ICA Fastigheter arbetar agilt och blir mer effektiva

I en värld där allt snurrar fortare och man snabbt måste lära sig nytt såg ICA Fastigheter att det agila arbetssättet skulle passa dem. Nu jobbar de i effektiva små team som tar fullt ansvar för driftnetto och kunder.

Maria Kristensen, ICA Fastigheter

Sedan ett år tillbaka är ICA Fastigheter ett av de första fastighetsbolagen i Sverige som har ett agilt arbetssätt. Det innebär att man arbetar i team som löpande gör uppföljningar och justerar sitt sätt att arbeta.

– Vi har inte förändrat vår organisation, men däremot har vi ändrat vårt ledarskap hos både ledning och medarbetare. Det har gjort att vi kan samverka kring olika kompetenser och gör våra små team snabbare och effektivare, säger Maria Kristensen, chef för Förvaltningen på ICA Fastigheter.

Metod från IT-branschen
Det finns olika metoder för agilt arbete och mycket är hämtat från IT-branschen där man rör sig flexibelt i så kallade sprintar, med återkommande uppföljningsmöten som för projektet framåt mot ett uppsatt mål. På samma sätt gör nu ICA Fastigheter, men de anpassar det så att de ska fungera i deras verksamhet. Bland annat arbetar man med så kallade retro-möten.

– För mig är de erfarenhetsåterföringsmöten. Man går igenom vad man gjort de senaste två veckorna och vad kan vi göra annorlunda till nästa sprint.

Det agila processen innebär att man ständigt reflekterar över det man just har åstadkommit.

– Vi lär oss av våra erfarenheter och justerar det som varit mindre bra och tar fasta på det som fungerar. Det handlar om att ständigt vilja lära sig, förbättra sig och att man hela tiden anpassar sig.

Team med adderad kompetens
Inom Ica Fastigheter har man skapat fastighetsportföljer där en kommersiell och en teknisk förvaltare arbetar med samma fastigheter. De har en gemensam plan och samma hyresgäster som de möter i vardagen. Till det har man sedan adderat de kompetensen som behövs kring de frågor som ska prioriteras där.

– Vi har även skapat fyra tvärfunktionella team i Sverige där vi har blandat kompetensen som behöver samarbeta i större projekt. I varje tvärfunktionellt team sitter en produktägare som inte alltid är en chef utan någon med goda ledaregenskaper. I dessa team finns förvaltare och det kan även vara projektledare och specialister som ingår i det teamet.

För mycket möten?
Arbetssättet innebär ständiga uppföljningar och man träffas både fysiskt och via hybridmöten på Teams. Kanske kan det upplevas som mycket möten men även det testar man och anpassar till vad som fungerar bäst för teamen.

– När vi skulle börja valde vi att ha frontrunner- team som fick springa först. Vi provade det här på tre team och de fick testa och utvärdera det agila arbetssättet. Just mötesfrekvensen är något som kom upp och det har utvärderats och vi utvärderar det löpande. Därför har vi valt att inte gå all-in i det agila, utan anpassar det till att vi är ett fastighetsbolag.

Vad är fördelarna med det nya arbetssättet?
– Det har gjort att vi är mycket mer effektiva och snabbrörliga gentemot våra hyresgäster. Och vi får också responsen att vi är mycket mer sammanflätade.

Vilka andra fördelar ser du?
– Arbetet har blivit lättare när de sitter tillsammans och har rätt kompetens för att lösa sina frågor. Teamen har också fått mer mandat och ansvar för gemensamma planer och mål. De lär sig av varandra och det finns alltid en backup. Alla är uppdaterade med vad som händer i och omkring fastigheterna. Skulle någon vara sjuk så är det ju alltid någon annan som kan fånga upp frågan.

Varför valde ni att gå över till det här arbetssättet?
– Vi kände, precis som resten av ICA-gruppen, att det händer så otroligt mycket i omvärlden. Det går fortare och fortare och vi såg att vi behövde samverka och samarbeta på ett smartare sätt och lära oss snabbare tillsammans.

Hur ser din roll som chef för förvaltningen ut?
– Jag har övergripande koll på hur det går för de olika teamen, bland annat genom så kallade OKR:er, ett ramverk med nyckeltal för våra mål. Men jag har ingen separat sittning där de ska rapportera till mig. På våra tertial-planeringar (se faktaruta) ”pitchar” varje team sina projekt och alla får en insikt i varandras arbete. Det blir ett naturligt och enkelt sätt för mig att bli uppdaterad.

– När alla sedan gjort sina pitchar finns tid för medarbetarna att gå runt till de olika teamen och nätverka och säga ”Jag hörde att ni pratade om det här, jag skulle kunna vara med och bidra”.

Så man tar eget ansvar och förmedlar sin kunskap?
– Ja, man har blivit mer medveten på hela ICA Fastigheter kring vad har vi för kompetenser i bolaget och hur vi kan nyttja varandra så att vi gör det på ett resurseffektivt sätt.

Vilken feedback har ni fått från medarbetarna gällande det agila sättet?
– I mina förvaltningsteam har de verkligen tagit ägandeskapet över sin ekonomi, det planerade underhållet, förnyelseprojekt och energiprojekt. De ansvarar för hela driftnettot. Ansvaret har också gjort att teamen fått bättre kunddialog. Det här ägandeskapet, att man får ta eget ansvar och mandat, har gjort att de känner sig stärkta.

– Sen hoppas jag och tror att det också har blivit roligare på jobbet.

Hur har i fått medarbetarna med på tåget?
– Vi har ju fokuserat mycket på det här med förändringskommunikation och hade ett dedikerat team som bara jobbade med det. Till hjälp hade vi ett externt konsultbolag som tillsammans med vår interna Transformationsledare på ICA Fastigheter höll i utbildningar och information.

– Och vi fortsätter att testa, utvärdera och lära oss nya saker. Det är ju det som är det agila.

Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se