Drifts- och finansieringskostnader skjuter i höjden och det är viktigt att granska och förbättra driftnettot. När de stora bovarna, som energikostnader, har identifierats, gäller det att syna andra kostnader – se till att få ut det du betalar för.
Anders Frölander, Estate Logs
Den ostrukturerade fastighetsskötseln hämmar effektiviteten – och kostar pengar, anser Anders Frölander, VD på Estate Logs. Det finns inte samma kassaflöden idag, med dagens höga ränteläge, och man har troligtvis jobbat bra och intensivt med exempelvis energifrågor. Nästa steg är att effektivisera arbetet i fastigheterna, resonerar han.
– Min uppfattning är att fastighetsägaren ska ta ett större ansvar på det här området. Köper du till exempel in fastighetsskötsel utan att ha tillräcklig insikt i fastigheterna, kan du inte heller veta om kostnader är rimliga eller inte, säger han.
Brist på insyn en av utmaningarna
Just bristen på insyn i fastigheterna är en av orsakerna till att många betalar alldeles för mycket för sin fastighetsskötsel. Samtidigt går det att kapa kostnaderna rejält, menar Anders. Högre rapporteringskrav från leverantörerna, tillsammans med ett avtal som faktiskt speglar fastighetens tekniska egenskaper är en bra start.
– I många fall specificerar avtalet mellan parterna vad som ska genomföras – men inte hur lång tid varje arbetsuppgift faktiskt tar. Kliver man dock ned på detaljnivå ökar insikterna, säger Anders och fortsätter:
– Där hittar man effektiviteten. Det är inte säkert att skötseln är ineffektiv idag, men du kommer att se att du betalar för något som inte motsvarar den nedlagda tiden. Det är där diskrepansen finns och det är här man kan sticka hål på den ballongen.
Uppföljning avgörande
Efterfråga någon form av uppföljning från leverantören eller fastighetsskötaren. Vad är gjort, när och hur lång tid det tog. Kan leverantören inte presentera uppgifterna bör man vara vaksam, menar Anders.
– Det är absolut en varningsflagga i alla fall. Det som gör att man kommer undan med det här är för att man har hittat sina schabloner och jobbar efter det. När man får in en offert som ligger i nivå med det, så nöjer man sig. Men som upphandlare tycker jag att man ska kunna kräva mer än så.
AFF inte alltid optimalt
Han menar att många fastighetsägare styrs av driftbolagets egna avtal, som ofta grundar sig i AFF, avtalssystem för fastighetsförvaltning. Något som har fungerat historiskt – men som knappast är en optimerad skötsel, betonar Anders.
– Man tar inte hänsyn till förutsättningar i enskilda fastigheter. Vad man vill följa upp och hur man vill följa upp det. Man har inte bestämt vilka nyckeltal som är viktiga i arbetsprocessen.
Inventering för faktisk tidsåtgång
Tommy Jansson, Slättö förvaltning
Tommy Jansson, chef för förvaltningen av bostadsfastigheterna hos Slättö Förvaltning AB, berättar att de har genomfört en inventering av fastighetsbeståndets ronderings- och tillsynspunkter för att sedan utforma skötselavtal utifrån faktisk resursåtgång baserat på historisk data från liknande fastigheter.
Syftet med genomgången har varit att effektivisera förvaltningen – och samtidigt få ner driftkostnaderna. Men också se till att skötselavtalen faktiskt speglar verkligheten, och inte baseras på gängse schablonantaganden. Till sin hjälp att följa upp och hantera skötseln har man dessutom implementerat ett nytt ärendesystem i förvaltningen.
– Det här har lett till mycket stora besparingar i den delen av förvaltningen, säger han.
System för uppföljning
Han menar att det egentligen inte krävs några stora förändringar i förvaltningen, utan det handlar mer om att upprätta ett bra system för att följa upp tillsynen i fastigheterna.
– Systemet vi använder innebär att vi får en bra överblick över eventuella avvikelser i tillsynen och att vi upptäcker fel i fastigheten i tidigt skede, vilket i sig leder till både lägre kostnader och till en bättre hyresgästupplevelse. Jag upplever också att det underlättar för den tekniska personalen att få en god koll på sina fastigheter och på sina ärenden.
Fanns det något som ni identifierade som en stor ‘bov’ när det kommer till fastighetsskötseln?
– Jag skulle snarare säga att vi med hjälp av det nya systemet äntligen har fått tillgång till ett verktyg som speglar verksamheten på ett avsevärt bättre sätt i och med att onödig ”luft” kramas ur den dagliga verksamheten. Något som sparar både tid och pengar.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
