– Kontoret kanske blir mer av en mötesplats, säger Alessandra Kvarforth Buonfiglio på Newsec.
Distansarbete blir vanligare efter pandemin och det förändrar kontoren. Den slutsatsen drar HR-chefen på Newsec PAM Sweden efter en arbetsmiljödialog med medarbetarna.
Branschens största förvaltningsbolag Newsec Property Asset Management Sverige gjorde i september en omfattande dialogundersökning med 450 av medarbetarna som kan jobba hemifrån under pandemin. Syftet var främst att skapa en diskussion för att möta medarbetarnas nya behov.
Dialogen som genomfördes i individuella samtal mellan medarbetarna och deras ledare gav en fingervisning om hur det nya arbetslivet kan se ut efter pandemin.
Medarbetarna efterfrågar mer flexibilitet för att kunna välja om de vill jobba på kontoret eller hemifrån. Samtidigt upplever de att sociala behov, kreativitet och fördjupade samtal är något de behöver kontoret till.
”Kommer att påverka”
– Jag tror som många andra att pandemin kommer att påverka oss mycket och jag tycker mig känna av att vi redan har lärt oss att distansarbete fungerar bra. Och om vi gör det här på ett bra sätt kan vi också minska många problem för våra medarbetare som obalans i arbetslivet och stress, säger Alessandra Kvarforth Buonfiglio, HR-chef på Newsec PAM Sweden.
Hon är övertygad om att distansarbete kommer att vara mer accepterat efter pandemin. Men hon tillägger att det är väldigt individuellt hur medarbetare upplever att jobba hemifrån.
– En del personer får kanske snarare ett stresspåslag av att arbeta hemifrån. Men jag tror absolut att det här fungerar för vissa och att det är bra på många sätt, inte minst för miljön i och med minskat resande.
Kontoret blir mötesplats
Alessandra tror att det här påverkar vad vi ska ha arbetsplatsen till. Dialogundersökningen visade till exempel att många medarbetare inte tycker att det är någon idé att åka till kontoret för att stänga in sig i ett litet rum och ha Teams-möte hela dagen.
– Jag tror att när man kommer in till kontoret vill man nyttja just de möjligheter som finns där. Så kontoret kanske blir mer av en mötesplats, ett ställe där man träffas och deltar i kompetensutveckling, möten och konfererar. Jag spekulerar nu, men att sitta enskilt och jobba blir kanske inte det primära syftet med kontoret.
Det rimmar väl med resultatet i undersökningen. De flesta medarbetarna svarade att de vill komma in till kontoret några dagar i veckan och att de saknar sina kollegor.
Dialogen är viktig
Det allra viktigaste syftet med undersökningen var enligt Alessandra att ha en dialog och underlätta samtalet mellan medarbetare och ledare.
– Att jobba för ökad dialog är en viktig del i att leda i osäkra tider, så att ingen känner sig osedd, isolerad eller inte känner sig delaktig. Då är det samtalet som är viktigt och det ville vi säkerställa genom att ta oss tid att diskutera de här frågorna, se hur hösten ser ut och vad vi kan göra för att medarbetarna ska må bra och trivas.
Att under pandemin fokusera på aktivt arbetsgivaransvar och dialog är viktigt för Newsec. Bolaget har flera gånger utsetts till Sveriges bästa arbetsplats i undersökningen Great Place to Work.
Digitalt ledarskap
Hur leder cheferna på Newsec i utmanande och osäkra tider när omvärlden förändras snabbt och ledningen verkligen sätts på prov? Alessandra bedömer att det digitala ledarskapet på Newsec fungerar bra, men detta kommer att utvärderas efter pandemin.
– Många har lärt sig det här och kommit in i det digitala ledarskapet väldigt snabbt. Det hålls Teams-möten, både stora Teams live-möten med alla 600 medarbetarna och regelbundna ledarforum-träffar med våra drygt 90 ledare där de kan få uppdateringar, säger Alessandra och tillägger;
– Sen uppmanar vi alla team att ses digitalt en gång i veckan och alla ledare ska ha individuella avstämningar en gång i veckan. Så vi har verkligen skruvat upp kraven på mötesfrekvensen som ett led att komma igång med ledarskapet via digitala kanaler och öka frekvensen av dialoger, så att det inte bara blir ett månadsmöte.
Minimerar riskerna
Även medarbetarna i driftorganisationen som jobbar ute i fastigheterna deltog i undersökningen, men då handlade dialogen mer om riskbedömningar och hur man kan hantera situationen på plats.
– För de som jobbar i driften är det samma försiktighetsåtgärder som gäller som för alla i samhället – hålla avstånd, tvätta händer och stanna hemma om de känner minsta symptom. Men vi kan inte rekommendera den gruppen att jobba hemifrån utan där får vi genomlysa arbetsmiljön och de risker som finns och försöka motverka dem.
I viss mån gäller det även förvaltarna som ofta är ute i fastigheterna och träffar kunder. De har också uppmanats att vara restriktiva med att ha fysiska möten, jobba digitalt och se till att resa säkert.
Flexibelt och lyhört
Alla medarbetares situation och arbetsvardag är speciell i år. Men Alessandra påpekar att situationen är unik för varje person och att Newsec måste ta hänsyn till det i sin planering.
– När vi började jobba med planerna för hösten var det svårt att säga något generellt för alla 600 personerna. Det är svårt att säga ”så här gör vi”. Det är så viktigt att lyssna på de individuella förutsättningarna och anpassa efter var och ens behov. Och det var det som var det viktiga i dialogundersökningen: det finns inte ett sätt som passar alla, utan här måste cheferna vara väldigt flexibla och lyhörda.
Säkra kontor
Drygt hälften av Newsecs personal i Sverige jobbar hemma. Riktlinjen är att de som kan ska jobba hemifrån under hela hösten. Men kontoren är inte stängda, utan det är möjligt att komma in om det sker på ett säkert sätt.
– Vi ser i dialogen att det är väldigt många som längtar till kontoret och vill komma in lite då och då. Då har vi tagit den informationen och gjort en bedömning om vi klarar det på våra ytor. Med en väldigt tajt kontroll och uppföljning av hur många som kommer in varje dag kan vi ta emot medarbetare på kontoren och tillmötesgå deras önskemål, säger Alessandra.
Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se
