Vår framtida digitala förvaltningsvärld, hur ser den ut? Den digitalt arbetade förvaltningen, hur fungerar den? Susanne Nellemann Ek, vd för BIM Alliance, ser hur vårens krisläge och förändrade arbetssätt bidrar till precis den utveckling som branschen behöver.
Kanske är det svårare att blicka framåt, måla med den stora penseln och prata framtidsvisioner i en tid som denna, eller? Susanne Nellemann Ek behöver inte tänka länge, utan svarar direkt:
– Jag tänker på Greta Thunbergs sommarprat, om att vi sitter fast i gamla affärsmodeller som gör att vi inte kan ta de hållbarhetskliv vi behöver, hon hade flera tuffa budskap, som gäller fastighetsbranschen också. Och jag tror nog att det kommer komma nya affärsmodeller inom branschen. Det gäller att göra krisen till sin möjlighet och i det kan vi sätta nya strukturer, inte minst digitala.
”Vad gör dom som inte vi gör?”
– I tuffare tider blir beslutsfattare av olika slag också mer intresserade av att se sig omkring, av ”vad gör dom som inte vi gör?” Av att söka sig till varandra, lyfta blicken.
Hon nämner SISAB (Skolfastigheter i Stockholm) som ett exempel på ett bolag i digital framkant. En på flera vis digital förebild som med teknikens hjälp kopplar upp sig och driftoptimerar på ett sätt som sparar stora belopp per år.
I sin arbetsvardag som Vd på BIM Alliance, vilket Susanne Nellemann Ek beskriver som en mötesplattform och en samarbetsyta för omställningen till IT-lösningar med gemensamma verktyg och öppna standarder, finns viljan att ses och samarbeta som innan pandemin.
– Det vi alla upplever har på något vis sänkt garden för att interagera på nya sätt. Det blir inte alltid lika formellt heller, med klädseln och när vi genom digitala möten ser lite av varandras hemmiljö.
Plockat ihop ny verktygslåda
Hon berättar att BIM Alliance i mars beslutade om att övergå helt till digitala möten och ”klev in i det med hull och hår”. Initialt tog de hjälp av en mentor, som tidigare arbetat inom en stor och fysiskt spridd organisation, för att säkerställa delaktighet i det digitala mötet och bra samspel mellan deltagarna.
– Den ”verktygslådan” i jobbet, som handlat om att lotsa och inkludera mötesdeltagare i det fysiska rummet eller i olika samarbetsformer blev ju i och med pandemin inaktuell, det är en insikt. Jag fick plocka ihop till en ny verktygslåda.
Digitala lösningar – utan manual
Susanne Nellemann Ek nämner nyckelord som ”värdskap”, ”variation”, ”lekfullhet” och framför allt att be om hjälp och våga experimentera för att få till bra digitalt samarbete. Hon tycker egentligen att det mesta av vårens nya jobbförutsättningar går att applicera på det digitala visionsarbetet i stort. Och betonar att det finns mycket inspiration att hämta hos de medarbetare som är födda på nittiotalet och senare, som vuxit upp i en digital vardag.
– En väldig kraft finns där, för dem är tekniken inte ett hinder som ska hanteras, utan en del av verktygslådan. De unga har fler verktyg, som de är bekväma med och som naturliga för dem att använda. De rotar inte efter en manual för att lösa problem, utan googlar hur har andra gjort och är mer gränslösa eftersom de ofta har med sig kompisarna på jobbet – sitt nätverk i mobilen i fickan – som de bollar med.
Vi blir aldrig ”klara”
– Det är välsignande för oss andra, som är skolade i att allt ska fungera innan man är ”klar”. I den digitala fastighetsutvecklingen är det experimentella sättet att jobba oerhört viktigt för att komma framåt. Att våga släppa fram beta-versioner, prototyper.
Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se
Susannes vision om vår framtida digitala förvaltningsvärld
Vågar: ”Gå i beta”
Det vill säga släpper en betaversion för exempelvis ett datorsystem/en programvaruutveckling, som fortfarande är under utveckling, men som har nått en så pass stabil status att den uppfyller merparten av kraven. Att vänta tills ”allt ät färdigt” är inte längre lösningen.
Bygger: på samarbete
Det går inte att i varje stund förlita sig på att all kompetens finns inom organisationen, utan det gäller att se styrkan i att dela med sig och hjälpas åt över bolagsgränserna. Att hålla inne med tekniska lösningar kan fungera ett tag, men den anställde kan på den rörliga arbetsmarknad vi har idag likväl ta med sig kompetensen någon annanstans.
Fokuserar på: mervärde
Se till exempel ICA Fastigheter, som skapar digitala modeller för sitt fastighetsbestånd för att se vad sim driver försäljning. Att tänka mervärde – vad kan vi erbjuda? är centralt. Eller inspireras av kaféer med stor serviceanda, hur de jobbar med mervärden. Du köper din kaffe – men får wifi, en plats att vara/jobba på en viss tid och även om arbetssättet hos personalen är standardiserat kan du känna dig som en stammis bara av hur du blir sedd och bemött.
Analyserar: och vill högre upp i värdekedjan
Med hjälp av det digitala gör fastighetsägaren mer avancerade analyser av och i sitt bestånd, ser flöden, till exempel hur människor rör sig. Bolaget vässar sitt erbjudande med bättre luftkvalité och kan på så vis exempelvis sälja ”bättre luft” – och kommer därmed högre upp i värdekedjan.
Susannes vision om den digitalt arbetande förvaltningen
Spanar efter: genvägar. Utgångspunkten är: att jobba Smart. Integrerade, digitala system kapar restider till och från olika platser i beståndet. Arbetet effektiviseras när äldre, manuella system byts ut mot nya som styrs på distans. Det går att jobba nästa varifrån som helst.
Styr: med behörigheter istället för nycklar.
Har: modiga chefer som uppmuntrar till medskapande, ett experimenterande och lekfullt arbetssätt.
Erbjuder givetvis också: en mänsklig hand. Service till kund/hyresgäst blir minst lika viktigt som tidigare. ”Maskinerna” vinner i många lägen över oss människor, men det personliga mötet är ändå oslagbart.
BIM Alliance är en sektorsdriven ideell förening som arbetar för bättre samhällsbyggande med hjälp av BIM – digital strukturerad informationshantering. Genom BIM kan obrutna informationsflöden skapas i samhällsbyggandets processer och samhällsbyggnadssektorn effektiviseras betydligt.
