Större självbestämmande men inte lika för alla. Öbos nya riktlinjer för distansarbete och flexibel arbetstid var ett sätt att möta snabbare samhällsförändringar och bli en mer attraktiv arbetsgivare. Nu har bolaget prisats för sitt arbete. 
Karin Nordmark, Örebrobostäder. Foto: Alexander von Sydow
Det säger Karin Nordmark, HR-chef på allmännyttiga Örebrobostäder, Öbo. När bolaget, i spåren av pandemin, bestämde sig för att ta fram nya riktlinjer för distansarbete och flexibel arbetstid blev det tydligt att alla medarbetare inte kan behandlas likadant.
– Vi bestämde oss för att delegera ansvar till de enskilda cheferna och medarbetargrupperna. Om det inte skulle ha fungerat var vi beredda att justera riktlinjerna. Vi sa att vi måste våga prova!
Så ser riktlinjerna ut
Öbos nya riktlinjer innehåller skrivningar om både flexibel arbetstid och distansarbete – men uppmanar även till mer flexibla mötesformer. Möjlighet finns att arbeta hemifrån flera dagar i veckan, dock aldrig mer än halva arbetstiden, för de tjänster det är möjligt.
– Som fastighetsvärd har man både administrativa arbetsuppgifter och möten med hyresgäster. Där gör medarbetargruppen och chefen upp gemensamt vad som gäller, om man kan jobba distans eller på plats. För vissa tjänster, som till exempel reparatör kan man inte jobba på distans.
Istället för en enhetlig linje, satte bolaget upp gemensamma ramar och överlät till enskilda chefer och medarbetargrupper att diskutera och ta beslut.
– Det är viktigt att cheferna äger frågan. Det är upp till dem att hantera rättvisefrågor i sina medarbetargrupper, säger Karin Nordmark.
Öbo prisat för målmedvetet arbete
Tidigare i år fick Öbo pris av arbetsgivareorganisationen Fastigo för sitt arbete. Karin Nordmark tror inte att Öbo fick utmärkelsen för riktlinjerna i sig.
– Nej, de flesta företag jobbar med de här frågorna. Jag tror att Öbo får priset för att vi har jobbat långsiktigt och framgångsrikt med ett förändringsarbete.
Medarbetsskapslöften viktig grund
Pandemiåren lyfte frågan om distansarbete högt på agendan för de flesta arbetsgivare. Öbos förändringsarbete hade dock börjat redan före pandemin, framhåller Karin Nordmark. En viktig förutsättning för de nya riktlinjerna var de medarbetarskapslöften som antogs 2018.
– Medarbetarskapet lyfte blicken om det egna ansvaret. Redan här fanns en punkt om att vara flexibel till nytt arbetssätt och förändring, säger Karin Nordmark.
Medarbetarenkät och workshop för chefer
En medarbetarenkät 2021, där de anställda fick berätta hur de upplevde arbetslivet under pandemin, innebar ytterligare ett steg mot de nya riktlinjerna. Nästa steg var en workshop, där bolagets chefer, på olika nivåer, diskuterade möjligheter, utmaningar med ett flexibelt arbetssätt, inklusive skyldigheter och bolagets arbetsmiljöansvar.
Det som innan pandemin mest handlade om möjligheter till flextid för Öbos anställda utvecklades utifrån de olika diskussionerna till en riktlinje för ett hållbart och flexibelt arbetssätt.
– Riktlinjen är en förutsättning för att bolaget ska utvecklas och att vi ska uppnå våra affärsmål.
Riktlinjen förutsättning för bolaget fortsatta utveckling
Genom att balansera individens behov med organisationens mål och behov, har riktlinjen bidragit till ett arbetssätt som är mer anpassat för framtidens utmaningar, anser Karin Nordmark.
– Vi ser redan idag effekter av AI. Vi ser framför oss ännu större föränderlighet. Mycket talar för att många av dagens jobb inte kommer att finnas kvar i framtiden. Därför är det väldigt viktigt att förbereda organisationen på förändring, säger Karin Nordmark.
Många medarbetare positiva
Sten-Inge Dellevåg, Vision
– Möjligheten att jobba hemifrån har gjort det smidigare för de som har lång restid till jobbet. Ibland har man också arbetsuppgifter som kräver hög koncentration och då kan det vara skönt att sitta ostört hemma och arbeta, säger Sten-Inge Dellevåg.
Under pandemin diskuterade han ofta rättvisefrågor med medlemmar – gränsdragningar mellan vilka arbetsgrupper som kunde jobba hemifrån och vilka som inte kan det. Framöver betonar Sten-Inge Dellevåg vikten av att de som jobbar mycket på distans inte glöms bort.
– En risk med mycket distansarbete är att man kan tappa kontakten med sina arbetskamrater. Det sociala är ju en viktig del av arbetslivet, säger Sten-Inge Dellevåg.
Öbo följer utvecklingen – Beredda till justering
Här får han medhåll av Karin Nordmark. Att behålla och stärka Öbos attraktivitet som arbetsgivare är en viktig drivkraft bakom de nya riktlinjerna.
– Även för Öbo som bolag är det viktigt att säkerställa den kraft som kommer av att jobba tillsammans på plats.
Bolagets ledning följer hela tiden arbetsmiljön, och skulle den utvecklas åt fel är Karin Nordmark öppen för att tänka nytt.
– Skulle vi se att till exempel sjukfrånvaron ökar, eller att vi som arbetsgivare förlorar kontroll över arbetsmiljön, då kommer vi att se över och justera riktlinjen!
Karin Nordmarks råd för ett mer flexibelt arbetssätt
- Medarbetarskap
Det var en viktig förutsättning för fortsatta diskussioner. Frågor om medarbetares egna ansvar och behovet för kontinuerliga förändringar kom upp på agendan. - Dialog
Involvera både medarbetare och chefer i arbetet. Dialogen är väldig viktig för att nå framgång. - Våga prova!
Det är så man kommer framåt. Är det något som inte funkar, går det alltid att justera och göra om!
Text: Henrik Lundström
redaktionen@forvaltarforum.se
redaktionen@forvaltarforum.se
