Så ger Skandias arbete med säkerhet hela förvaltningen bra rutiner

Niclas Wandland är Teknisk förvaltare och Tobias Heurlin är Biträdande centrumchef för Frölunda Torg.

Skandia Fastigheter äger och förvaltar köpcentrumet Frölunda Torg. Genom att aktivt arbeta med säkerhet och trygghet och certifiera det, får man rutiner i den förvaltande organisationen. Här berättar de om sitt arbetssätt som renderat högsta betyg.

Frölunda Torg ägs av Skandia Fastigheter och är ett av Göteborgs största köpcentrum med cirka 200 butiker och verksamheter, inrymda på nära 60 000 kvadratmeter och med cirka 30 000 besökare varje dag.

För att skapa ett tryggt arbetsklimat på en så stor och komplex plats är säkerhetsfrågorna en viktig del i arbetet. För sju år sedan började centrumledningen förstå vikten av att ha bättre struktur, tydlighet och ramar kring säkerhetsarbetet. Man valde då att ingå ett samarbete med en organisation som certifierar köpcentrum, enligt Shore Certifications standard.

– Det är en hygienfaktor för framtida köpcentrum – man måste ha en viss nivå av trygghet och säkerhet och kunna bevisa det genom ett certifikat, likt miljöcertifieringar som idag är en självklarhet i fastighetsbranschen, säger Tobias Heurlin, Biträdande centrumchef för Frölunda Torg.

Fått struktur tack vare certifieringen
Han säger att de alltid har arbetat med trygghet och säkerhet men att strukturen har kommit med certifieringen. Niclas Wandland är Teknisk förvaltare på Frölunda Torg och fyller i:

– Det kvalitetssäkrar vårt arbetssätt, vi använder det som ett verktyg i vardagen för oss på exempelvis Driften. Våra rutiner är uppbyggda efter det här systemet.

Certifieringen är väldigt bred, det är 850 olika kriterier som granskats inom områden som organisation, krisledning, förebyggande riskminimering och beredskap. Kriterierna ska visa på hur man arbetar rent praktiskt för att det ska vara säkert för besökare, medarbetare och leverantörer, både när det finns besökare och inte.

Två dagars kontroll
Under två heldagar går kontrollföretaget Safe Asset Group runt i köpcentrumet och kontrollerar arbetsmetodik, arbetssätt och rutiner. Stämmer det att man har gjort brandkontroll, har man fått faktura från företaget som gjorde brandkontrollen, var ligger fakturan?

Med hjälp av de dokument som tas fram i certifieringsprocessen skapar sedan Frölunda Torgs ledning styrdokument för ett bra arbetssätt.

– Vi använder oss av certifieringspunkterna och ser till att matcha och koppla dem till våra egna processer och rutiner, för att inte missa enkla steg eller gå vilse. Vi får en gedigen plattform och ett resultat som vi kan jobba med under hela året till nästa certifiering, säger Tobias Heurlin.

Hyresgästerna är viktiga
En del i trygghetsarbetet är att få med sig sina hyresgäster. Där har Frölunda Torg en utvecklad strategi. Alla butikschefer går igenom en butikschefsintroduktion där information om säkerhet, utrymning och brand ingår. Samma utbildning får entreprenörer som utför tillfälliga arbeten i fastigheten.

Alla som är anställda på hyresgästernas företag erbjuds dessutom en årlig HLR-utbildning (hjärt- och lungräddning) vilket fastighetsägaren bjuder på. Att ha så många certifierad livräddare är en fördel för platsen och det höjer även förmågan hos den som genomgått utbildningen att bli mer aktiv, om det uppkommer en stressad situation, påpekar Tobias Heurlin.

Dessutom har man en app som heter Tryggify. I den skapar man direktkontakt med hyresgäster, medarbetare och leverantörer och kan kommunicera om trygghets- och säkerhetsfrågor direkt till den privata mobilen. Hyresgästerna kan även själva kommunicera saker som har med trygghet och säkerhet att göra.

Platinum – högsta nivå
Nu är det femte året som Frölunda Torg har låtit certifiera sig och i slutet av mars fick de ett kvitto på sina ansträngningar. Certifieringsföretaget belönade dem med Platinum – den högsta nivån i den internationella säkerhet- och trygghetscertifieringen Shore för handelsplatser.

– Vi hade gjort ganska mycket innan och nu har vi åter igen fått den här genomlysningen. Man lär sig hela tiden. Certifieringsföretaget tycker att vi är exemplariska för att vi tar de saker vi inte lyckats med året innan och höjer och förbättrar oss för varje år, säger Tobias Heurlin.

Han konstaterar att de använder certifieringen som en motor som får dem att jobba framåt och han och Niclas tittar i dokumenten hela tiden och stämmer av. Bland annat har de tagit fram ett årshjul för att enklare visualisera och hantera årets aktiviteter, kopplade till säkerhet.

Kriterier för certifieringen
Kriterierna för certifiering av trygghet och säkerhet är sorterade i olika områden. Här är exempel på vad Frölunda Torg gör inom respektive del.

1. Ledningssystem
– Det är hur vi leder och kommunicerar vårt trygghetsarbete utåt och där är Tryggify ett bra exempel på det.

2. Risk- och krishantering
– Skandia Fastigheter har en central krishanteringsplan med ett digitalt krishanteringssystem som heter Murphy. Där finns dokument till den lokala krisgruppen, inkallningsordning och kommunikationsmöjligheter. Alla ska känna till den så alla vet vad de ska göra. Förutom det arbetar vi aktivt med två krisövningar per år på plats.

3. Fysiskt fastighetsskydd
– Vi har en bevakningscentral och cirka 200 kameror. Frölunda Torg är så stort att vi har ett eget vaktbolag med ronderande vakter. De har direktkontakt med sin bevakningscentral, som kan se allt som sker i gallerian i realtid. Förutom det så handlar denna punkt om fungerande fysiskt skydd som sprinklersystem och brandlarmsystem och rutiner kring det.

4. Kundsäkerhet och trygghet
– En viktig del i detta är just certifieringen och att kommunicera den; det är ett bevis på att vi gått igenom alla punkter och kan säkerställa besökarnas säkerhet och trygghet. Dessutom har vi ett infocenter som är bemannat alla öppettider för att täcka besökarnas frågor, oro och tankar.

5. Hyresgästsäkerhet och trygghet
– Förutom information, appen Tryggify och utbildning i HLR så får butikscheferna sin utbildning. Dessutom har vi en larm- och bråklarmsfunktion som hyresgästerna kan koppla till sin enhet som de bär på sig och som når vaktbolaget.

6. Säkerhet och bevakningssystem
– Det handlar om hur vi jobbar med rutiner och följer upp dem kring olika system som brandlarm och utrymning, kamerasystem, in- och utpasseringssystem, sprinklersystem och så vidare. Vi säkerställer att vi har ett skydd, helt enkelt.

7. Kontinuitetsplanering
– Vi har vår årsplanering för det interna och externa arbete med säkerhet där vi lägger in platsbesök av brandtjänsten och polisen och planerar in övningar.

Gediget arbete
De åtgärderna som har gett mest resultat genom åren är kombinationen av kameror och vaktbolag enligt Tobias och Niclas. Det har verkat förebyggande och förhindrat problematik.

– Det är ett gediget arbete som hela organisationer jobbar med här. Det handlar ju om att följa filerna, göra checklistorna, rapporterar saker på rätt sätt och se till att saker blir gjorda på ett systematiskt sätt. Det är en stor utmaning men vi arbetar verkligen med det varje dag, avslutar Niclas Wandland.

Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se