Platt organisation ska ge bättre förvaltning

Jennie Sahlsten, Björn Lindforss och Ylva Forsberg på Järfällahus.

Färre chefer och en satsning på kärnverksamheten ska gynna hyresgästerna och lyfta förvaltningen. Järfällahus nya vd och hennes kollegor berättar om omorganisationen.

När Jennie Sahlsten tillträdde som vd för Järfällahus i juni 2020 hade det kommunala bostadsbolaget en rad problem som behövde lösas.

– Vi hade tappat bort förvaltningen. De levde sitt eget liv och var ganska underbemannade. Sen var det väldigt många som jobbade inne på kontoret och det gav ju det att staberna utvecklade sin egen verksamhet utifrån sina egna förutsättningar. De utgick inte från vår kärnverksamhet, det vill säga förvaltningen och deras behov. Sen hade vi väldigt många chefer utifrån vår storlek på bolag, säger Björn Lindforss, (M), styrelseordförande för Järfällahus.

Hann inte med allt
Jennie Sahlsten berättar varför det var få medarbetare som rörde sig ute i områdena.

– De hade sina vanliga arbetsuppgifter, till exempel att åtgärda felanmälningar och rondera, men det ingår ju också att möta våra hyresgäster och finnas där ute och det har de inte haft möjlighet till med den bemanningen som vi har haft innan.

Drabbade arbetsmiljön
Ylva Forsberg, HR-chef på Järfällahus, såg brister i arbetsmiljön.

– Det var väldigt många signaler från bland andra fastighetsskötarna som visade hög stress, hög arbetsbelastning och bristande förutsättningar för att kunna utföra det arbete som de ville göra. Vi hade även en hög personalomsättning, säger Ylva Forsberg.

Sämre för hyresgästerna
Jennie Sahlsten menar att när staberna växer så mycket jämfört med kärnverksamheten får hyresgästerna betala för något som inte gagnar dem på samma sätt som när man satsar på kärnverksamheten.

– Staberna ska ju vara stödfunktionen till kärnverksamheten. Vi ska ju vara ett stöd för kärnverksamheten och utgå från deras behov när vi gör något.

Vände på organisationen
Sedan i höstas har Järfällahus därför ställt om sin organisation för att bättre kunna möta hyresgästernas behov och öka synligheten och närvaron på plats i bostadsområdena.

Bolaget har vänt på sin tidigare organisation genom att minska på administrationen och istället bygga upp och förstärka inom förvaltning och drift av fastigheterna.

– Vi har plattat till organisationen och lyft upp vår kärnverksamhet, så att allting utgår från den framöver. Det är grunden i omorganisationen, säger Jennie Sahlsten.

Slog ihop staber
Järfällahus har minskat antalet chefer från tretton till sju genom att slå samman stabsfunktionerna IT, Kommunikation, Boservice och Uthyrning. Tidigare fanns också mellanchefer vars tjänster inte finns med i den nya organisationen.

Bolaget har utvecklat nya tjänster och internt har tidigare roller omformats till nya roller. Dessutom har nya arbetssätt införts utifrån organisationens förändrade struktur. Se faktarutan under artikeln för mer information.

Samtidigt har bolaget förstärkt kärnverksamheten genom att anställa nya medarbetare som framför allt ska jobba med fastighetsförvaltning och teknisk förvaltning.

Tio nyanställda
Bland de tio nyanställda finns fyra fastighetsskötare, en snickare, två drifttekniker, en upphandlare, en it- och systemansvarig, en ny finans- och ekonomichef och en trygghetsstrateg.

– De allra flesta tjänsterna är sådana som jobbar ute i våra fastigheter mot hyresgästerna. Så där ökar vi antalet medarbetare. Trygghetsstrategen är också en ny tjänst och kommer jobba mer förebyggande med trygghetsarbete, säger Jennie Sahlsten.

Ny projektorganisation
En annan viktig del av omorganisationen är att Järfällahus vänder på projektorganisationen som tidigare fungerade så att den drev projekt själv för att sen lämna över till förvaltningen.

– Nu har vi minskat antalet personer som jobbar inom projekten eftersom vi fördelar om arbetet där. Det arbetet ska utgå från förvaltningen. Så nu är det förvaltningen som beställer projekt och kravställer i projekten, säger Jennie Sahlsten.

Prioriterad kommunikation
Järfällahus har även minskat antalet personer som jobbar med kommunikation.

– Det var väldigt många kommunikatörer tidigare. Där har vi gjort om de rollerna som är kvar. Nu ska även de utgå mer från förvaltningen. En kommunikatör ska bara jobba i projekt med kommunikation, hyresgäster och hyresgästkontakter. Och en kommunikatör ska jobba mer med kommunikationen mot hyresgästerna direkt, säger Jennie Sahlsten.

Utgår från förvaltningen
Omorganisationen innebär många helt nya arbetssätt.

– Förvaltningen kommer att få vara med på ett helt annat sätt eftersom all verksamhet kommer utgå från den. Oavsett om vi ska göra projekt, bygga om eller renovera så kommer förvaltningen att kravställa. När förvaltningen är med på banan blir det mer långsiktigt och inte bara snabbt och fort. De ser vad vi behöver i ett projekt för att kunna förvalta det under lång tid, så att vi inte behöver gå tillbaka och göra om det, säger Jennie Sahlsten.

Öka service och trygghet
Björn Lindforss beskriver målsättningen med omorganisationen:

– Vi vill skapa bättre service för hyresgästerna och ökad trygghet i våra bostadsområden. Att vi är fler som är ute och träffar hyresgästerna skapar en större tillgänglighet och trygghet. Samtidigt kändes det naturligt när Jennie kom in i bilden att vi tittar över organisationen rent allmänt. Det hade man inte gjort på ett bra tag och det fanns ett behov att se över den och även att skapa en effektivare organisation, säger Björn Lindforss.

Positiva reaktioner
Omorganisationen har redan fått positiv respons från hyresgästerna.

– Vi hade styrelsemöte den 18 februari och då var Hyresgästföreningens boutvecklingsråd där. De tycker att de redan kan se förändringar och att de märker att det börjar byggas upp en ny kultur när det gäller hur tillgängliga vi är och hur vi bemöter våra hyresgäster, säger Jennie Sahlsten.

Ylva Forsberg ser också ett ökat förtroende och ökad tillit från hyresgästerna.

– Vi syns helt enkelt mer. Vi har fler trygghetsvandringar, mer aktivitet och bemanningen ökar. Det finns en trovärdighet i att vi agerar som vi säger att vi ska agera.

Stolthet i organisationen
Jennie Sahlsten har även märkt att förändringarna har positiv effekt på arbetsmiljön.

– Jag har bara varit här sedan den 1 juni och precis startat upp. Men jag tycker mig redan kunna se att det är en annan glädje och stolthet i det man gör, säger hon.

Ylva Forsberg konstaterar att efter omorganisationen har det varit lättare att rekrytera.

– När vi har rekryterat så upplever vi att de som söker jobb känner att det händer bra saker i vår organisation. Så vi blir attraktivare genom att vi gör det vi gör, säger Ylva Forsberg.

Tips till branschen
Vilka är de viktigaste lärdomarna från omorganisationen?

Både Jennie Sahlsten och Ylva Forsberg svarar att alla i bolaget måste få vara med från början och ta fram nya arbetssätt och organisationsförändringar.

– Alla måste vara med och tro på det här. Det är jätteviktigt, säger Jennie Sahlsten.

Hon tycker också att det är viktigt att det inte blir vattentäta skott mellan olika avdelningar, utan att allt bygger på att man kommer längre genom att samverka.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se