Fördelen med att vara ett ungt bolag är att man inte har förutfattade meningar om hur saker ska se ut eller skötas. När K2A etablerades 2013 hade man från början ett eget byggkoncept och en idé om att ha en hög grad av digitalisering i sin förvaltning.
K2As koncept är att bygga, utveckla och förvalta i egen regi. Man bygger i trä och med moduler från fabrik. Därutöver vill man etablera sig i studentstäder med studentboenden. Och det digitala har varit en viktig del i företaget, från början. Det är en fördel att deras kunder till två tredjedelar består av studenter, som är vana och bekväma med den digitala världen.
Henrik Nordlund är förvaltningschef på K2A och han förklarar att de digitala lösningarna har hjälpt dem att förvalta effektivt, oberoende av var i landet deras fastigheter ligger.
– Vår långsiktiga plan är att ta in egen förvaltning på platsen, men då i form av bovärdar och fastighetsskötare. Uthyrning, kundtjänst och alla administrativa tjänster finns sedan i Stockholm och kan skötas digitalt. Tanken är att vara digitalt närvarande så långt det går och möta kunderna fysiskt, när det väl behövs. Till exempel träffar bovärden sina hyresgäster under ronderingsturer i lägenheterna.
Enligt Henrik Nordlund är det tack vare det digitala arbetet som man snabbt har kunnat växa. Från noll lägenheter 2013, till 4 800 i dag. Nästa år kommer man att ha 6 000 lägenheter inom sin förvaltning.
Uthyrningsresa via webben
Det digitala är närvarande i många delar av K2As förvaltning. Man hanterar styrsystemen för energi, värme och kyla på distans. Att i realtid kunna följa energianvändningen i hela beståndet skapar också nya förutsättningar att effektivisera, vilket ger både kostnadsbesparingar och miljövinster.
Dessutom finns ett antal digitala lösningar som förenklar den vardagliga förvaltningen. Till exempel sköter man hela resan med uthyrning digitalt; från att någon letar bostad tills att denne flyttar in. Allt sköts på nätet inklusive lägenhetsvisning och signering av kontrakt.
80 % av K2As lägenheter ser likadana ut, vilket förenklar processen. Genom 3D-modeller på nätet kan man se både rum och läge av bostaden. Fördelarna är flera, enligt Henrik Nordlund och han framhåller några som sparar både tid och pengar:
– Hyresgästen behöver inte bestämma tid med en bovärd som ska låsa upp. Man kan hyra ut när den tidigare hyresgästen fortfarande bor kvar. Det är mer effektivt när vi kan hyra ut och administrera alla lägenheter från Stockholmskontoret.
Digital nyckel
En annan lösning är de digitala nycklarna som används till alla lås i fastigheterna. När en hyresgäst har skrivit på sitt kontrakt får den en elektronisk tagg skickad till hemadressen och kan välja själv när den vill flytta in. Inflyttningstiden för studenterna varierar stort, beroende på när de får lägenheten, när studierna börjar och introduktionsveckorna på skolan.
Taggen är inte ”skarp” när den skickas ut utan programmeras via nätet med inloggning till respektive bostad.
– Att vi har en lösning med en digital nyckel är egentligen hjärtat i allt. Taggen med en elektronisk ID-kod fungerar till passersystemet, som nyckel till dörren och till postboxen. Man öppnar allt med samma nyckel.
Bovärden på plats har också tomma reservnycklar som man kan programmera upp, om en nyckel kommer på villovägar.
– Där sparar vi mycket tid och pengar. I värsta fall skulle vi behöva byta ut hela låssystem. Nu kan vi uppdatera cylindrarna digitalt istället.
Byte av namn
Ytterligare tidsbesparing får men genom de digitala postboxarna.
När nya personer flyttar in byter man namn genom att programmera om från kontoret istället för att fästa en fysisk, ny namnskylt på plats.
Enligt Henrik Nordlund kan det vara väldigt tidsintensivt i augusti, september när 100-talet namn ska ändras.
Digital anslagstavla
De digitala trapphustavlorna är ytterligare något som sparar tid och pengar. Wallpad:en fungerar som en anslagstavla och den uppdateras från huvudkontoret. På skärmen finns information om fastigheten, vilka som förvaltar och kontaktuppgifter. Dessutom rullar en tidtabell för lokaltrafiken i närheten.
– Behöver vi byta information går det att uppdatera snabbt och smidigt. Vi behöver inte sätta upp lappar eller göra utskick med papper. Förutom wallpad:en kommunicerar vi även med våra hyresgäster via mail och Mina sidor på webben.
Boka tvättstuga
Under en period tänkte man, ur energisynpunkt, att det var bra med en släckt skärm som hyresgästerna fick klicka på för att se informationen. Men det var för många som missade den och gick förbi.
Något annat man har hörsammat är hyresgästernas behov av att kunna sätta upp egna lappar. På vissa ställen har K2A kompletterat med en klassisk, analog anslagstavla.
Wallpaden används även till att boka tvättstuga i de fastigheter där tvättmaskinen inte är integrerad i bostaden, vilket är standard i K2As nyproduktion. I de fall där bolaget har köpt befintliga fastigheter har man infört konceptet med wallpad och där använder man den även till att boka tvättid med sin tagg.
Utmaningar
Fördelarna med det digitala är påtagliga och har skapat effektivitet hos K2A. Men Henrik Nordlund upplever även utmaningar med att arbeta med digitala tjänster.
– Vi måste erkänna att vi är ganska spretiga. Vi har många idéer och som kund hos oss möter du många olika digitala initiativ. För oss är utmaningen att konsolidera de här delarna och få till ett vettigt format. Det är nästa steg – att få ihop alla bra initiativ.
Lösningen skulle kunna vara att samla alla tjänster i en app. Men här ser Henrik Nordlund baksidan av digitaliseringen.
– Generellt sett är app- och tjänsteutvecklarna inte alltid så samarbetsvilliga när det gäller integration och att få användarvänliga lösningar. Av alla initiativ vi har så har vi tackat nej till 30 andra. De har inte varit kompatibla, smidiga eller användarvänliga. Man måste välja utifrån vad det skapar för nytta, jämfört med vad det kostar.
Henrik Nordlunds råd till andra fastighetsägare som står inför en digitaliseringsresa:
- Man måste ha engagemang från ledningen, som sipprar ner i organisationen. Det digitala är ett mindset och det måste komma uppifrån.
- Alla som jobbar i bolaget behöver vara intresserade av det digitala. Hos oss är alla, från kundtjänst till förvaltare och bovärdar mer digitala än kanske man är traditionellt i branschen.
- Se den långsiktiga nyttan i att engagera sig digitalt idag. Kortsiktigt kanske det känns jobbigt men man måste försöka se den långsiktiga nyttan.
- Sålla bland alla tjänster och idéer; vad skapar de för nytta och vad kostar det?
Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
