Svefa hjälper fastighetsbolag med aff-upphandlingar. Här ger de 7 konkreta tips för att lyckas med själva uppstarten av avtalet – implementeringen – för att ge de bästa förutsättningarna till ett fortsatt bra samarbete.
För att minska risken till strul och bekymmer i entreprenader kommer här några enkla tips för dig som beställare, eller för dig som leverantör att prata med din beställare om tidigt i processen.
Vi på Svefa ser ofta exempel på Aff-entreprenader som inte fungerar, men där det inte är något egentligt fel på avtalet eller innehållet i tjänstebeskrivningarna. Det som har gått snett är uppstarten av relationen och implementeringen. När väl relationen och leveransen börjat kantra är det svårt att komma på rätt köl igen och om det sker redan i början av entreprenaden blir det en tråkig resa.
Därför förespråkar vi varmt att man lägger lite tid och kraft på en strukturerad implementering.
Begreppet implementering och implementation
Inom Aff finns idag ingen entydig definition för det som i dagligt tal omnämns implementering. I tidigare utgåvor av ABFF återfanns termen ”etablering”, som synonymt med begreppet implementering. Begreppet används dock fortfarande – och även andra begrepp som ”uppstart” används ofta.
I grunden handlar implementering/etablering/uppstart av Aff-avtal om en gemensam process mellan Leverantör och Beställare där ett antal aktiviteter ska genomföras för att säkerställa avtalsenlig leverans från entreprenadens startdag.
Implementering som begrepp kommer till exempel från statsvetenskapen och där syftar ordet på genomförandet och förverkligandet av fattade politiska eller administrativa beslut och policys, det vill säga göra verkstad av beslut och få det att hända som man beslutat ska hända.
Inga formella krav i ABFF
Det finns inga formella krav i ABFF på vilka aktiviteter som ska genomföras vid Implementering av Aff-avtal. Det finns inte heller några krav kopplat till hur lång Implementeringsperioden bör vara – det vill säga den period som i praktisk mening uppstår från dess avtal är tecknat till dess Entreprenaden startar.
Aktiviteter som vanligen återfinns i Aff-avtal under implementeringsperioden är:
- Godkänna av Leverantörernas organisation
- Godkänna KMA-plan
- Uppvisade av styrdokument för entreprenadens genomförande (försäkringsbevis etcetera)
Implementering av Aff avtal
I samband med implementering av Aff-avtal uppstår nästan alltid en rad verksamhetsnära frågor hos parterna som behöver hanteras under uppstartsprocessen. Frågorna kräver ofta engagemang både från verksamhetsrepresentanter, till exempel driftpersonal som ska leva med Aff-avtalet dagligen och från centrala specialister, till exempel systemägare. Genom att ha handlingsberedskap för dessa frågor kan mycket tid sparas för båda parter under implementeringen:
- Hur ska Leverantören få tillgång till system och korrekt information för att kunna påbörja sitt arbete?
- Finns det begränsningar kopplat till säkerhetskrav som påverkar Implementeringen? (Tillträde till system, utrymmen etcetera.)
- Behöver personal säkerhetsprövas? (Innebär ofta lång och dyrbar ledtid under en Implementering.)
- Hur ska integration mellan system, behörigheter och utbildningsinsatser hanteras?
7 konkreta tips för att lyckas med uppstarten av avtalet, implementeringen!
För att minska risken till strul och bekymmer i entreprenader kommer här några enkla tips för dig som beställare, eller för dig som leverantör att prata med din beställare om tidigt i processen.
- Öronmärk och bemanna en organisation för såväl upphandlingen som för implementeringen –
parterna bör på ett tidigt stadium utse personer i den egna organisationen med kompetens av
verksamhetsnära frågor, miljöfrågor, säkerhetsfrågor, systemansvariga, juridik, ekonomi med flera. - Leverantörerna har ofta dokumenterade rutiner för en Implementering – detta saknas ofta hos
Beställare. Ta fram en handbok för återkommande implementeringsprojekt, den kan vara enkel eller mer omfattande, det viktiga är att det finns en struktur som är lätt att följa framöver. - Se implementeringen som en naturlig del i upphandlingsprocessen – avsätt tid (minst 3-6
månader exempelvis för en driftentreprenad) som Beställare! - Se implementeringsprocessen som ett gemensamt projekt mellan Beställare och
Leverantör – undvik att Leverantören bara ”avrapporterar” vid implementeringsmöten, här gäller det att bygga relation och förtroende för varandras kompetenser och funktioner. - Överväg att ersätta Leverantörernas nedlagda tid i implementeringen med rörlig ersättning –
ställ höga krav på Leverantörens projektplan. - Ta referenser från Leverantörens tidigare genomförda implementeringar, det visar om inte annat att ni kommer lägga tid och kraft på uppstartsfasen för att få till en så pass bra start som möjligt.
- Ta hjälp för att komma igång, det finns allt för många exempel på avtal som startat på fel sätt genom obefintlig implementering, det är svårt att komma på rätt köl om väl relationerna och leveransen börjat kantra och det kan vara svårt att hinna med i vardagen.
