sig så kan man välja ut frågor som man lär sig mer om och sedan delar med sig av till de andra. Då behöver inte alla springa på samma boll, berättar Ingela Edling.
Skadehantering närmare förvaltningen
Inom Familjebostäder har man låtit de biträdande förvaltarna utöka sitt ansvarområde med att även handha skador. I stället för att ha tre skadeingenjörer som tidigare satt centralt på huvudkontoret och tog alla skador har man nu tio som gör detta, närmare förvaltningen.
En viktig spelare är därför skadeingenjören Kenneth Bjur, samordnare för försäkring och skador på Familjebostäder.
– Jag är storskadeansvarig. Större bränder och vattenskador hanterar jag själv. Men de mindre skadorna hanterar de tio biträdande förvaltarna. Jag har ansvar att se till att de har rätt utbildning och verktyg för att göra det jobbet. Familjebostäder har valt att jobba aktivt med försäkringsskador och det har varit lyckosamt. Försäkringsärenden har blivit en del av förvaltningen, säger Kenneth Bjur.
Dedikerad personal är en framgångsfaktor
De biträdande förvaltarna träffas regelbundet, en gång i månaden. Då håller Kenneth i mötet, går igenom skador och hur man tekniskt hanterar skadeärenden med utförande av besiktning och fuktmätning.
– Framgångsfaktorn är att vi har fått dedikerad personal som arbetar med försäkringsskador. Dessutom har vi gått från avtal med löpande räkning till att jobba med fasta priser på reparationer. Det har fått ordning på kostnaderna, konstaterar Kenneth Bjur.
– De biträdande förvaltarna har en väldigt tung och stor roll. Vi som förvaltare ska vara mer strategiska och då är det guld värt att ha de biträdande som är mer operativa och som kan göra detta åt oss. Man hinner inte alltid i vardagen. De blir vår högra hand och de är en viktig del i vårt bolag, säger Ingela Edling.
Stark kultur, bra relationer och inga stuprör
Ingela Edling medverkar även själv i kompetensutvecklingsmöten, tillsammans med de övriga tio förvaltarna.
– Kompetensutvecklingsmötena är centrala för Familjebostäder. Det är bra att alla lär sig att göra lika och agera på samma sätt, säger Ingela Edling och fortsätter:
– Det är relationsskapande och vi får förståelse för varandras uppdrag. För att undvika stuprören behövs mötena. Det skapar en stark kultur och bra relation inom teamen och med det övriga bolaget.
