Föreningen Aff Forum är mest känd för att stå bakom Aff-dokumentationen, ett hjälpmedel för att teckna avtal för tjänsteentreprenader. För att Aff-dokumentationen ska vara så bra som möjligt så arbetas det mycket med att förbättra och förändra dokumentationen, men hur går det till?
Vi frågar Anna Cedvén, ämnesexpert på Aff.
– Man kan säga att vi jobbar med flera olika delar när det gäller att utveckla dokumentationen. Dels genom stora utvecklingsprojekt, dels genom mindre förändringar och till sist även genom att förbättra själva verktyget Aff Avtalssystem.
Hur går ett utvecklingsprojekt till inom Aff?
– Det börjar med att vi på något sätt identifierar ett större förändringsbehov. Alla önskade förändringar samlas hos vårt Utvecklingsråd, som sätter ihop en utvecklingsplan med alla kommande projekt. Eftersom vi är en ideell förening beslutas sedan planen av föreningens styrelse.
När tiden är inne för att starta ett projekt sätter vi ihop ett Projektdirektiv, som anger riktlinjer och mål för projektet. När det är klart tillsätts en projektledare, och en projektgrupp bestående av medlemmar i Aff. Utvecklingsrådet beslutar och är sedan styrgrupp för projektet. När de är nöjda med resultatet så ska materialet dessutom godkännas för utgivning av styrelsen.
Det låter som många beslut?
– Kanske det, men som ideell förening är det viktigt att vi håller på beslutsgången. Både projektgrupp, Utvecklingsrådet och styrelsen är dessutom partssammansatta. Det vill säga de består av både beställare och leverantörer, samt konsulter. Vi på kansliet beslutar inte om förändringar av Aff-dokumentationen.
Vi på kansliet säger du, vilka är det?
– Det är bara jag och Philip Österlund som är vd för vårt servicebolag. Philip är vår ende anställd, själv är jag endast deltidsengagerad på konsultbasis. Aff är ingen stor verksamhet på det sättet.
Så ni beslutar inte ens om mindre förändringar?
–Nej, faktiskt inte. Stavfel, layout och liknande justerar vi när vi ser det, men annars inte. Jag samlar istället in synpunkter från våra användare, och skriver beslutsunderlag till Utvecklingsrådet. Varje möte har vi något uppe för beslut, så vi genomför många små förbättringar!
– Det vi däremot gör är att driva förändringar av vårt webbverktyg Aff Avtalssystem. Då handlar det om användarvänligheten i systemet, och inte om innehållet som sådant. Sedan det lanserades 2014 har vi kontinuerligt förbättrat systemet, så nu ser det inte alls ut som i början. Det senaste projektet handlar om att förändra databaserna så att det ska gå snabbare att arbeta i systemet.
Vad är nästa sak vi kommer att få se?
– Vi hoppas på att det blir en rejäl uppdatering av vårt mest använda tjänsteområde Fastighetsteknik. Förhoppningsvis kommer en rejält uppdaterad version publiceras före sommaren. Det ser jag fram emot!
