Svenska Bostäder storsatsar för att få Framtidens förvaltning

Carl-Johan Lindörn arbetar som Chef för Förvaltningsstaben.

Genom att lyssna på sina medarbetare har Svenska Bostäder tagit fram 13 förflyttningar som ska skapa en organisation och ett ledarskap som för bolaget in i Framtidens förvaltning och gör dem mer robusta för att möta morgondagens utmaningar.

Svenska Bostäder inledde 2022 en resa för att hitta nya sätt att arbeta på. Orsaken till omorganisation och nytt arbetssätt är sprunget ur workshops med medarbetare, där de fick lyfta utmaningar i sitt vardagliga arbete. Carl-Johan Lindörn arbetar som Chef för Förvaltningsstaben på Svenska Bostäder och berättar mer om förflyttningsresan för att få Framtidens förvaltning.

Hur såg processen ut för att landa i den nya organisationen?
– Den viktigaste och mest tidskrävande delen med vårt utvecklingsarbete var att lyssna in hela organisationen under det första halvåret. Vi försökte se till att samtliga medarbetare fick komma till tals och uttrycka sina tankar och idéer kring vad som behöver förändras för att vi skulle bli en bättre organisation. Detta genomförde vi både lokalt och centralt i organisationen, vilket har varit mycket uppskattat.

Vad fick ni fram på era workshops?
– Vi tog tillvara på vad våra medarbetare, som arbetar närmast kund, hade uttryckt som hinder för dem i vardagen. Detta landade sedan i 13 förflyttningar som vi såg som nödvändiga för att skapa en effektiv förvaltningsorganisation.

Hur gick ni vidare sen?
– Vi samlade alla på respektive distrikt och enheter och den närmaste chefen presenterade den nya organisationen och de roller som skulle finnas i den. Inom ett par dagar från informationstillfället hade alla träffat sin närmaste chef och fått ett erbjudande om en ny roll. Därefter satte vi ihop arbetsgrupper utifrån de nya rollerna. Några månader efter att den nya organisationen hade trätt i kraft anordnade vi utvecklingsdagar där vi fortsatte jobba med att utveckla vår organisation utifrån en strukturerad metod.

Varför behövde ni denna process?
– Genomgående för hela förändringen är att förtydliga uppdragen för alla delar av organisationen så att vi drar åt samma håll. Det innebär att vi har tagit fram en övergripande uppdragsbeskrivning för hela förvaltningsavdelningen. Vi har även arbetat fram en prioriteringsordning av ansvarsområdena och målsatt dem för att löpande kunna mäta så att vi är på rätt väg.

Hur har det nya arbetssättet landat?
– Det är en stor förändring och vi har respekt för att vi alla är individer som tar emot förändringar på olika sätt. Det har vi sett i vår organisation också. Vissa har varit väldigt positiva till förändringen medan andra har varit lite mer skeptiska. Det vi har sett genomgående är dock ett stort engagemang och en vilja att bidra till att nå våra mål och utveckla vår förvaltning.

Vad ska ni fortsätta med nu?
– Först och främst måste vi se till att de senaste förändringarna fungerar som det var tänkt, och förflytta oss från ritbordet till vardagen. Det är nu själva förändringsledningen tar fart och vi på riktigt får utveckla oss själva och vår organisation. När flera av våra medarbetare har tillträtt mer specialiserade roller, så kommer det dyka upp ännu fler förbättrings- och utvecklingsförslag som vi behöver fånga upp och hantera.

När är omorganisationen klar?
– Vi är ganska långt ifrån att vara i mål. Det hade vi heller inte räknat med att vara, i det skede vi är i just nu. Men vi kommer att fortsätta skapa forum och möjligheter för vår organisation att ge uttryck för vad man anser kan fungera bättre så att vi har chans att utveckla det – men även det som fungerar riktigt bra så att vi kan förstärka och fortsätta med de delarna.

Har ni gjort andra förändringar inom Svenska Bostäder?
– Den här delen av vår organisationsutveckling tog fart 2022. Dessförinnan har vi genomfört en rad förändringar. Bland annat har vi utvecklat våra centrala stödfunktioner och tillsatt en bosocial grupp där 10 medarbetare arbetar med utredningar av olaga andrahand, störningar samt krav och hyresrådgivning. Vi har tillsatt en teknik- och underhållsgrupp som arbetar med vår långsiktiga underhållsplanering, centraliserat vår bostadsuthyrning, tillsatt en kundvägledare som hanterar komplexa kundärenden samt en utvecklingsledare som är ett centralt chefsstöd och projektleder övergripande organisationsförändringar.

– Vi försöker alltså utveckla vår organisation löpande för att möta morgondagens utmaningar.

Läs mer om Svenska Bostäder här.