Det kärva ekonomiska läget ställer även nya krav på professionella brf-förvaltare. Daniel Grünbaum på Botema menar att man måste leverera mer än bara siffor och rapporter.
– Vi måste ständigt skapa ett mervärde som det är värt att betala för.
Daniel Grünbaum är vd på Botema, ett familjeföretag i Solna med drygt 150 kunder. I fyra decennier har företaget skött fastighetsförvaltningen åt framför allt bostadsrättsföreningar. Att utvecklas på marknaden under en så lång tid, hade inte varit möjligt utan ständig förändring.
– Vi har alltid försökt leva nära våra kunder och anpassat oss, säger Daniel. Det svåra ekonomiska läget idag gör att många bostadsrättsföreningar tittar en extra gång på hur de kan dra ner på kostnaderna. Det är klart att detta även ställer krav både på vad vi levererar och på vår egen effektivisering.
Den personliga kontakten viktigare än någonsin
Medlemmarna i bostadsrättsföreningars styrelser jobbar normalt sett med annat till vardags. Många blir indragna i styrelsearbetet och saknar ofta kunskap, erfarenhet och tid att lägga på sitt uppdrag. En personlig kontakt att kunna ställa frågor till blir då ovärderligt.
– Som marknadsläget ser ut just nu är den personliga kontakten och förmågan att vägleda kunderna viktigare än någonsin, menar Daniel. Som förvaltare måste man förstås kunna alla lagar och regelverk, men det gäller också att finnas tillgängliga för att snabbt kunna ge professionell rådgivning.
Daniel menar även att den löpande rådgivningen bör ingå i grundarvodet.
– Som kund ska man kunna ringa kortare samtal utan att debiteras ytterligare eller behöva slussas runt. Hos oss ingår enkla konsultationer i priset och man har en egen kontaktperson som också fungerar som bollplank.
Automatisering en förutsättning för att hinna med kunderna
När Daniel tog över vd-posten för åtta år sedan, började en resa mot allt högre grad av automatisering. Först på tur stod att byta ut det gamla fastighetssystemet mot ett modernt och webbaserat.
– Vi kikade runt lite på vad som fanns på marknaden, Till sist valde vi Real, som då var det enda system som var webbaserat, minns Daniel. Då – för åtta år sedan – kunde vi inte veta hur samarbetet skulle fungera över tid. Men Real visade sig vara en lyhörd partner som tänker precis som vi kring integration och automatisering. Om något går att automatisera, så skall man göra det.
Automatisering och kundvård hänger faktiskt ihop, menar Daniel.
– Lägger du för mycket tid på manuellt arbete förlorar du både i lönsamhet och möjlighet till nära kundkontakt. Och om du inte kan leva nära dina kunder minskar dina chanser att utvecklas i takt med dem. För oss har detta varit en framgångsfaktor.
Ett lyckat triangelsamarbete
Botema integrerar alla kunder i Real med Fortnox. Daniel menar att tidsbesparingarna faktiskt började redan under dag ett.
– Integrationen går på bara 30 sekunder per kund. Nu slipper vi ladda ner filer från alla kunder manuellt och stämma av. Totalt bedömer jag att vi sparar minst 50 timmar i månaden, säger Daniel. Tid som vi kan lägga på annat.
– Dessutom får vi full spårbarhet, tillägger han. Verifikaten och transaktionerna länkas ihop automatiskt i
både Real och Fortnox. Supersmidigt! Man kan säga att vi, Real och Fortnox har ett triangelsamarbete som funkar väldigt bra.
