Konsekvenserna kan bli betydande när leverantören meddelar att ett systemstöd ska upphöra. Särskilt om det berör centrala systemstöd, som affärssystem eller fastighetssystem. Vi ger dig råd och aspekter att tänka på när ett system når sitt slutskede.
En omedelbar fråga som uppstår är hur länge organisationen kan upprätthålla systemet för att stödja verksamheten och genomföra en smidig övergång till en ny lösning. Tidplanen för detta arbete kommer att avgöra takten för de åtgärder som behöver vidtas. Det är viktigt att vara medveten om att leverantörer sällan ger lång framförhållning när de meddelar ”end of life” för ett system.
Några viktiga frågor som omedelbart bör tas upp och diskuteras är följande:
On-premise eller molnbaserat: Det är viktigt att avgöra om det nya systemet ska vara installerat lokalt (on-premise) eller om det bör vara molnbaserat. Detta val påverkar flexibiliteten, skalbarheten, standardiseringen, säkerheten, dataskyddet och integriteten hos systemet. Det är nödvändigt att ha en klar strategi för att hantera dessa aspekter i linje med organisationens syn på systemlösningar.
Integrationsmöjligheter: En modern IT- och verksamhetsarkitektur bygger på systemintegration för informationsutbyte inom och utanför organisationen. Det är viktigt att utvärdera vilka system som behöver integreras med det nya systemet. Dessutom bör användningen av standardiserade protokoll för datautbyte, som REST, SOAP, OData eller liknande, övervägas för att underlätta integrationsprocessen. Tillgänglighet av API:er för att komma åt systemets data och funktioner är också en viktig faktor att beakta.
Support och samverkansformer: Oavsett om det befintliga systemet ersätts av en ny lösning från samma leverantör eller av en annan, krävs en granskning av supportavtalet och samverkansmodellen. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt detta vid övergången till molnbaserade lösningar. En noggrann kartläggning av både verksamhetsbehov och IT- och systemförvaltningsbehov är nödvändig för att formulera tydliga krav och säkerställa en smidig övergång.
Säkerhet och dataskydd: Ett systembyte ger möjlighet att genomföra en säkerhetsskyddsanalys kopplat till verksamhetens behov och de informationstillgångar som hanteras i systemet. Detta bör vara en högt prioriterad aktivitet för att fastställa ramar och vägledning för det fortsatta arbetet. Frågor som behöver besvaras inkluderar om det finns särskilt känslig information i systemet, vilka lagar och regler som styr hanteringen av denna information, och vilka krav som ställs på systemet och leverantören i fråga om var informationen finns, hur den åtkomstkontrolleras och hur den överförs.
För att säkerställa en framgångsrik övergång och effektiv verksamhet är det också viktigt att ta hänsyn till följande:
- Organisationens syn på strategin för digitalisering under de kommande åren. Detta påverkar hur ett affärssystem ska säkras och kräver investeringar i tid och pengar för att genomföra systembyte och transformation. Beslut om on-premise eller molnbaserade lösningar påverkas också av företagets övergripande strategi.
- Säkerställ en aktiv systemförvaltningsmodell som ger förutsättningar för en livskraftig verksamhetsutveckling och möjlighet att effektivisera och driva innovation. Om en etablerad förvaltningsmodell inte finns bör en förenklad modell tas fram för operativ styrning, uppföljning och taktisk planering.
- Säkerställ att det finns dokumentation av befintliga systemintegrationer, både för verksamhetsbehov och tekniska perspektiv. Detta underlättar övergången till det nya systemet och säkerställer att nödvändiga integrationer genomförs på ett effektivt sätt.
Att hantera dessa aspekter på ett genomtänkt sätt är avgörande för att lyckas med en smidig övergång när ett system når sitt slutskede. Det kräver förberedelse, analys och strategiskt tänkande för att säkerställa ett framgångsrikt systembyte och bibehålla en effektiv verksamhet. Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kan organisationer undvika oförutsedda kostnader och säkerställa att krav och behov uppfylls i kommande upphandlingar och avtalsdiskussioner.
Henrik Smidskog/ Meta
