Partnertext från Meta

Del 2: End of Life – Avtalsfrågor för affärssystemets livscykel


I del 1 av vår artikelserie End of Life tog vi upp att få besked om att ett systemstöd eller till och med det centrala affärs- eller fastighetssystemet för bolaget inte kommer att vidareutvecklas. Konsekvenserna kan bli stora, så vad säger avtalet?

Ett gott råd är att agera snabbt när man som kund får besked om att systemet inte kommer att utvecklas. Det första man bör göra är att kontrollera sitt avtal och vad som gäller kopplat till uppsägningstider, support, underhåll samt möjlighet att avropa tjänster.

Gör en tydlig tidslinje och visualisera vad som kommer att hända.

Gör också en snabb konsekvensanalys av vad ett byte av system innebär, för att förstå hur diskussion och behov av en eventuell förlängning av support- och underhållsavtal behöver se ut samt möjligheten till att avropa tjänster.

Konkurrensutsätta eller ta ett erbjudande om “uppgradering”?
Givet analysen av det befintliga avtalet och dess omfattning, samt huruvida beställaren är en upphandlande myndighet inom det offentliga så kommer möjligheterna att agera se olika ut.

I grunden ska man dock vara medveten om att kontraktsföremålet kommer att ändras oavsett. Det finns oftast en tidigare kravställning i botten för det avtal som tecknats och förutsättningar som adderats över tid som avtalet reglerar. Ett nytt avtal kommer därför sannolikt att behöva tecknas i majoriteten av fallen om beställaren ska företräda sin egen verksamhets långsiktiga intressen.

Vi försöker belysa detta ur några vinklar.

Vad säger LOU?
Kortfattat handlar ju LOU om att konkurrensutsätta inköp för att offentliga medel ska användas så effektivt som möjligt. Huvudregeln är att upphandlade avtal och ramavtal inte får ändras utan att det genomförs en ny upphandling.

Det finns dock några undantag för avtalsändringar vid upphandlingar över tröskelvärdena. Bestämmelser om ändringar i avtal och ramavtal saknas då en upphandling understiger tröskelvärdena. Oavsett om en förnyad upphandling skulle ligga över eller under tröskelvärdena ska man utgå från frågeställningen om avtalet eller ramavtalets övergripande karaktär ändras.

Värt att se över är alltså omfattningen av ändringen och om det finns stöd i det befintliga avtalet eller ryms inom de särskilda bestämmelserna om ändring av avtal för LOU.

Hur ska ett privat bolag tänka?
På samma sätt som LOU ska verka för effektiv resursanvändning så har privata bolag höga krav på att bolagets resurser används effektivt. Även om det inte finns tvång på att behöva göra upphandling så kommer förändringar av system kräva investeringar, tid och resurser från beställarparten.

Så principiellt är en analys av avtalet och en konkurrensutsättning precis lika relevant för det privata bolaget för att säkra långsiktigt värde för bolaget och ägarna.

Vi får ett “uppgraderingserbjudande”. Hur tar vi ställning till det avtalsmässigt?
Åter igen handlar det om att ställa sig frågorna om hur vi bäst tillvaratar våra intressen. Några relevanta frågor skulle kunna vara:

  • Hur ser balansen ut mellan beställare och leverantör i det nya avtalet? Det är ofta stor skillnad på avtal som beställaren tagit fram i upphandlingen och leverantörens standardavtal.
  • Uppfyller det nya avtalet de krav som ställdes i den ursprungliga upphandlingen?
  • Har support och underhåll fungerat bra eller är det dags att se över de styrande villkoren i avtalet?
  • Vad är det gamla avtalet värt om man byter system?
  • Gäller ens det gamla avtalet eftersom förutsättningarna ändras med nytt system?
  • Projektet att “uppgradera” till ersättaren och hur ser då projektavtalet ut för att säkra en snabb, effektiv och korrekt leverans?
  • Ställs nya krav ur ett informationssäkerhetsperspektiv med en annan driftsplattform?
  • Ställs nya krav på exempelvis Cloud?

Om det gäller ett större plattformslyft – från föråldrad till en ny?
Givet att kontraktsföremålet i avtalet inte förändras och systemet är detsamma. Funktionaliteten är densamma eller med förbättringar och det är enbart en teknisk uppgradering av systemplattformen för att framtidssäkra support och vidareutveckling av lösningen så kan kontraktsföremålet anses vara enligt avtal.

Däremot så bör man ställa sig frågan om finansiering av den nya plattformen och uppgraderingen? Skulle uppgraderingen innebära ett synnerligen och ovanligt stort projekt för att kunden ska kunna komma in i det nya systemet. Kostnader som förknippas med en sådan uppgradering kan då strida mot det support och underhållsavtal som tecknats. Det kan således bli som ett nytt implementationsprojekt.

Givet ny teknisk plattform, vad händer med tidigare kravställd funktionalitet eller tekniska krav som kan vara kravställda i enlighet med en bolagets IT-strategi? Det kan exempelvis handla om en övergång från Java-teknologi till Microsoft, Oracledatabas till SQL-server, Windowsklienter till webbklienter eller vice versa. Alla avvikelser är föremål för ändringar gentemot det ursprungliga avtalet och bör därför vara dokumenterade och avdömda.

Förändrade affärsmodeller – från licens till tjänst?
Ytterligare förändringar som bör beaktas i samband med förändringar på detta sätt är övergångar till annan affärsmodell? Många systemleverantörer övergår från traditionell licensförsäljning till nyttjande av tjänst.

Huruvida en tjänst är bättre eller sämre är inte frågan i detta fall, utan hur ser affärsmodellen ut för kontraktsföremålet och det avtal som skrivits? I de allra flesta fall har beställaren inte någon rätt till återbetalning av tidigare erlagda licenskostnader eller avgifter.

  • Vad innebär en övergång från en köpt licens till tjänsteleverans?
  • Vad ingår i tjänsten?
  • Hur regleras en tidigare äganderätt av källkod och systemlösning i förhållande till en nyttjanderätt?

Omvärlden förändras
Beroende på när avtal för tidigare systemlösning tecknades så har förändringar i omvärlden skett som på olika sätt kan komma att påverka.

Lagar och regler ändras. En ökad hotbild och osäkrare omvärld kan exempelvis ställa högre krav på informationssäkerhet. Ett systembyte eller uppgradering kan således bli problematiskt eller rent av strida mot gällande lagstiftning. Ansvaret hamnar då på bolagets ledning och ytterst VD om exempelvis skyddsvärd information som personuppgifter, skyddsvärd information av annan karaktär eller tillgänglighetskrav försummas.

Därför är analysen av förändringarna ur ett avtalsperspektiv viktiga att beakta.

Henrik Smidskog och Jonas Säther
Meta

Dela artikeln: LinkedIn
Inköpsportal - tipsa oss

Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Bild, minst 540 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Inköpsportal - tipsa en kollega