Peter Hiti på Svefa skapar flyt i processerna

Från IT till fastigheter är steget inte alls långt, egentligen. Peter Hiti är seniorkonsult på Svefa där han får borra ner sig i det han gillar bäst; digitalisering, fastigheter, ordning och reda – och människor.

När Peter Hiti flyttade in i en nybyggd bostadsrättsförening i Nacka knackade han på hos valberedningen och frågade om han kunde hjälpa till med något. Det slutade med att han blev ordförande. Att bygga upp en helt ny bostadsrättsförening är som att släppa ner en jolle på öppet hav menar han, men det var väldigt roligt och hade en stämning av nybyggaranda.

Under de fyra år Peter Hiti bodde där nätverkade man tillsammans med de övriga tretton bostadsrättsföreningarna i området. Bland annat bjöd man in politiker och representanter för näringslivet och förhandlade även till sig bra bolån.

– Jag var ju kund hos Riksbyggen och genom min roll som ordförande tror jag de såg mitt engagemang för kärnfrågan; god förvaltning för bra boendemiljöer. Så jag fick erbjudande om att jobba i deras fastighetsförvaltning och på den vägen är det.

Nu finns du på Svefa, som sysslar med fastighetsrådgivning. Hur kommer det sig?
– Både när jag jobbade med systemteknik och på Riksbyggen, företrädde jag en specifik produkt. Det var roligt och lärorikt, men jag kom på att jag ville arbeta mer oberoende och frikopplat, lösa de problem som fanns och inte vara låst till en viss lösning eller produkt. Då passade konsultrollen bättre. Svefa visade sig ha det jag letade efter och här jobbar jag med digitalisering och fastighetsprojekt.

Berätta om din nuvarande roll!
– Jag hjälper olika verksamheter att förbättra sina digitala systemstöd och utveckla sin fastighetsförvaltning. Upplägget beror på var de är i sin resa och vart de vill komma och tillsammans tittar vi på nuläge och vilken målbild man har. Det blir som att lägga upp en resplan och det är väldigt roligt! Många sitter fortfarande fast i manuell handpåläggning i det löpande arbetet och det finns ett stort sug efter att bli mer effektiv och få bättre flyt i sina processer.

– Samtidigt finns det så många stenar man behöver vända på, där det hela tiden dyker upp frågor om vilka system som finns, vad är ens möjligt att göra, vad är rimligt ur ett ekonomiskt perspektiv, hur får man med sig organisationen… Det är här jag kommer in.

Hur använder du dina tidigare erfarenheter?
– Jag brinner ju för kvalitet både för de som vistas i fastigheterna och för de som sköter om fastigheterna. Det mänskliga perspektivet driver mig, oavsett om det är hyresgäster eller en hel förvaltningsorganisation. De boende kan ha tusen frågor de behöver få svar på och en förvaltare kan bli oerhört stressad av att inte hitta korrekt information för att kunna ge svar. Det är en jobbig sits, där båda parter blir frustrerade. Om man ser båda sidorna och dessutom har koll på det tekniska, så går det att hitta bra lösningar.

– Där är min erfarenhet både från fastighetsförvaltning och som kund värdefull, plus att erfarenheten från IT-branschen gör att jag kan utvärdera olika lösningar som kan vara både bra och dåliga.

Vad skiljer Svefa från dina andra arbetsplatser?
– Här frågar vi oss ständigt hur vi på bästa sätt kan göra nytta för kunden i just detta fall. Vi har ingen färdig lösning som vi drar fram ur portföljen, utan är problemlösare som utgår ifrån det specifika behovet och skräddarsyr en lösning utifrån det. Vi använder olika system eller organisationslösningar – ibland förbättrar vi bara befintliga system och ibland använder vi ny teknik.

Vilka utmaningar ser du för förvaltare?
– Hur man ska undvika att drunkna i informationshavet. En fastighetsägare eller förvaltare kan ha hundratals byggnader där det finns så oerhört mycket information som ska hanteras och saker att ta hand om. Det gäller att få bra struktur och flyt i allt som behöver göras. Hur vet man hur mycket pengar man behöver för underhåll de kommande tre åren? Hur mår hissarna, taken, ventilationen? När löper kundavtalen ut? Och så sitter man där med excellistor och upplever noll överblick.

– Man behöver ha en långsiktig plan och översikt. Det kan vara visuella modeller eller ett system som berättar i staplar om hur dina fastigheter mår. För att få det, behöver man dessutom ett gemensamt språk i sin egen förvaltning. Heter det till exempel kund, hyresgäst, nyttjare? När man hittat sin informationsmodell kan man sedan mata in den i ett system och sedan få den presenterad på ett strukturerat sätt.

Vilka är de viktigaste frågorna för dig?
– Ordning och reda, för det löser så otroligt mycket. Då ser man detaljer och får överblick. Och vad gäller teknik – använd ny teknik på ett förnuftigt sätt! Alla stora bolag har fina pilotprojekt och avancerade 3D-modeller, medan kunden kanske inte ens vet hur många kvadratmeter de förvaltar. Börja med att höja lägstanivån, så att det grundläggande fungerar. Se också till att du får med dig organisationen – det är nämligen inte helt självklart, men oerhört viktigt!

Vilken är din främsta drivkraft?
– Förbättring – för människor! Man ska inte optimera bara för att, utan göra det bättre för de människor som faktiskt är berörda. Återigen: Effekten hos användaren är det intressanta, inte att du kan briljera med den senaste tekniken som ingen kanske kan ta hand om eller ens trivs med. Använd robusta, stabila lösningar som skapar ordning och reda – och flyt.

Peter Hitis bästa tips till fastighetsförvaltare:

• Se till att ha ett enhetligt språk i din förvaltning och att alla använder SAMMA information.
• Identifiera tidstjuvar, som exempelvis onödiga manuella moment. Mer än man tror går att automatisera!
• Hitta generella lösningar för hela beståndet, inte bara punktinsatser som kanske bara är kortsiktiga och inte ger särskilt mycket. Det bästa är att höja allas nivå, i hela organisationen.

Text: Pernilla Fredholm
redaktionen@forvaltarforum.se