Fastighetsbranschen har insett det stora värdet av långsiktigt ägande. Men när brandsläckning och akuta insatser står högst upp på agendan skjuts de proaktiva satsningarna på framtiden. Måste det vara så?
Jag pratar dagligen med förvaltare, fastighetschefer och andra ledare på både privata och kommunala fastighetsbolag. De har olika titlar, organisationsstrukturer och fastighetsbestånd men hör av sig till oss på Planima med en iver att få överblick och komma vidare med proaktivt fastighetsunderhåll.
Och vet ni vad som alltid slår mig i dessa samtal? Deras affärsmål, behov och visioner om framtiden – såväl som personliga utmaningar och frustrationsmoment är förvånansvärt lika!
Låt mig ta ett exempel (kanske känner du igen dig?):
Du har länge kämpat för att skapa välmående, hållbara och lönsamma fastigheter, men organisationen är fortfarande fast i brandsläckning och reaktiva insatser. Det kostar både energi och stora summor pengar och du vet att ni borde göra en ordentlig satsning på proaktivt underhåll. Och nu har du äntligen hittat ett verktyg som kan hjälpa er! Men schemat är pressat, akutrenoveringarna måste hanteras och tiden är aldrig den rätta för att komma vidare…
En sak i taget, eller?
Jag utgår här från ett underhållsperspektiv, men det hade lika gärna kunnat gälla ett nytt system för ärendehantering, nyckelfri access eller någon annan av alla spännande best-of-breed-lösningar som idag finns att tillgå för fastighetsägare.
För utmaningen är den samma – om du har akuta åtgärder som alltid står högst på agendan – kan du då motivera satsningar på proaktivitet och nya proptechverktyg? På insatser som ger stora värden först i framtiden? Om du inte kan visa på nödvändigheten att göra något nu, kommer frågan om planerat underhåll oundvikligen puttas långt ner i priolistan och fram i tiden.
Måste du då acceptera ett kortsiktigt fokus och pausa dina underhållsplaner på obestämd tid? Det kan bli ett kostsamt beslut för både plånboken och organisationen. Med ett kortsiktigt tänk sjunker energinivå och lönsamhet samtidigt som stress och underhållsskuld ökar. Framgång räknas i “antal avklarade fel” istället för långsiktiga lösningar och inte heller brukar hyresgästerna bli särskilt imponerade.
Har du verkligen råd med det?
Nej, låt inte brandsläckning och en stressig vardag bli en ursäkt för att skjuta underhållsskulden framför dig! På Planima vet vi av erfarenhet att det både är möjligt och önskvärt att få till en lösning så fort som möjligt. Och med fokus på rätt saker kan du, parallellt med andra projekt, både utvärdera och komma till ett snabbt beslut kring nya verktyg.
Jag rekommenderar att du följer dessa tre enkla steg:
1. Definiera målbild, krav och önskemål
Beskriv kortfattat hur ni vill att arbetet med planerat underhåll ska fungera i framtiden och lista de krav och önskemål som måste mötas för att ni på sikt ska nå dit. Håll det enkelt – Fokusera på ett fåtal nåbara målsättningar som ni vet kommer skapa värde.
Detta kan till exempel vara att få en tydlig och agerbar överblick på fastighetsbeståndet, funktioner som effektiviserar och automatiserar arbetet eller hjälper er att hitta samordningsmöjligheter som sparar tid och pengar. Glöm inte att ställa krav på användarvänlighet – det måste vara lätt att förstå och arbeta i helt enkelt!
2. Sätt tidsram och arbetsinsats
Se till att leverantören kan ge er en realistisk tidsplan för att komma igång med verktyget och att denna matchar era ambitioner. Hur stor arbetsinsats krävs av er och får ni tillgång till en egen kontaktperson och den support som krävs för att snabbt kunna arbeta självständigt? Finns en beprövad implementationsprocess som använts på andra bolag som liknar er?
3. Säkerställ integrationsmöjligheter
Om du vill ha en framtidssäkrad och skalbar digital verktygslåda så är det viktigt att dina verktyg fungerar bra ihop. Kravställ därför att leverantören erbjuder öppna API:er eller andra tekniska lösningar som låter dig koppla ihop verktygen med ditt fastighetssystem om det behovet skulle uppstå i framtiden.
Inte så dramatiskt, eller hur?
Så ställ dig frågan igen: Om du har hittat ett underhållsverktyg (eller annan proptech-produkt) som du tror kan hjälpa er ta nästa steg i resan mot en smidig, hållbar och lönsam fastighetsförvaltning – Har du då råd att vänta?
Philip Winkler,
är delägare på Planima och har arbetat i 15 år med både heltäckande och nischade systemlösningar, varav de senaste 5 åren mot fastighetsbranschen.
