Joel Nordenskjöld Syrous, Head of Marketing, Planima AB
En proaktiv underhållsplan är en grundpelare i fastighetsförvaltarnas nya vardag. Men det gäller att tänka rätt. Mängd, historik och priser är tre aspekter som ofta missas och därmed hindrar att fullt värde nås.
Svenska bygg- och fastighetsbolag befinner sig i ett tufft läge. Spelplanen har förändrats och fastigheter kan inte betraktas som en utbytbar handelsvara på samma sätt som för bara ett par år sedan. Det räcker inte längre att lappa och laga i väntan på försäljning – nu är det den löpande förvaltningen som ska generera intäkterna och värdet byggas upp över tid. Fler och fler aktörer inser detta och lägger om verksamheten för att på riktigt ta hand om sina byggnader.
Men hur?
Svaret är proaktiv underhållsplanering! Kostsam och resurskrävande brandsläckning minimeras, arbetet blir både effektivare och mer förutsägbart samtidigt som samordningsprojekt över fastighetsbeståndet kan leda till riktigt stora besparingar. Dessutom mår både byggnaderna och plånboken bra av att få kärlek i god tid istället för att vänta till skador och underhållsbehov är akuta (och mycket dyrare!).
På Planima har vi sett ett snabbt ökande intresse för vårt planeringsverktyg för proaktivt fastighetsunderhåll. Vi träffar därför hela tiden aktörer som dragit igång projekt för underhållsplanering. Superbra! MEN även de som jobbat i branschen ett bra tag missar ofta några nyckelgrejer som gör att de inte får ut fullt värde av sitt arbete. Som tur är det lätt att fixa!
1. Mängder
Tänk dig: du är förvaltare med ansvar för 20 bostadsfastigheter och det börjar närma sig budgettider. Dags att använda underhållsplanerna till det de är gjorda för: budgetunderlag! Du sätter dig ner med fastighetschefen och ni börjar gå igenom de större kostnadsposterna. Ganska snart kommer ni till raden “Fönsterrenovering”, 1 st, 1 800 000 kr. Förvirring uppstår. “1 st”…? Hur många fönster rör det sig om egentligen? Hur har priset beräknats? Föga förvånande får du bakläxa och budgeten för aktuell fastighet kan inte spikas.
Faktum är att denna “1 st”-genväg (att utelämna den verkliga mängden av tids/bekvämlighetsskäl) är väldigt vanlig, och den riskerar att göra dina underhållsplaner oanvändbara som besluts- och budgetunderlag. Visst kan det kännas tröttsamt att inventera hur många komponenter som finns i dina fastigheter, men det behöver inte alls vara ett stort jobb. Ofta finns redan datan i ett fastighetssystem, på ritningar eller i en digital tvilling.
Ett vanligt tankefel som försvårar mängdningen är att du förväntas inventera varenda liten pryl, exempelvis exakta antalet belysningsarmaturer. Det blir alldeles för detaljerat! Fokusera istället på de stora kostnadsdrivande komponenterna såsom takyta, fasadyta, fönster, ventilationsaggregat, entrépartier med mera. Många åtgärder kan du också uppskatta schablonmässigt per kvadratmeter boarea/lokalarea med god precision, istället för att räkna antalet komponenter.
Med rätt mängder kan du:
- förstå omfattningen på åtgärden (= är det alla fönster som ska renoveras?)
- härleda hur priset har beräknats (= hur många fönster X vilket pris per fönster?)
- snabbare ta projektet vidare till upphandling – skriv in mängderna direkt i förfrågningsunderlaget!
2. Historiken
Planering handlar givetvis om framtiden. Men den som vill ta bra beslut framåt har stor nytta av att veta vad som hänt historiskt. När gjordes en åtgärd senast? Vad var det som gjordes då? Vad kostade det? Gjordes några värdefulla observationer som är viktiga att tänka på till nästa gång? Vem gjorde jobbet? Svaren på de frågorna är en guldgruva för dig som vill slippa upprepa historiens misstag och få en träffsäker underhållsplanering.
Är ni flera som samarbetar med planeringen? Toppenbra, det är värdefullt med flera personers olika perspektiv och att ni kan hjälpa varandra i arbetet. Tänk bara på att det kan vara bra med “versionshantering” så ni kan se vem som ändrar i planerna, vilka justeringar som gjorts och gärna även en kommentar om varför. På så vis kan alla inblandade hänga med i svängarna och samtidigt maximera insikterna!
3. Färska priser
Vad kommer det kosta? Att kunna svara på den frågan är ofta det starkaste skälet till att börja med underhållsplanering. Men hur vet vi att siffrorna stämmer? När det har gått några år, priserna har hunnit ändras och inflationen gjort sitt så är det inte längre så självklart. Då är det viktigt att ha koll på två saker så det blir rätt:
- Regelbunden uppdatering av priser. Priser inom bygg och underhåll rör sig ständigt och därför är det viktigt att priserna du använder reflekterar marknadspriset. Enklast är att prenumerera på priser som justeras årligen (minst). Om inte, så är det viktigt att tänka på att du kan behöva se över alla priser manuellt varje år och justera därefter.
- Indexering av kostnader framåt i tiden. För att kostnaderna ska förbli korrekta framåt i tiden behöver du indexuppräkna priserna i takt med den långsiktiga inflationen eller lämpligt branschindex.
Moderna verktyg underlättar
Vi förstår att det just nu kan kännas tufft. Stålbadet i fastighetsbranschen påverkar oss alla, och omställningar är aldrig lätta. Om du dessutom är en av alla dem som ännu inte har hunnit ta tag i den proaktiva underhållsplaneringen så kan det nästan kännas överväldigande. Men lyckligtvis gör moderna verktyg för underhållsplanering arbetet mycket enklare. Gränssnitt och funktioner är optimerade för att underlätta ett effektivt och smidigt underhållsarbete och gör det lekande lätt att få till de tre punkterna ovan!
Vill du ha mer tips om underhållsplaner och vad de bör innehålla? Läs Planimas checklista här!
