Att ställas inför tanken på att ditt systemstöd når sitt ”end of life” kan framkalla initiala reaktioner av frustration och förvirring. Men låt oss se hur omvandlingen påverkar verksamheten och hur vi kan gå från utmaningar till positiva resultat.
Om planen inte inkluderade att byta system när beskedet om ”end of life” kom, är det dags att omarbeta planen. Börja med att kartlägga nuläge och förutsättningar, identifiera påverkade faktorer, involvera rätt personer samt lägg upp en struktur för projektet. Ett annat av de första stegen är att engagera företagsledningen så att ett verksamhetsutvecklingsprojekt initieras. Grundläggande är också klargörande av möjligheter för avtal och system och utvärdering av verksamhetsprocesser.
Projektarbete
För ett lyckosamt genomförande drivs arbetet i projektform, där intern involvering med bra engagemang i hela kravanalysarbetet är avgörande. För att säkerställa framdrift från kravställande och upphandling till införande av nytt system, behövs projektledare med erfarenhet från liknande projekt och med tid att fokusera på projektet. Det är kombinationen och samarbetet mellan drivande ledning, engagerade medarbetare, lyhörda systemleverantörer och erfarna projektledare som ger bäst resultat.
Involvera verksamheten
För att hantera den påverkan som systembytet har på den dagliga verksamheten, identifiera och analysera dess omfattning och potentiell verksamhetskritisk påverkan. Involvera chefer och medarbetare för att säkerställa att verksamhetens behov beaktas och de kritiska delarna hanteras. Interna resurser bör ha möjlighet att fokusera på projektarbetet inklusive förändringsledning, undvik att lägga det som en extrabelastning på redan fulla agendor.
En organisation som genomfört många projekt kan vara trött på nya initiativ. Det är viktigt att förstå organisationens förutsättningar och engagera dem på rätt sätt. Tydlig kommunikation, gemensam förståelse och prioritering kan motivera även en projekttrött organisation.
Effektiv planering och ledning
God planering, styrning, och ledning i projektet ger hög effektivitet. Tydlig planering möjliggör aktiviteter i rätt ordning med minimala missar, ger förutsättningar för bättre kommunikationen och säkerställer att projektet leds effektivt med hög leveranskvalitet.
Lägg tid och resurser på planeringsfasen. Den extra tid och kostnad du lägger i planeringsfasen är ingenting mot vad det kostar att hämta hem detta under genomförandet. Prioritera således att lägga resurser i form av tid, kraft och pengar på planeringen. – Ni ångrar er om ni inte gör det!
Systemet som stöd i verksamheten
Om verksamhetsprocesser är dokumenterade och väl förankrade, underlättar det systembytet samt utgör grund för de förändrade arbetssätt som systembytet möjliggör.
Bra stöd för centrala processer ger positiva användarupplevelser och integrationsmöjligheter mellan system för ett obrutet informationsflöde är fördelaktigt.
Avtalstid
Eftersom arbetet med att införa ett nytt verksamhetssystem är omfattande, både resurs- och tidsmässigt är avtalstiden viktig att fundera över. Beakta erfarenheter från tidigare systembyten samt hur lång tid det tagit innan organisationen hunnit vänja sig och känt sig trygga med systemet.
Slutord
Systembyte är en utmaning, men det är också en möjlighet till positiv utveckling. Genom att lära och utveckla arbetssätt, processer och informationshantering, kan ni stärka er organisation. Se på systembytet som en utvecklingsresa som, om välplanerad och genomförd, kan göra er verksamhet mer effektiv, framgångsrik och fokuserad. Lyckas ni hitta de positiva aspekterna av denna resa, kommer ni att uppnå önskade resultat – och lite till.
Åsa Sandström / Meta
