Krav på hållbarhet – går det att få konstadseffektivt?

Både klimatmässig och social hållbarhet är krav som bör ställas på leverantörer av förvaltnings- och drifttjänster. Men hur ser man till att få med det i upphandlingarna – och få dem kostnadseffektiva? Vi ger dig 6 råd för att bli en bra beställare.

Samhällets utveckling innebär att det ställs fler och hårdare krav på hållbarhet. Det gäller inte minst i fastighetssektorn då bygg- och fastighetsbranschen står för 20 procent av hela Sveriges växthusgasutsläpp.

Även inom social hållbarhet ställs högre och högre krav på branschen då bland annat trygghet har en stark koppling till platser och bostadskvarters fysiska förutsättningar.

Tyvärr uppfattar många aktörer hållbarhetskraven som både besvärliga och kostnadsdrivande. Det är en vanlig missuppfattning att hållbarhet är svårt att räkna och räkna hem och att det blir svårt att få in anbud.

Identifiera hållbarhetskraven tidigt
I vårt arbete märker vi ofta att kunderna inte vet hur de kan ställa krav på kvalitet kopplade till hållbarhet, att kraven kommer ofta sent i processen och är otydligt formulerade.

Lösningen på utmaningen med kostnadsdrivande hållbarhetskrav i upphandling är att tidigt identifiera vilka krav som finns och hur dessa är mätbara och att avgränsa dem till att gälla just den tänkta upphandlingen.

Utvärderingsmodellen måste tydliggöra hur du som beställare avser att utvärdera kraven och hur du som beställare tänker dig att arbeta och bidra i frågorna under entreprenaden. Som beställare måste du alltså förstå och ha analyserat dina egna krav innan du skickar vidare dessa till leverantören för att få en kostnadseffektiv leverans.

Beräkningsbara hållbarhetskrav
Genom att göra på det sättet så blir hållbarhetskraven beräkningsbara för leverantörerna och fokus i anbudsprocessen blir att tydliggöra kraven, inte skapa osäkerhet som driver priser.

Hållbarhetskrav i sig behöver inte driva leverantörernas priser. Det är omfattningen av tjänsten som är grunden för prissättningen och om det krävs nya investeringar eller dyrare material.

Att ha kravställningar på leverantörer inom exempelvis FNs Global Compact är, i stort sett, i linje med svensk lagstiftning och vanligt kvalitetsarbete, det är inte prisdrivande.

Att ha kravställningar som tydliggör att ni inte accepterar svart arbetskraft eller underentreprenörer med bristfälliga bemanningslösningar är inte heller prisdrivande. Men om kravställningen innebär nya investeringar eller dyrare materialval finns det risk att entreprenaden blir dyrare.

Vet du som beställare vilka delar som är kostnadsdrivande innan din förfrågan går ut? Det bör du ha skaffat dig kunskap om innan för att kunna prioritera rätt.

Skapa rutiner
Hållbarhetskrav inom fastighetsförvaltning och drift är ofta inte tekniskt dyrt. Det svåra är att skapa rutiner, processer, rapportering, regelverksbevakning, uppföljning och styrning. Den typen av kravställning bör du ju ha oavsett vilken målsättning entreprenaden i övrigt har kring hållbarhet.

Hur gör du en Aff-entreprenad för att tydliggöra sin kravställning och få bra anbud?

1. Gå igenom kravlistan i era hållbarhetsmål och se hur de matchar just den här upphandlingen, är verkligen allt relevant och hur kan du tydliggöra det för leverantörerna. Att bara lägga in en bilaga utan att jobba igenom frågorna ger ingen tydlighet.
   
   
2. Finns det delar i din kravställning som kommer driva priset och går det att påverka, krävs det investeringar till exempel, bör du förlänga kontraktstiden för att skapa längre avskrivningstider för leverantörerna? Gör en kalkyl innan för att identifiera vilka poster som kommer driva priset.
   
   
3. Se till att få med dina krav i Kontraktet, till exempel avseende arbetsrätten under K5 Ansvar, K8 Avbeställning och hävning, samt under K10 Övrigt. På så sätt blir det en kontraktsmässig förutsättning som är digital till sin karaktär, antingen klarar man kraven, eller så gör man inte det.
   
   
4. Se till att vara tydlig i din utvärderingsmodell om det är något som ska värderas med annat än pris, till exempel möjligheten att kunna tillhandahålla sommarjobb med lokal arbetskraft.
   
   
5. Var en bra beställare, det vill säga, säkerställ att du och din organisation kan det ni ställer som krav och att ni har förmågan att följa upp och kravställa under kontraktstiden samt att det tydligt framgår i förfrågan. Ett bra exempel är krav på underleverantörer och arbetsrättsliga villkor.
   
   
6. Ta hjälp kring formuleringarna om ni behöver, ingen kan allt, men många kan mycket och att ta stöd av andras erfarenhetsbas är ett bra sätt. Exempelvis har vi på Svefa hanterat många kravställningar kring certifieringar, sociala krav, energislag, arbetsrättsliga frågor, krav på materialval de senaste åren och utvecklingen går allt snabbare.

Sammanfattningsvis står sig alternativet att vara hållbar och kostnadseffektiv i sin upphandling som oerhört mycket starkare än att vara ohållbar. Det är nämligen inte kostnadseffektivt över tid.