Foto: Almi Invest/Realbridge
Oavsett om man har traditionell nyckelhantering eller gått över till en digital lösning finns det några grundläggande faktorer man bör ha på plats. Tydliga rutiner och strukturer som är väl inarbetade i organisationen är några exempel.
Gewarges Odisho, Property Partner
För en lyckad omställning till en digital nyckelhantering behöver man fortfarande ha tydliga rutiner på plats, säger Gewarges Odisho, driftchef på Property Partner.
– De ska exempelvis finnas en huvudansvarig, att nycklar ska ha märkningar, att alla följer bestämda processer och så vidare. Traditionellt sett så har man hanterat det genom papperskvittenser som sedan sitter i en pärm och nycklar som ligger i ett nyckelskåp. Men vi håller på att byta till ett helt digitalt system, säger Gewarges Odisho.
Det ska inte bli mer administration med det digitala systemet, utan det ska bli mindre. Ett digitalt system får inte medföra extrauppgifter. Hela syftet är att processen ska bli effektivare och kräva mindre handpåläggning, menar Gewarges Odisho.
Implementerar nytt system i förvaltningen
Han berättar att någon ur förvaltningen, exempelvis förvaltaren, först meddelar det digitala systemet att en entreprenör ska låna en viss nyckel. Det är sedan fritt fram för entreprenören att komma och hämta den, vilket fortfarande måste ske fysiskt. Däremot sker både kvittens och påminnelser för återlämning per automatik, något som gör hanteringen betydligt effektivare.
– Det smidiga är att man kommer bort från all pappershantering, och eftersom allt är digitalt så kan man inte komma i efterhand och säga att man har lämnat tillbaka en nyckel som fortfarande saknas. Allt finns dokumenterat i systemet.
Ökad spårbarhet vid Digital nyckelhantering
Samtidigt ökar spårbarheten enormt mycket, berättar Gewarges. Kvittenser och uppgifter lagras på ett och samma ställe. Dessutom får man en bra överblick över vilka nycklar som är utlånade. Vill entreprenörerna lämna nycklar mellan varandra kan de generera nya kvittenser direkt i systemet, utan att förvaltaren behöver bli inblandad.
– Det går helt enkelt att lägga mer ansvar på underentreprenörer. Sen har vi en klausul i kvittensen att om man slarvar bort en nyckel så får deras försäkringsbolag gå in och täcka eventuella kostnader för byte av låssystem.
Kommer ni fortsätta digitaliseringen och byta ut nyckelskåpen?
– Just nu kör vi fortfarande säkerhetsklassade skåp med kodlås. Nycklarna ligger märkta med siffror som det sedan finns en extern lista på där man kan koppla ihop siffran med fastigheten. Vi har övervägt att även byta ut skåpen, men vi börjar så här så får vi se hur det går.
Andreas Eriksson, Realbridge
Andreas Eriksson, Realbridge, menar även han att mycket kokas ner till befintliga rutiner och processer, oavsett om man har ett digitalt system eller inte.
– Processen ska ju vara så lätt som möjligt. Du kommer ha nya medarbetare, sommarjobbare och andra som inte har koll på processen. Därför måste den vara enkel och tydlig så att alla vet hur den går till, säger Andreas och fortsätter:
– En del av våra kunder har till exempel bara dagslån på huvudnycklarna, och det är både en trygghet för fastighetsbolaget men även för deras kunder. Jag vet inte om jag hade varit trygg med att någon gick runt med en nyckel som gick in till mig, under flera veckor.
Digitala nyckelskåp kan kosta upp emot 1 Mkr
Han betonar att digitala nyckelskåp är en bra lösning, samtidigt som man måste komma ihåg att det ofta kräver en relativt stor investering. Det är fortfarande allra vanligast att nyckelskåpet står inne hos fastighetsbolaget, vilket betyder att underentreprenörer fortfarande måste anpassa sig efter kontorets öppettider, förklarar Andreas Eriksson. Det är dessutom viktigt att låntagare godkänner fastighetsföretagets villkor för lånet.
– Detta för att försäkringsbolag ska bli nöjda om en nyckel skulle försvinna men även för att den som lånar nyckeln ska veta vad som gäller, säger Andreas och fortsätter:
– Å andra sidan väljer vissa fastighetsägare att placera nyckelskåpet någonstans där UE har tillgång till det utanför kontorets öppettider, men det medför ökade krav på säkerheten, vilket också innebär högre kostnader.
Skapar större trygghet
När det kommer till digital hantering av kvittenser och utlåning lyfter även Andreas fram ett par fördelar. Man vet att det finns registrerat digitalt, och det går inte att slarva lika mycket med återlämningen. Dessutom slipper man jaga entreprenörer fredag eftermiddag.
– Digitala lösningar medför att påminnelser sker automatiskt, och att låna ut nycklar utanför kontorets öppettider men ändå få kvittenser. Den som lånar nyckeln tar dessutom utlåningen mer seriöst när det sker digitalt, får vi höra från våra kunder.
Det minskar även risken för missförstånd mellan förvaltaren och entreprenören, menar Andreas. Ofta kan flera nycklar till samma fastighet vara utlånade. När det väl är dags för återlämning väljer den som tar emot nyckeln fel kvittens.
– Sen är det inte alltid samma individ som lånade nyckeln som lämnar tillbaka den, vilket också ställer till det ibland. Det kan också vara simpla problem som slarvig handstil i kvittensen så att man inte kan tyda namn eller telefonnumret.
Att tänka på gällande digital nyckelhantering
- Utse en huvudansvarig.
- Rensa skåpet med jämna mellanrum. En digital nyckelhantering blir inte effektivare om det är kaos i nyckelskåpet.
- Tydliga processer och rutiner som är enkla att ta till sig.
- Skriv tydliga villkor så det inte uppstår missförstånd om en nyckel försvinner.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
