Hur kan all information som en förvaltare måste hantera bli mer strukturerad? Svefa ger dig fyra råd till en mer hållbar hantering vilket gör att ni inte tappar bort er på vägen mot en effektivare förvaltning.
Var det bättre förr?
Fastighetsförvaltningen i den analoga miljön funkade ofta bra, det fanns fysiska avtal, pärmar, telefontider och traditionell posthantering och fysiska nycklar som verktyg för att bibehålla kontroll över förvaltningsaffären, kundrelationen och teknisk status.
Att det funkade berodde dock många gånger på att det fanns personer som visste exakt var allting fanns, det vill säga en systematik och att komplexiteten inte var lika stor som idag.
Men fastighetsförvaltning i en digital miljö där informationen inte finns fysiskt utan enbart som data i ett eller flera system är svårare att bemästra om man fortfarande beter sig som på den analoga tiden. Informationen idag är, precis som då, förvaltarens ansvar, men det gäller att systematiken och arbetssätten sitter ihop med den digitala värld vi lever i idag.
Ordning och reda – och enhetligt språk
Det som behövs är enkelt skrivet; ordning och reda på fakta och informationen för att få ut maximal effekt inom en organisation. Utan ordning och reda, kunskap om byggnadernas innehåll, installationer, kunder och ärendehantering kommer det blir svårt att skapa en modern fastighetsförvaltning.
Exempelvis saknas ofta ett enhetligt språk för de mest basala delarna i en fastighetsförvaltning, till exempel hur man benämner en yta korrekt i ett system och vem som är löpande ansvarig för den informationsdelen och varför det är en viktig arbetsuppgift.
Menar man A-temp, LOA, BOA, BRA eller BTA? Ingår ÖVA? Många olika begrepp för samma fysiska yta och som ger olika siffror i systemen och lika bas för viktig uppföljning.
En förvaltares alla uppgifter
En fastighetsförvaltare förväntas behärska teknik, juridik, ekonomi, uthyrning, informationshantering, digital och fysisk ritningshantering, myndighetsbesiktningar, energifrågor, investeringskalkyler, taxering, ekologisk och social hållbarhet, nyckeltalsanalyser och affärsutveckling. Utöver de klassiska frågorna som drift, underhåll och kundvård.
Och så tillkommer all rapportering med mer och fler parametrar varje år.
All denna komplexitet ställer höga krav på informationshanteringen i organisationen. Men där finns också lösningen för att få en mer lätthantering vardag.
Skapa ordning med frågor
För att kunna klara av en mer komplex förvaltningsvardag är Svefas råd att börja skapa ordning och reda i informationsbristerna i den dagliga förvaltningen.
Man kan ställa sig olika frågor för att sortera fram en ordning, exempelvis:
- Vilka begrepp används i vardagen och vad heter det i dina system?
- Vilka nya begrepp behövs framåt?
- Hur har din organisation löst fastighetsförvaltarens nya ansvarsområden när det kommer till utökad hållbarhetsrapportering, uppdatering i digitala ritningssystem, klimatanpassad underhållsplanering och motsvarande ansvarsuppgifter?
Hållbar informationshantering
Det handlar alltså om att skaffa sig en hållbar syn på information i organisationen, en god informationsförvaltning. Då kommer det bli enklare att rapportera och mer korrekta fakta utan manuella extralistor.
Det är informationen som gör att du kan ta rätt beslut, styra på rätt sätt, planera långsiktigt och hållbart. Informationen är förvaltarens viktigaste tillgång och framgångsfaktor.
Viktigt med tydlighet
Branschen pratar ofta om digitalisering, AI, IoT, BIM och andra spännande begrepp. Vi menar att det måste bygga på en god hantering och förvaltning av information med tydliga begrepp, logisk struktur, god koppling till organisationens förmågor, kvalitetssäkrad och pålitlig information, dokumentation över systemsamband.
Och det kanske viktigaste av allt, tydligt ägarskap över olika delar av informationen och rutiner för ajour-hållning och städning.
Svefas tips för ett lyckat informationsprojekt är alltså:
- Skapa rutiner kring systemen, var rädd om värdet av informationen.
- Se till att rätt information finns i systemen för uppföljning av just dina verksamhetsmål.
- Fastställ en gemensam och konsekvent uppföljning av information och data som är viktigt för er.
- Våga börja och ta hjälp! Ta hjälp inför de första kliven till smart informationsförvaltning. Det är en lärandeprocess och kan vara svårt att navigera rätt i början.
