Med löpande drift syftar man på de dagliga åtgärder som fastigheten kräver för att vara funktionell. Men exakt när man kliver över gränsen till planerat underhåll är inte glasklar – flera faktorer spelar in menar Ikano Bostad och Brinova.
Löpande drift omfattar mindre åtgärder på tekniska system som uppvärmning, ventilation och hissar men även årligt underhåll som snöröjning, städning och mindre reparationer som uppstår med högre oförutsägbarhet, menar Johan Nilsson, förvaltare och fastighetschef på Ikano Bostad.
– Det är även sådant som görs någon gång per år som filterbyten, lagning av tvättmaskiner, OVK och liknande. Löpande driftkostnader som är återkommande med hyfsat jämna mellanrum, kan man säga, säger han.
Samma resultat men olika tillvägagångssätt
Samtidigt är budgeten för löpande drift inte alltid den generösaste. Det finns plats för en del oförutsägbarhet – men inte för större åtgärder. Framför allt inte sådant som istället borde ligga under planerat underhåll.
– Upptäcker man att driftkontot för en fastighet börjar dra iväg, då bör man kanske kolla på ett större planerat underhåll istället. Man får ha lite fingertoppskänsla där, säger Johan och menar att ett spisbyte för några lägenheter kan klassas som löpande drift medan ett spisbyte i samtliga lägenheter troligtvis hamnar under planerat underhåll.
– Det planerade underhållet är något som man sätter ihop ett underlag på, och tar fram ett par offerter på, och dessutom utföra flera större åtgärder samtidigt. Det kanske händer att man byter ut en del saker som fortfarande fungerar, men man får ett bättre pris tack vare stordriften. Det är helt enkelt mer omfattande projekt.
Planerat underhåll – för framtid
Planerat underhåll handlar om att jobba mer proaktivt, och omfattar insatser som förebygger framtida fel – och förlänger fastighetens livslängd. Huvuddraget är att det ska vara något man budgeterat för i lite större omfattning. Något man vet om är slitet eller gammalt och behöver bytas ut innan det går sönder, menar Johan Nilsson.
Det kan vara nytt värmesystem, fönsterrenoveringar eller större vitvarubyten. Det planerade underhållet grundar sig i underhållsplanen, en planering som ofta sträcker sig långt in i framtiden. Men det finns en gråzon – åtgärder som hamnar i kläm.
– Det finns ett ganska brett fält i mitten. Har man en fastighet med nya vitvaror tar man ofta byte av dessa som löpande kostnader i driften, även om det blir en ny produkt med bättre egenskaper. Om man däremot byter ut alla vitvaror i fastigheten så landar det under planerat underhåll. Exakt var gränsen går är inte självklar, säger Johan.
Gränsen inte knivskarp
Frida Carlsson, Brinova Fastigheter.
Även Frida Carlsson, Regionchef Väst, Brinova Fastigheter, menar att det inte alltid är enkelt att kategorisera underhållet. Gränsen är inte knivskarp, och ibland krävs det en del bedömning, menar hon. Något som är av större karaktär och som ska förlänga fastighetens livslängd, är en bra utgångspunkt för det planerade underhållet.
– Det handlar om 3–5 år i framtiden, och där handlar det om att se vad vi behöver göra. Det handlar om omfattningen av arbetet.
– Nu på senare tid, med mycket fokus på ekonomiska faktorer, handlar det också lite mer om vad det tillför till fastigheten. När vi gör större investeringar tillför vi något och gör byggnaden bättre, det är också en faktor som gör att det handlar om planerat underhåll.
Uppskjutet planerat underhåll kan bli akut
En av anledningarna till att man ofta hamnar i en gråzon när det kommer till gränsdragningen mellan planerat och löpande underhåll är för att man skjuter åtgärder på framtiden, menar Frida. Till slut blir det som skulle vara ett planerat underhåll istället löpande underhåll, menar hon.
– Har man ett stort tak som man vet att man borde renovera, men som man skjuter på, kan det helt plötsligt akut. Samtidigt kanske man har reparerat löpande med små åtgärder fram till dess.
Men när det kommer till rena reparationer i exempelvis lägenheter, som blandare och liknande, handlar det om löpande underhåll.
– Där går vi inte in och byter bara för att det är gammalt, utan de byts ut när de går sönder. Då blir det helt enkelt en reparation.
Hur är det med exempelvis underhållsspolning?
– Nu kommer vi in i gråzonen igen. På vissa fastigheter så lägger vi in det som en planerad åtgärd, för att vi ser att det förlänger livslängden. Men sen kan det ju också vara i samband med stopp, då är det mer löpande drift. Men det är en åtgärd som jag kan rekommendera att man har med i sitt planerade underhåll kanske om ett år eller två. Man bör inte lägga in det fem år framåt.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
