Planera fastighetsunderhållet i tre tidsperioder. Det finns stora vinster att hämta hem i form av överblick, struktur och mer genomtänkta beslut. Här guidar vi dig till framgångsrik och vältajmad underhållsplanering.
”Det tar vi senare” – en fras vi hör ofta när det gäller att tidsbestämma underhåll och renovering av fastigheter. Är det verkligen hållbart med en så avslappnad inställning när det finns stora pengar att spara på rätt tidsplanering av underhållet?
Svaret är såklart NEJ! Du vinner väldigt mycket på en mer genomtänkt tidsplanering av underhållet. Så här går det till:
3 tidsperioder att hålla koll på
Framgångsrik underhållsplanering handlar inte om att sätta exakt årtal på allt planerat underhåll kommande 30–50 år, även om många fortfarande tror det. Det blir inte bara onödigt tidskrävande, utan kan ge direkt felaktiga beslut.
Framgångsreceptet är istället att planera detaljerat i det korta tidsperspektivet (inom 5 år) och grovt med underhållet som kommer senare (5+ år).
Börja med att dela upp underhållet i tre tidsperioder: Omgående, Snart och Senare.
Omgående
- Underhåll för att minska risk för skada på person, egendom eller miljö.
- Komponenter som gått sönder eller tappat sin tänkta funktion.
- Ärenden som påverkar hyresgäster negativt.
- Åtgärder för att uppfylla lagar och regler.
Genomför direkt! Eventuellt kan du samordna det med annat planerat underhåll som ligger nära i tid, men tänk på att det kan bli väldigt dyrt och riskabelt att vänta.
Målet är att inget underhåll ska hamna i detta fack, något du åstadkommer genom att bemästra ”Snart”- och ”Senare”-tidsperspektiven nedan
Snart: inom 5 år
- Underhåll som behöver göras snart men som inte är akut.
- Underhåll där du kan bestämma i detalj vad som ska göras och hur mycket det kommer att kosta.
Det är här du skapar de stora värdena och här du ska lägga ditt fokus! De närmaste 5 åren ska du veta exakt vad som ska göras, när och hur mycket det kommer att kosta. Och viktigast av allt: hur du ska samordna underhållet i projekt för maximala samordningsvinster i tid och pengar.
Här har du möjligheten att skapa besparingar, hållbarhetsvinster och värdeökning genom att välja bästa möjliga åtgärd för varje behov. En riktig guldgruva!
Det som inte platsar här flyttar du till “Senare”-facket nedan.
Senare: mer än 5 år fram i tiden
- Underhåll/projekt som inte behöver göras de närmaste åren.
- Stora, komplexa och kapitalkrävande projekt.
Här är det grovplanering som gäller! Ta med de största projekten kommande 10–50 år (beroende på din ägandehorisont) så du kan ta höjd i långsiktig ekonomisk planering. Du behöver inte planera exakt, kostnader kan vara grovt uppskattade och det räcker med en precision på +- 10 år.
Genom att uppdatera planeringen (minst) årligen så kommer du se projekt i “Senare”-facket som är redo att flytta till “Snart” och som du därmed kan börja planera i detalj. På så vis behöver du inte lägga onödig tid och tankekraft på saker som kommer långt fram i tiden.
Dags att bygga din underhållsplan!
Hur går du då vidare med implementeringen av ett framgångsrikt fastighetsunderhåll nu och i framtiden? Om du vill underhållsplanera på ett värdeskapande och effektivt sätt är första steget att skaffa ett bra planeringsverktyg.
Ja – i teorin kan du använda både fastighetssystem och Kalkylblad för att underhållsplanera. Men arbetet blir så mycket enklare, bättre och mer lönsamt med ett verktyg byggt för ändamålet. Du får en helt annan överblick och kan effektivt tidsplanera underhållet och hålla planerna levande!
Kom ihåg – klockan tickar. Så sätt igång nu och lycka till!
Anton Klintenberg,
har över 15 års erfarenhet inom fastighetsbranschen bland annat som VD för konsultföretag inom byggprojektledning och nu medgrundare och Head of Growth på Planima, det marknadsledande planeringsverktyget för fastighetsunderhåll.
