I artikelserien End of Life belyser vi aspekter av att leverantören meddelar att ett systemstöd inte ska vidareutvecklas. Vi har tidigare talat om systemets livscykel och avtalsfrågor. I denna artikel poängterar vi att ha koll på sin data och se till att den är korrekt.
Ett system blir aldrig bättre än den data det innehåller!
Oavsett vilket system man använder behöver det innehålla tillräckligt mycket korrekt data. Inför ett systembyte är det därför alltid värt jobbet att genomföra så mycket som möjligt av kvalitetssäkring och städning av befintlig data i det gamla systemet.
Man behöver naturligtvis också fundera kring vilken data som behövs i det nya systemet för att verkligen kunna utföra ett effektivt arbete. Den datan kommer förmodligen vara enklast att komplettera i det nya systemet, eller genom laddning i samband med driftsättning.
Men vilken information behövs och hur ska den hanteras?
Vilken information som är intressant och behövs i det nya systemet samt på vilken detaljeringsgrad varierar naturligtvis beroende på vilken typ av byggnadsverk det gäller, vilken typ av verksamhet som bedrivs och vilken ambitionsnivå som finns i organisationen.
En grund kan vara att utgå från följande frågeställningar:
- Har jag koll på vad det finns för byggnadsverk, markobjekt, utrymmen, system och komponenter/produkter?
- Vet jag var de är placerade?
- Vet jag hur de ska skötas?
- Vet jag vilken status de har och hur de ”mår”?
Hur kommer man då vidare och får koll på all den här informationen?
En bra start är att gå igenom, samla och strukturera den information som redan finns i organisationen. Ofta har man mycket kunskap och information om sina byggnadsverk. En utmaning är att informationen ofta är utspridd i diverse olika system och dokument och att informationen därmed är svår att nå, kontrollera och tillgängliggöra.
Pratar vi samma språk, det vill säga använder vi samma begrepp, över hela organisationen och har vi samma struktur i våra olika systemstöd?
Det kan tyckas självklart att vi ska använda samma begrepp så att vi förstår varandra i alla delar av organisation men det är trots allt rätt vanligt att det uppstår missförstånd på grund av att vi använder olika begrepp.
Vi människor kan oftast reda ut missförstånd genom att prata med varandra men systemstöden är mer fyrkantiga och behöver, än så länge, var mer uppstyrda för att integrationer och analyser ska fungera. I samband med byte till ett nytt system är det därför lämpligt att se över sin informationsmodell för att säkra en gemensam struktur och en gemensam nomenklatur i organisationen.
Hur säkrar vi integrationer och koppling mellan olika system?
Det finns olika strategier för att bygga upp sitt systemstöd, ett är via heltäckande system för att underlätta användargränssnittet och informationshantering. Ett annat är att integrera ett antal olika system och ha ett starkt integrationsgränssnitt. Eftersom en viss del av den önskade informationen hanteras i olika stödsystem så är utmaningen att nå en samordnad informationshantering.
De system man har bör därför samlas i en gemensam datamiljö för att underlätta hanteringen av information under byggnadsverkets hela livscykel. Viktigt är att identifiera vilket system som är “master” för vilken information och att skapa integrationer/kopplingar mellan systemen för att undvika motstridiga uppgifter.
Idag finns goda förutsättningar att via standardiserade gränssnitt, API:er, skapa väl fungerande integrationer. Öppna, standardiserade och dokumenterade API:er gör det dessutom möjligt att lägga till nya tjänster och moduler som kan levereras av olika leverantör. Vidare kan öppna API:er möjliggöra för olika användare att gemensamt utveckla tjänster och applikationer som kan delas mellan bolag oavsett vilket system man har.
Hur får vi över data från det gamla systemet till det nya?
Migrering av data från det gamla systemet till det nya brukar ofta behöva göras i flera iterationer då det sällan blir helt rätt vid första, eller ens andra, försöket. Med andra ord kommer det krävas en del arbete med migreringen och det gäller att säkra resurser både från den nya systemleverantören och den gamla för att få över all den data som är relevant och nödvändig.
Tänk på att i tid säkra resurser hos den gamla systemleverantören för att få hjälp med datauttag.
Hur kan vi säkra att informationen är korrekt under hela livscykeln?
Att hålla information uppdaterad under hela livscykeln är en utmaning för de flesta organisationer och i samband med ett systembyte kan det vara lämpligt att också passa på att utveckla en informationsförvaltningsmodell. Informationsförvaltningsmodellen bör dels klargöra informationsägarskap men också informationsförvaltarskap. Här är tipset att distribuera ansvaret för informationsförvaltningen så att den som har nytta av information också har ansvaret för att uppdatering sker.
Det obrutna informationsflödet är en bra vision men i överlämningar mellan olika parter riskerar information att förloras. Målbilden kan istället vara kontinuerlig tillgång till information, där information från olika källor kan kombineras. Det kräver metoder för hantering och tillgång till information under byggnadsverkets hela livscykel och centrala begrepp är gemensam begrepps- och informationsmodell, standardiserade utbytesformat och digitala stöd i form objektsdatabaser under både projekt och förvaltning.
Några grundläggande principer som måste finnas på plats för att erhålla ett obrutet informationsflöde, eller ständig tillgång till information är:
- Information finns tillgänglig digitalt och kan utväxlas mellan olika parter
- Information lagras och finns tillgänglig i olika databaser
- Åtkomst till information kan ske via API genom integrationer mellan databaser
- Aktiviteter, informationsformat och överföringar, sker enligt gemensamt fastställda principer.
Slutord
Håll koll på din data och se till att den är korrekt, på det sättet kan det nya systemstödet fungera som avsett och verkligen bli ett bra stöd för verksamheten.
I kommande artiklar kommer vi att belysa verksamhetens utmaningar med att byta system. Även säkerhetsperspektivet kommer att belysas men vi vill redan nu vara tydliga med att informationssäkerhet omfattar konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet och alla tre områdena är viktiga för en god tillgångsförvaltning.
Lars Lidén och Marcus Sydh Göransson
Meta
