Företagskulturen är avgörande för om digitalt ledarskap blir lätt eller svårt. Givet att du har verktygen på plats. Det säger Stefan Younes, vd på Fastighetsägarna Service.
Det talas mycket om digitalt ledarskap nu under pandemin när chefer och medarbetare i många fall inte kan träffas fysiskt. Men vad krävs för att ett sånt ledarskap ska fungera?
– För mig handlar det om mål och ramar, tydligheten i att varje medarbetare gör skillnad och tillit. Har du en företagskultur där medarbetarna förväntas ta egna initiativ och ledarskapet handlar om att inkludera, sätta mål och ramar och bygga tillit blir det lättare att gå över till ett digitalt ledarskap, säger Stefan Younes.
Fastighetsägarna Service har sedan 2,5 år tillbaka en företagskultur som bygger på självdrivande medarbetare där mål och ramar är några av grundpelarna, vilket enligt Stefan Younes har bidragit till att det digitala ledarskapet har fungerat bra under pandemin.
Så fungerar målstyrningen
Målstyrningen i bolaget bygger på att ha självdrivande medarbetare som tar initiativ och ledare som har ett coachande förhållningssätt.
– Vi sätter övergripande mål på bolagsnivå. Målen utgår från vår styrmodell och våra fyra hörnstenar: tillväxt, medarbetarengagemang, kundupplevelse och lönsamhet. Sen bryter vi ner det på grupp och sen är ambitionen att varje individ ska ha ett eget målkort. Som förvaltare kan dina mål exempelvis handla om förbättrad kundupplevelse, intäktsnivåer och tillväxt i form av merförsäljning, men även på vilket sätt du som förvaltare förväntas bidra till företagskulturen.
Lättare att leda
I målstyrningen gör Fastighetsägarna Service till exempel en handlingsplan för hur bolaget vill växa med en kund och hur kundupplevelsen kan förbättras. Planen innehåller aktiviteter som är kopplade till detta och de kan förvaltaren tillsammans med kundteamet jobba med.
– Har du det på plats blir det mycket lättare att leda i en sån här situation där du inte kan träffa medarbetarna lika ofta. Då kan du via Teams följa upp och se hur det ser ut. Ligger intäkterna på budget? Hur ser kundupplevelsen ut utifrån de aktiviteter som vi har gjort? Vad kan vi lägga till eller dra ifrån och hur kan vi coacha medarbetarna i det arbetet, säger Stefan Younes.
Svårare i hierarkiska företag
Att få digitalt ledarskap att fungera bra är svårare i hierarkiskt styrda företag, enligt Stefan Younes.
– Det digitala ledarskapet gör det mer nödvändigt att ta fram de här mättalen än tidigare. När man hör hur vissa kolleger i branschen uttrycker sig förstår man att de har lagt mer vikt på var medarbetarna är än på vad de faktiskt har gjort. Då blir det digitala ledarskapet svårare. Vad ska vi mäta? Du kan ju ringa till medarbetarna och säkerställa att han eller hon mår bra, men i övrigt blir det väldigt svårt om du inte har målstyrning på plats.
Olika ledarmodeller
Stefan Younes konstaterar att en majoritet av alla svenska företag är hierarkiskt styrda även om de använder sig av målstyrning.
– De har en hierarki där beslut oftast kommer uppifrån. Sen berättar ledningen hur bolaget ska nå målen och sen är det upp till medarbetarna att utföra. I stället för att ställa frågan hur man ska nå målen till medarbetarna. Det kan verka som samma sak, men det är det som skiljer målstyrningen i det hierarkiska från målstyrningen i den företagskultur som vi jobbar med. Ledningen sätter de företagsövergripande målen, men hur vi ska nå dit vill vi att teamen och medarbetarna ska jobba fram.
Nytt verktyg för ”instant feedback”
Fastighetsägarna Service använder sig mest av Teams för att leda medarbetarna på distans. Men bolaget har också ett nytt verktyg för att snabbare kunna koppla medarbetarmätningar till det digitala ledarskapet.
I stället för traditionella mätningar görs pulsmätningar där olika frågor går ut till medarbetarna vid flera tillfällen under åtta veckor.
– Verktyget är individanpassat och frågorna anpassas till varje medarbetares svarsmönster. Det gör att medarbetaren, när man tar del av sitt egna personliga resultat, får ett verktyg att identifiera utvecklingsområden för att må bättre och känna större engagemang på jobbet.
Verktyget skapar förutsättningar för att jobba på individ- och gruppnivå på ett mycket snabbare sätt i stället för att som i traditionella mätningar där det ofta tar tid innan du får feedback.
Behov av att träffas
Men digitalt ledarskap har ändå sina begränsningar. På Fastighetsägarna Service såg man att medarbetarna som jobbar hemifrån hade behov av att få träffa sina chefer. Så när den värsta smittrisken minskade i våras gjorde cheferna hembesök hos många medarbetare.
– Dels var syftet att träffas, dels att visa ett engagemang från ledarens sida. Det var väldigt uppskattat. Cheferna tittade hur arbetsmiljön såg ut och vad vi kan göra. Det var en viktig del i att försöka komplettera det digitala med att träffas, men med färre personer och säkrare.
Gäller att vara lyhörd
Stefan Younes understryker att man som ledare måste ha örat mot marken i sådana här situationer eftersom individer reagerar väldigt olika på en orolig situation i världen och att jobba hemma i en annorlunda vardag.
– Man lär ju känna kollegerna väldigt bra när det händer sådana här saker. Det ställer också krav på ledare att de är mer lyhörda. Det gäller både i digitala avstämningar när man lägger mer tid på det mjuka, hur man mår och hur det funkar, och när chefen träffar medarbetarna.
Ett gott betyg
Stefan Younes menar att pandemin har fungerat som en test som visat att målstyrningen och det digitala ledarskapet fungerar på Fastighetsägarna Service.
– Om man tittar på hur kunderna upplever oss under den här svåra situationen har de fortfarande högt förtroende för oss. Och när vi tittar på hur våra intäkter och vår lönsamhet har utvecklats så har de påverkats i väldigt liten grad än så länge. Och om man tittar på medarbetarna så fick vi ett väldigt högt engagemang på mätningen som vi gjorde i maj. Så kundupplevelse, ekonomiska nyckeltal och medarbetarna ger oss ett gott betyg.
Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se
