Meta summerar resultatet från sin enkät 2020 som ger en aktuell bild av digitaliseringen av dokument- och ärendehantering i branschen.
De senaste åren har digitalisering varit ett hett ämne, både i den allmänna debatten men också i branschen, dess organisationer och i det dagliga samtalet. Speglar det även vårt sätt att hantera information i det dagliga arbetet idag?
För att få ett uppdaterat läge genomförde det oberoende konsultbolaget Meta sin återkommande enkätundersökning som görs var tredje år i fastighetsbranschen om informationshantering.
I år är det femte gången Meta genomför enkätundersökningen och nytt för i år är samarbetet med Förvaltarforum där också prenumeranter på sajtens nyhetsbrev bjöds in att svara.
Enkäten hade 12 svarsfrågor inom dokument- och ärendehantering, övrig informationshantering och nytt för denna gång, informationssäkerhet. 96 respondenter fullföljde enkäten och bidrog med värdefull information till rapporten.
Vilka svarade på enkäten
Enkäten går ut brett i fastighetsbranschen och i år företräddes de som fullföljt enkäten främst organisationer inom kommunägda bolag men även privata bolag hade en lite större representation.
I tidigare enkäter har exempelvis regioner varit dominerade men dessa var färre denna gång. Typ och storlek på bestånd varierade men verksamhetslokaler för offentlig verksamhet, bostäder och kommersiella lokaler dominerar hos respondenterna och utgör ungefär en tredjedel vardera. Alla storlekar på bestånd finns representerade med övervikt för de större fastighetsägarna.
Undersökningsresultatet
- 65 procent anser att organisationens kontraktsinformation är fullt kvalitetssäkrad. Det betyder tyvärr också att drygt en tredjedel av den viktigaste grunden för intäktsströmmen är osäker.
- När vi jämför underlaget med den förra undersökningen 2017 ser vi att den kvalitetssäkrade informationsmassan har ökat med drygt 3 procent per år. Det är lite långsamt men i alla fall åt rätt håll.
- Den huvudsakliga anledningen till att dokument inte är kvalitetssäkrade i organisationen är bland annat avsaknad av dokumentägarskap och svagt intresse i organisationen för kvalitetssäkring.
- Tänk om intresset för kvalitetssäkring hade varit större om man visste hur lång tid det tar att söka rätt på till exempel ett redovisande dokument? 30 procent har angett att de behöver hjälp med att hitta ett redovisande dokument varje dag. Då har man också troligtvis letat en stund innan man stör en kollega.
- I undersökningen anger hälften av de svarande att man har gemensamt systemstöd med gemensamma rutiner för felanmälan och att en tredjedel av de svarande har gemensamt systemstöd med gemensamma rutiner för hyresgästfrågor, beställningar, service etcetera. Dessa kundnära processer bör absolut ligga betydligt högre för att inte riskera kundnöjdhet, tappade beställningar och service samt vid fel, även riskera få kostnadsdrivande följdeffekter.
- Precis som i Metas tidigare enkätundersökningar om dokument- och ärendehantering anges filservern som den enskilt vanligast förekommande lagringsplatsen för dokument. Men i filservern finns också stora risker med bland annat dubbellagringar och försämrad spårbarhet för organisationen.
- Drygt en tredjedel av de svarande säger att man genomfört en informationsklassificering för dokument och data. En tiondel är också på gång med detta.
- En tredjedel anger att man implementerat eller implementerar metod för operativt informationssäkerhetsarbete.
- Troligtvis kommer fler organisationer att på något sätt säkerhetsklassificera sin information framöver. Meta kommer med stort intresse följa upp detta i nästa enkät om 3 år.
Förbättringsmöjligheter
I tidigare undersökningar har användandet av professionellt systemstöd för dokumenthantering ökat från 32 procent år 2011 till cirka 70 procent år 2017 vilket indikerar en positiv rörelse i rätt riktning.
Vid enkätundersökningen våren 2020 ligger användandet av systemstöd för dokumenthantering på ungefär samma nivå. Har då digitaliseringsarbetet stannat av? Nej, digitaliseringen fortsätter men fokus i respondenternas organisationer under dessa 3 år, har troligen varit mer på uppdatering och utveckling av exempelvis befintliga fastighetssystem, gemensamma objektsdatabaser för förvaltning- och projektinformation, BI-system, IoT (Internet of Things) samt utvecklad modell- och ritningshantering.
Då informationen hela tiden tenderar öka i både form av dokument och data, är det viktigt att se över och skaffa kunskap om informationshantering. Säkerhet och informationsägarskap är viktiga aspekter att ta hänsyn till men också vilka stöd i form av gemensamma rutiner och regelverk samt användarvänliga systemstöd som kan supportera medarbetare är minst lika viktiga. Annars riskerar informationshanteringen bli en allt trängre flaskhals i organisationen som både kan bli frustrerande och kostnadsdrivande.
Patrik Larsson, Meta
