Tre konkreta tips för att ha kontroll över upphandlingens slutresultat

Alla kan göra det. För att få ett bra slutresultat på upphandlingen behöver du ta kontroll över processen. Se till att förstå marknaden och ta reda på vad dina krav kostar och bör kosta. Då skapar du förutsättningar för medvetna beslut och färre överraskningar.  

”Vårt gamla avtal gällande xxx löper ut så nu ska vi handla upp ett nytt. Vi skriver därför ett underlag, med en hel del justeringar, eftersom våra behov ändrats och en del erfarenheter från befintligt avtal har fått oss att inse att vi måste göra om en del. Sen annonserar vi och när anbuden kommer in avgör vi vem som vinner.

Priset väger tungt i utvärderingen och är anbudspriserna för låga, då ifrågasätter vi, är priserna för höga, då har vi möjlighet att avbryta upphandlingen. Vi vet om priserna är för låga om anbudsgivarna lämnat noll- eller minuspriser, och vi vet om de är för höga om de lämnat mycket högre priser än vad vi betalat tidigare.

Men hur ska vi göra för att undvika överprövning, oavsett om vi förkastar anbud eller avbryter upphandlingen på grund av priserna?”

Det här skulle jag säga är ganska ett väldigt vanligt scenario, oavsett inköpskategori. Det är en inställning som bidrar till att anbuden som kommer in blir en total överraskning. Men så behöver det inte vara.

Förstå marknaden
Man får enorma fördelar genom att förstå marknaden, det vill säga hur den är strukturerad, vilka prismodeller som figurerar på olika områden och vilka affärsmodeller som passar för olika inköp.

För visst finns det leverantörer ni väldigt gärna vill ha anbud ifrån? Ta därför reda på vilka leverantörer som finns därute, vilka som kommer att kunna lämna anbud och basunera ut att upphandlingen är på gång, så alla får reda på det och är förberedda.

Se till att ni har anpassat förutsättningarna för att minska risker och underlätta för att era behov kan komma att tillgodoses. På så vis ramar ni in slutresultatet och skapar en trygg och solid grund, där prissättningen blir stabil.

Vad bör vi betala?
Håll sen koll på vilka kostnader kraven som ställts i upphandlingen bör generera. Det gäller oavsett om man tar in timpriser i en ramavtalsupphandling eller en fast summa för en totalleverans. Kvalitetsnivå, prismodell, omfattning etcetera, allt kommer att påverka slutresultatet.

Ett stort problem idag är att man ofta jämför inkomna anbudspriser med vad man faktiskt betalar idag, inte vad man bör betala idag och vad ändrade krav för morgondagens avtal gör med den kostnadsbilden. Till och med Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att man utgår ifrån de befintliga kostnader man har.

Jag möter dock ofta organisationer som inte får vad de upphandlat. Ofta beror det på felaktiga priser, eftersom beställare och leverantör tolkar förfrågan helt olika.

Den här genomgripande kostnadskontrollen är essentiell, eftersom det är bara när du sätter dig och räknar på vad du borde betala för det du efterfrågar, som du alls kan veta om de anbud du får in är rimliga.

Förkasta för låga anbud
Det är nämligen vitalt att förkasta anbud som man är säker på ligger för lågt, annars bygger man in stora problem på lång sikt i leveransen. Och de som ligger för högt bör ifrågasättas, kanske till och med förkastas eller så avbryter man upphandlingen, om för höga priser kan utgöra ett sakligt skäl. Men då måste man ju veta…

Bonus: När man räknar på bör-kostnaderna på detta vis, innan upphandlingen annonseras, skapar man sig en kunskap om prisbilden som är väldigt värdefull. Kanske får man en alldeles för hög kostnad, då kan man direkt se vilka krav det är som driver dessa kostnader. Det skapar en möjlighet att justera kravnivån medvetet och dessutom i god tid, vilket proaktiva beställare gör.

Ha koll löpande över tid
Det finns spendverktyg som hjälper till att visualisera inköpskostnaderna för hela verksamheten, i pedagogiska gränssnitt. Att ha den ständiga kollen på sin spend, på ett sätt som verksamheten kan förstå skapar medvetenhet, förmåga att effektivisera löpande kostnader och en långsiktig överblick över variationen av inköpsvolymer för olika typer av inköp över tid.

Att köpa in spendverktyg kräver att man har koll på vilka förutsättningar som behöver finnas på plats i form av egna system och de informationsflöden som de hanterar, kräver och genererar. Det gäller ju att kunna få fatt på den data som måste in i spendverktyget, för att få ut det man verkligen vill ha.

När du inte ska ha koll
Det finns vissa typer av inköp som kräver att man accepterar en viss ovisshet. När man handlar upp iterativa eller innovativa lösningar, vilket kan utgöra hela eller delar av ett inköp, då gäller det att rama in vad det är man inte kan rama in. För innovationer handlar det mer om riskanalys och möjliggörande av måluppfyllnad, kostnaderna styr enbart i mån av budget.

Mina tre konkreta tips, för att skapa kontroll över slutresultatet i en upphandling, är alltså:

  1. Lär dig marknaden
  2. Gör en kalkyl
  3. Gör löpande spendanalyser

Jessica Molén
Upphandlings- och Aff-specialist och konsult i förvaltningsrådgivning på Svefa

Dela artikeln: LinkedIn

För dig som arbetar med förvaltning och utveckling av alla typer av fastigheter.

Prenumerera på
vårt kostnadsfria nyhetsbrev










Inköpsportal - tipsa oss

Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Bild, minst 540 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Inköpsportal - tipsa en kollega