Hur ska man lösa förvaltningen av över 40 livsmedelsbutiker med olika hyresvärdar och hyresvillkor där det ofta uppstår problem som behöver åtgärdas? För City Gross var svaret att lägga ut ärendehantering och delar av förvaltningen på Riksbyggen.
Sedan 2021 har City Gross anlitat Riksbyggens förvaltningsstöd för bevakning av hyresnivåer, uppsägningstider och assistans till omförhandlingar av deras 200–300 olika hyresavtal. Sedan drygt ett år omfattar stödet även ärendehantering.
– Vi har 43 butiker med en mängd olika fastighetsägare och hyresvärdar men inte någon egen in-house organisation som kan hantera fel och avtal. Våra butikschefer har inte något operativt ansvar för förvaltningen och ska inte behöva sitta med frågan om det är vi eller hyresvärden som är ansvarig för ett ärende utan de ska kunna fokusera på att driva butiken och entusiasmera personalen, säger Peter Ekström, koncept- och etableringsdirektör, på City Gross.
Digital anmälan till Riksbyggen
För att underlätta för butikscheferna tillhandahåller Riksbyggen en digital lösning för ärendehantering. I den kan en butikschef anmäla fel genom att ta en bild på det som ska åtgärdas och skicka den till Riksbyggens fastighetsförvaltare. Sedan övergår uppdraget till Riksbyggen.
– Varje butikschef kan logga in med sitt bankID och starta ett ärende om de finner fel och brister i fastigheten. Eller så kan de kontakta oss med frågor som har tagit tid att lösa med fastighetsägaren. Vi tar hand om det till exempel genom att granska hyresavtal för att reda ut ansvarsfrågan och sedan kontakta fastighetsägaren, säger Setareh Sanei Toftling, fastighetschef på Riksbyggen.
Hjälp med bedömningsfrågor
Det vanligaste är ärenden om ventilation, kyla och temperatur samt annan teknisk förvaltning. Områden där det kan vara svårt att följa upp att kostnader hamnar på rätt part.
– Många inom dagligvaruhandeln får avräkningsfakturor från fastighetsägaren som är otydliga. Det är ett område där vi hjälper till genom att bedöma rimligheten och reda ut vem som är ansvarig för vad, säger Setareh Sanei Toftling.
Samlad information för enkel tillgång
En annan fördel med förvaltningsstödet är att City Gross har all information på ett ställe. I den digitala lösningen sparas dokumentationen från varje ärende och går enkelt att hitta. Något som tidigare har ställt till med problem.
– Till exempel när en butikschef har anmält fel via telefon eller där vi har skickat in beskrivningar av problem till både förvaltare och fastighetsägare, som aldrig har blivit åtgärdade. Så kommer det en ny butikschef som inte hittar underlagen och får börja om från noll. Nu finns den dokumentationen hos Riksbyggen oavsett hur anmälan har gjorts, säger Peter Ekström.
På sikt
City Gross har ännu inte några siffror för tjänsten men Peter Ekström säger att det kommer att bli en kostnadsbesparing på lång sikt.
– Tidigare har vi tagit en del kostnader i vår dagliga förvaltning och drift som egentligen borde ha legat på fastighetsägaren på grund av oklarheten i avtalen. Nu kommer vi inte längre behöva göra det.
På Riksbyggen, som även förvaltar andra butikslokaler, vill man utvidga sitt tjänsteutbud.
– Vi vill att våra kunder ska känna att Riksbyggen är deras bästa vän som de kan vända sig till för rådgivning och vägledning framåt. Därför tittar vi hela tiden på fler sätt att hjälpa aktörer med hyresavtal och fastighetsrelaterade frågor. Nu vill vi vidare inom energibesparing och olika AI-modeller. Vi är inte riktigt där än men det är vårt mål, säger Setareh Sanei Toftling.
