Att ditt systemstöd når sitt ”end of life” kan framkalla reaktioner av frustration och förvirring. Men kan vi omvandla utmaningen till en möjlighet? Här utforskar vi hur ett smidigt och effektivt systembyte också kan skapa utveckling.
Om planen inte inkluderade att byta system när beskedet om ”end of life” kom, är det dags att omarbeta planen. Börja med att kartlägga nuläget, identifiera påverkade faktorer, involvera rätt personer, och strukturera projektet. Förutsättningar och initiering av verksamhetsutveckling är de första stegen. Klarhet gällande avtal och system samt att utvärdera verksamhetsprocesser är grundläggande.
- Involvera verksamheten
För att hantera den påverkan som systembytet har på den dagliga verksamheten; identifiera och analysera dess omfattning och potentiella verksamhetskritiska påverkan. Tillsätt resurser och förmågor för att stödja analyserna. Involvera chefer och medarbetare för att säkerställa att verksamhetens behov beaktas och de kritiska delarna hanteras. - Projektarbete
Ett lyckosamt systembyte kräver ett projektarbete. Involvera interna resurser och samarbeta med systemleverantörer för bästa resultat. Chefer och medarbetare bör ha möjlighet att fokusera på projektarbetet. Undvik att lägga det som en extrabelastning på redan fulla agendor. Överväg att inkludera internt eller externt projektstöd för erfarenhet och kontinuitet. - Effektiv planering
Lägg tid och resurser på planering. En grundlig plan är värdefull för att identifiera verksamhetens behov, krav och upphandling. Planera i förväg och följ upp aktiviteter noggrant. Avtalstiden är viktig, och minst 6–10 år rekommenderas. Beakta tidigare erfarenheter från systembyten som kan påverka planeringen. - Systemet som stöd i verksamheten
Om verksamhetsprocesser är dokumenterade och väl förankrade, underlättar det systembytet. Bra stöd för centrala processer ger positiva användarupplevelser. Integrationsmöjligheter mellan system för ett obrutet informationsflöde är fördelaktigt. - Effektiv planering och ledning
God planering, styrning, och ledning i projektet ger hög effektivitet. Tydlig planering möjliggör aktiviteter i rätt ordning med minimala missar. Kommunikationen blir bättre, och projektet leds effektivt för hög leveranskvalitet. - Utmaningar i en projekttrött organisation
En organisation som har genomfört många projekt kan vara trött på nya initiativ. Det är viktigt att förstå organisationens förutsättningar och engagera dem på rätt sätt. Tydlig kommunikation, gemensam förståelse och prioritering av projektet kan motivera även en trött organisation.
Slutsats
Systembyte är en utmaning, men den kan vara en möjlighet till positiv utveckling. Genom att lära och utveckla arbetssätt, processer och informationshantering, kan ni stärka er organisation. Se på systembytet som en utvecklingsresa som, om välplanerad och genomförd, kan göra er verksamhet mer effektiv, framgångsrik och fokuserad. Lyckas ni hitta de positiva aspekterna av denna resa, kommer ni att uppnå önskade resultat – och lite till.
Linda Sjöborg och Johanna Norlin
META
