Martin Fors, Fastighetschef på Einar Mattsson och fönsterrenovering i fastigheten Dymmelveckan. Foto Dymmelveckan: Mattias Hamrén
Genom att ha en aktiv underhållsplan, på 20 år, kan Einar Mattsson bättre se över sitt driftnetto och ha koll på varje fastighet. Fastighetschef Martin Fors berättar om deras arbete med en flexibel underhållsplan som ger bättre förutsättningar i framtiden.
När Einar Mattsson ROT-renoverade fastigheten Dymmelveckan valde man att spara de äldre fönstren med träbågar och profiler. Fastighetsbolaget försöker att i hög grad arbeta med återbruk och underhåll, i stället för att byta ut väl fungerande material.
– Är vi lyckosamma i vårt underhållsarbete de närmaste åren så kan de säkert hålla i 20–30 år till. Men tappar vi en underhållsmålning, ja då går det snabbare. Allting ligger i hur duktiga vi är med att jobba med vår underhållsplanering, säger Martin Fors, Fastighetschef på Einar Mattsson.
20 år framåt
Officiellt går bolaget ut med att man har en 20-årig underhållsplan för alla fastigheter. Martin Fors förklarar att man har en driftnettobudgetering på 5 år och kan ha en rimlig koll över hur underhållsplanen ser ut om 10 år. Men man lägger även in uppgifter i planen för 20 år framåt.
De försöker ”populera” varje budgetår, även så långt fram som 2035–2040. Gör man till exempel en besiktning av ett garage och det har ett tätskikt som kommer att hålla i 20 år, då räknar man på vad 400 kvadratmeter tätskikt kostar idag och vad det kommer att kosta om 20 år. Man räknar upp med troliga 2% per år och landar på en summa som man ser borde finnas i budgeten, vid den tidpunkten. Åtgärden läggs även in i underhållsplanen och man baserar den på ”teknisk besiktning gjord sommaren 2023”.
– Vi försöker fånga in långsiktiga åtgärderna i underhållsplanen, men har man planering över så lång tid så svankar den lite i kvalitet. Det beror på priserna. Jag skulle inte helt kunna stå bakom en underhållsplan på 20 år – men däremot den som är på 10 år.
Aktiv och flexibel plan
En underhållsplan måste vara aktiv och flexibel för att vara relevant. Så hur ofta reviderar man sin plan, för att hålla igång den?
Martin Fors förklarar att det stora arbetet med underhållsplanering och budgetverktyget görs mellan mitten av augusti till slutet av september. Dessutom har man tre perioder per år där man arbetar med prognoser och då är det fritt fram att ändra i planen.
– Men vi försöker låsa den en gång per år. I slutet på september låser vi underhållsdelen och i oktober låser vi driftnettobudgeteringen, som jag sedan presenterar för styrelsen.
Driftnettobudgeten är på fem år och där räknar Martin Fors fram per tertial eller månad hur de närmaste åren kommer att se ut, med den fastslagna underhållsplanen. Den bör inte variera mer än några procent och indikerar Einar Mattssons kassabehov för kommande fem åren.
Fördelarna
Enligt Martin Fors finns flera fördelar med att ha en löpande underhållsplan på 5 eller 10 års sikt. En fastighetsägare kan inte jobba utan den. Den hjälper till att knyta ihop projekt, till exempel underhåll av fönster/tak och andra ”tvillingar” som finns i en fastighet.
– Man kan klustra arbeten. Om vi ser att vi har ett stort arbete om 3 år, men även ett annat om 4 år, i närområdet, ska inte de göras samtidigt? Då kan vi upphandla en underleverantör till ett pris för bägge jobben.
Planen ger insikt i finanserna
Han säger att de har möjlighet att styra, när och var, utifrån teknisk skuld, vad som ska göras. Och man kan ställa underhållsåtgärder mot varandra. Kommer det upp en akut åtgärd så kan han lättare veta vilka andra åtgärder han kan flytta fram – och när. Och det behöver inte nödvändigtvis vara i samma fastighet utan vara en åtgärd inom samma fastighetsportfölj.
– En proaktiv underhållsplan ger min CFO och styrelse en förståelse kring finanspolicyn, det vill säga vilket kapital vi behöver vid en viss tid och vilket kapital som finns över, för investeringar. Ytterst handlar det om vilken självfinansieringsgrad vi har och hur mycket vi behöver gå till banken för att låna.
Okända X-faktorer
Om man inte arbetar med en underhållsplan blir förvaltningen ryckig, enligt Martin Fors. Driftnettot bör man kunna förutse över flera år för att se vilket kapital som finns i bolaget. Utmaningen ligger i att det finns många okända X-faktorer i ekvationen, att förutspå framtiden.
– Men om man har god kännedom om sina fastigheter, så kan man utifrån erfarenhet och tekniskt kunnande modellera upp det här på ett ganska bra och tydligt sätt. Och där man själv brister, kan man köpa kunskapen ”på stan”.
ROT-processen
För att se till att man har den goda kännedomen och de rätta tekniska förutsättningarna har Einar Mattsson sedan 2017 något de kallar ”ROT-processen”. Bolaget har över 100 fastigheter, i Stockholms innerstad såväl som söder och norr om staden, från 1884 fram till nyproduktion och alla med olika behov av underhåll.
Men man använder samma metod och process för att inventera och göra statusbesiktningar. Sedan utför man projekt genom alla faser på samma vis; investeringsbeslut, systemhandling, bygghandling, produktion och överlämnande. Man återför sedan kunskap som man har skaffat sig och försöker få in den kunskapen i ett tidigt skede i nästa renoveringsprojekt.
Kunskapsöverföring
Einar Mattsson har sitt eget byggbolag och är både beställare och byggare i varje projekt, vilket underlättar kunskapsöverföringen. Ingen part sitter med inne med någon form av information, utan tanken är att det ska vara raka rör mellan alla.
– Vi har en fastighetsutvecklingsgrupp som är projektledare. Det håller i projekten och de pratar med och tipsar varandra kontinuerligt om vad som har fungerat och inte i sina respektive projekt. Finns det ”tvillingar” kan man dra nytta av det och man bör lära sig av de hårt vunna erfarenheterna som vi har fått som bolag.
Best Practice att lära sig av
Kunskapen loggas även in i ett så kallat erfa-system i Teams, där även ROT-processens alla checklistor från varje skede ligger. Vid avstämningsmöten ser man till att all information likriktas och att viktiga sakerna tas fram, och oviktiga tas bort.
– Det blir en Best Practice som våra projektledare sedan kan ladda ner. Ägardirektiven är att vi förvaltar med en evig horisont. Vi har ingen exit-strategi för våra befintliga hyresrätter. Så de beslut vi tar nu kommer nästa fastighetschef, om 10–15 år, sitta med konsekvenserna av, säger Martin Fors och avslutar:
– Tesen jag driver är att genom att mängda, prissätta och skaffa informationer om vad saker kan tänkas kosta och göra det på ett stort bestånd så blir vi bättre på att förstå vilka påfrestningar och vilka möjligheter vi har som bolag.
Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
