Underhållsplanering är ett enkelt sätt att sänka kostnader och spara tid. Men varför är det ändå så svårt för många fastighetsägare att få till? Anton Klintenberg har ett tydligt svar: Detaljfokus och bristande överblick sätter käppar i hjulen.
Proaktivt fastighetsunderhåll har stora fördelar. Detta gäller inte minst när det kommer till att sänka kostnader och spara tid. De flesta i branschen vet också att det finns en enkel metod för att lyckas: underhållsplanering. Hur kan det då komma sig att så många fortfarande saknar koll på sitt underhållsbehov och sitter fast i dyrt och tidsödande reaktivt underhåll? Efter hundratals dialoger vet jag exakt varför: de drunknar i detaljer!
Varför är detaljfokus så farligt?
Låt oss ta ett vanligt exempel från verkligheten: du är en fastighetschef som ansvarar för 50 hyresfastigheter. Du vill veta vilka renoveringsprojekt du bör prioritera de närmaste 3 åren och vad de kommer att kosta. Detta kan tyckas vara en nästan löjligt enkel frågeställning som alla fastighetschefer borde kunna svara på i sömnen.
Men, som många andra i samma situation, kan du inte det eftersom du har för mycket detaljer i din planering. Istället för en lista med några tiotal högprioriterade projekt måste du hugga dig fram genom tusentals irrelevanta datapunkter.
Allt från serienummer på tvättmaskiner till att ett fönster på Näsvisslargatan 13C kärvar. Du ser inte skogen för alla träd och har inte en chans att få överblick. Än mindre att ta vettiga beslut.
Hur hamnade vi i detaljträsket?
Trots att (nästan) alla numera är överens om att överdrivet detaljfokus är ett problem så trillar många i samma två fällor gång på gång:
- Fälla nr 1: Du använder ditt fastighetssystem fel
Fastighetssystem fyller en jätteviktig roll och de är bra på många olika saker. Men absolut inte allt. Tack vare det gamla goa ”ett system för allt”-tänket så är det fortfarande många som försöker använda fastighetssystem för planerat underhåll.
Fastighetssystemens struktur och funktioner är perfekta för hantering av hyresgäster och driftärenden, vilket gör dem oumbärliga för många delar av verksamheten. Samtidigt gör just detta också systemen direkt olämpliga för underhållsplanering eftersom det kräver helt annan detaljnivå och funktioner.
Att använda ett fastighetssystem för underhållsplanering är ungefär som att använda en 95-tons Volvo EC950F bandgrävare för att plantera tulpanerna i rabatten. - Fälla nr 2: vi blandar ihop planering och projektering
Många tror att de måste veta exakt vad som ska göras, många år innan det ska ske. De lägger därför ner massor av tid och tankekraft på att bestämma vad som ska göras ner till minsta penseldrag och försöker pricka på kronan vad det kommer att kosta. Detta för projekt som ska göras flera år (eller decennier!) framåt i tiden.
Självklart omöjligt! Inte minst eftersom tekniska lösningar och priser förändras ständigt. De glömmer att det är planering (grovt) de jobbar med, inte projektering (detaljerat). Projektering är jätteviktigt, men bör göras först när det är dags att genomföra projekten i planen.
Du kan jämföra det med att planera en fest: Först bestämmer du vad du vill fira och väljer plats, datum och ungefär vilka du ska bjuda. Du sätter dig inte ett halvår i förväg och spikar drinkrecept, vad du ska ha på dig eller vilken spellista du ska slänga på vid 03-snåret.
Det finns ett bättre sätt!
För att lyckas med proaktivt underhåll behöver du ha en övergripande plan för vad som ska göras, när och vad det kommer att kosta. Numera finns det mycket kunskap och smarta system som hjälper dig hantera detta med en rimlig detaljnivå. Det är enklare än nånsin att lyckas!
Utmaningen ligger i att undvika de två detaljfällorna ovan: att försöka bända in underhållsplanering i fastighetssystemet och att förväxla projektering och planering.
Fokusera därför först på att undvika dessa hinder, så ligger sen vägen mot effektivt och proaktivt underhåll helt öppen!
Anton Klintenberg
Medgrundare och Head of Growth på Planima
Underhållsplan
En underhållsplan fungerar både som beslutsunderlag och som smidigt planeringsverktyg för dig som ansvarar för en eller flera fastigheter. Den hjälper dig att prioritera rätt, jobba effektivt och förebyggande samt samordna underhållet vilket sänker både underhållskostnader och tidsåtgång.
Vad skall en bra underhållsplan innehålla för att vara heltäckande utan att vara för detaljfokuserad?
Läs denna utförliga checklista från Planima, det branschledande verktyget för underhållsplanering.
