Redo om krisen kommer?

Sommarens extremvärme, de många bränderna och eldningsförbudet har knappast lämnat någon oberörd. Krisen tar aldrig semester. Det gäller att vara beredd när det är bråttom. Vem gör vad när det brinner i knutarna? Hur kan vi vässa vår krisberedskap? Har vi rätt kompetens?

På Stockholmshem, med sina drygt 50 000 hyresgäster och med ett innehav på över 400 fastigheter, arbetar Maria Deronius som säkerhetschef.

Ett stort och brett uppdrag som handlar om både ”stöd och styr”, helt beroende på vilka behov som ska fyllas för stunden. Det gäller att vara både lösningsorienterad och flexibel.

Ett kall
– Det kan låta som en floskel men det krävs ett genuint intresse och ett ”kall” för att sätta bolagets väl framför sitt eget intresse oavsett tid på dygnet, storhelger eller semester. Det är min erfarenhet att det ligger nära till hands att tänka på säkerhetsfunktionen som stöd, i första hand, när något går fel, resonerar hon.

Läs mer: Säkerhetschef på ett fastighetsbolag. Vad är viktigt att tänka på om en sådan funktion ska tillsättas?  

Maria Deronius betonar vikten av struktur och rutiner när det kommer till krisberedskap och krishantering. På Stockholmshem utgår arbetet från en egen framarbetad beredskaps- och säkerhetspärm där krisledningens roller är ansvarssatta och beskrivna.

Här finns också checklistor, mallar, kontaktnummer, rutiner rörande specifika händelser (till exempel GDPR, hot & våld, dödsfall) och en fördjupningsdel (till exempel försäkringar, ansvar och roller på skadeplats med mera.

Krisövningar av olika slag
– En gång per år har vi inplanerade krisövningar och vartannat år brukar jag ordna en skrivbordsövning. Annars upphandlar vi ett bolag som får arbeta fram ett upplägg med skarp övning utifrån givna grundförutsättningar. Scenariot baseras vanligen på samtida utmaningar, till exempel svarta kontrakt, förtroendekris, ockupation, skadedjursproblematik eller skada för varumärke, säger hon och fortsätter:

– Under skrivbordsövningen diskuteras och eskaleras problemet med olika vinklingar. Man brukar väldigt enkelt upptäcka eventuella luckor eller behov i rutiner, resurser och kontaktvägar som kan förbättras. Är något oklart för någon så är det här också ett tillfälle att skapa samsyn, förståelse och ibland göra justeringar.

Interna mullvadar
När det gäller skarpa övningar beskriver Maria Deronius för upphandlat bolag vilka delar av organisationen som ska beröras. Ett par kollegor i skilda delar av Stockholmshem får agera mullvad och utforma specifikt scenario till övningsdagen.

– Det innebär att vi får värdefulla inspel från organisationen och dessutom har de som övar inte en aning om vad som kommer att hända, hur utvecklingen blir och vem som blir inkallad eller kontaktad. Det gör det hela mer likt en ”riktig kris”, säger hon.

Utöver de arrangerade krisövningarna är Maria Deronus mån om att lägga tid på att utvärdera de oönskade händelser som också inträffar ibland i vardagen och som ska hanteras.

– Se dessa som ofrivilliga övningar. När det akuta är hanterat, ge er tid till erfarenhetsåterföring. Det är jätteviktigt att inte låta det tillfället gå till spillo. Det finns massor att lära sig, förfina och ta vara på löpande. Det gäller oavsett om man är nöjd eller missnöjd med insatsen som gjorts.

Besök tung industri
Hennes rekommendation är att hämta inspiration, ha utbyte med och besöka branscher och arbetsplatser med högre kravställning än den egna.

– Titta gärna på tung industri, objekt som lyder under säkerhetsskydd och så vidare. I och med att de generellt sett är känsliga för driftstörningar och arbetar i en utmanande miljö där incidenter har stor påverkan brukar deras system och rutiner hålla hög nivå, förklarar Maria Deronius och fortsätter:

– Dels är riskarbetet vanligen långt framskridet och moget och dels brukar arbetsmiljöfrågorna ligga högt på agendan. Det gör också att kommunikationen rörande säkerhet och krishantering är genomtänkt och håller god kvalitét.

Vädjan i värmen 
När det gäller sommarens väder, och de risker som uppstår i och med extrem värme, var just kommunikationen i centrum. Maria Deronius beskriver hur Stockholmshem snabbt använde sina digitala kanaler och lappade i trapphusen med information om eldningsförbudet och vädjade till hyresgästerna att respektera det och inte använda grillar på gårdar, eller egna grillar.

– Vi hade även väldigt många samtal till vår kundtjänst i somras om värmen. Det vi kunde göra var att tipsa om hur man kan få svalare inomhus och det gjorde vi efter bästa förmåga.

Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se

Läs hur Stockholmshem formulerade sig om värmen på webben: När det är varmt både ute och inne

Maria Deronius, säkerhetschef Stockholmshem

Maria Deronius

Anställd sedan: 2007
Drömjobb som barn: polis, veterinär eller astronaut
Det här behöver fastighetsbranschen mer av: säkra digitaliseringslösningar

Vilka är fastighetsbranschens specifika risker?
Maria Deronius menar att de verksamhetsspecifika riskerna för fastighetsägare är ganska grundläggande och har mycket att göra mycket med ägande och förvaltning– ekonomi, utveckling, kris och verksamhetsledning, planerat underhåll, uthyrning, drift, tillsyn, skötsel och myndighetskrav samt trygghet och säkerhet, det vill säga fysiskt och preventivt skydd och säkerhetsarbete.

Utöver det är egendom det som är skyddsvärt– mot brand, vatten, skadegörelse, skadedjur och så vidare.

– Vår strävan är självfallet att det arbete vi gör, vårt förebyggande trygghetsarbete och säkerställande av korrekt och löpande drift, ska komma kunden tillgodo och gör att den som bor hos oss ska känna sig trygg och säker i sitt hem likväl som i närmiljö, alla tider, alla dagar, året om.

Hon ser även miljörisker orsakade av klimatförändringar som högaktuell fråga, på många sätt.

– När det gäller nyproduktion finns en utmaning i markanvisningar. I det befintliga beståndet har vi att hantera riskerna dels genom kontinuerlig förvaltning men även genom ombyggnation och beredskap. Stockholmshem arbetar med en sårbarhetsanalys där vi tänker oss titta närmare på bland annat övertemperaturer och skyfall, men frågan och dess olika vinklingar finns även med i vår risk- och sårbarhetsanalys.

En del av riskbilden som Maria Deronius slutligen vill lyfta fram rör produktion, säkerställande av korrekta avtal och uppfyllande av sociala villkor och krav från samtliga leverantörsled.

Här arbetar Stockholmshem med projektet ”Rättvist byggande” vilket bland annat innebär att de löpande utför byggarbetsplatskontroller för att säkerställa att rätt entreprenörer är på plats och att alla arbetande har rätt dokumentation och tillstånd för att befinna sig på byggarbetsplatsområdet. Ett projekt Stockholmshem gärna berättar mer om och uppmuntrar andra att ta efter.

Läs fler artiklar på Förvaltarforum Kompetens