Liksom att kroppens alla organ måste samverka för att vi ska leva, är det lika viktigt att en fastighets olika system måste jobba tillsammans för att magi ska uppstå. Annars blir det olycksamma krockar och magin uteblir.
Kan man jämföra ett fastighetsbolags IT-system med den mänskliga kroppen? Om jag påstår att fastighetssystem och ekonomisystem är ett bolags hjärta och lungor, skulle då en datasjö med BI-förmåga vara bolagets hjärna? Likheten med den mänskliga kroppen är slående i det faktum att systemen precis som våra organ är fantastiska var för sig men magin uppstår när dessa samverkar.
Vad händer med magin när det uppstår krockar mellan systemen?
En fråga som blir alltmer aktuell är vilket system som äger bolagets masterdata. Svaret på frågan kan framstå som väldigt enkel och någon skulle nog säga att fastighetssystemet är det system som stödjer affären och självklart även det system som äger all masterdata. Medan ett ekonomisystem är ett stödsystem som hjälper bolaget att följa lagar och hålla reda på finanserna. Men å andra sidan skulle någon annan tycka att det enkla svaret på frågan är att ekonomisystemet är företagets affärssystem och därmed är det system som äger all masterdata.
Men är det, och behöver det ens vara, på det ena eller andra sättet?
Det är inte ovanligt att ett företags systempark är moduluppbyggt allt för att få ut det mesta och bästa ur olika IT-systemstöd men även för att ha flexibilitet och förenkla vid systembyten. Ju fler system ett företag har desto större risk är det att samma masterdata bor i olika system och en ännu större risk är att datan dessutom läggs upp på olika sätt. Vi kan ta kunddata som exempel där ett bolag har sitt register över hyresgäster i fastighetssystemet och där även allt arbete med hyresreskontra sker. Samtidigt sker all annan fakturering från ekonomisystemet och därmed finns även registret över kunder och kundreskontra i ekonomisystemet.
Vi har alltså en kund men två kundregister och därmed masterdata i två olika system. Vi har förmodligen två olika kundnummer och har vi dessutom lagt upp kunderna på olika sätt kan vi vara säkra på att vi har en potentiell krock.
Vad händer när man vill byta system?
Nu säger säkert någon att så länge vi inte integrerar informationen mellan de olika systemen och om vi hittar lösningar som fungerar att knyta ihop till exempel kunderna så är det inget problem. Så kan det mycket väl vara men vad händer den dagen du behöver byta ut ett eller flera system? I den systemkartläggning av fastighetssystem som vi på Meta gjort kan vi till exempel se att det är väldigt olika mellan de olika leverantörerna när det handlar om förmågan att hantera kund och leverantörsreskontra. Det kan även innebära att det skiljer sig mellan systemen var man har sitt kund- och leverantörsregister. När det sedan är dags att byta systemleverantör kan det bli väldigt stökigt om du har dubbla register för samma masterdata.
Vart vill jag då komma med allt detta?
Att vi behöver ta kontroll över vår masterdata är ingen nyhet och det finns många artiklar och andra publikationer som handlar om masterdata och masterdata management. Men det tåls att nämnas igen för det är allt för ofta som detta glöms bort och kommer upp till ytan vid till exempel ett systembyte. Då när man redan befinner sig i en pressad och stressad situation är det inte riktigt läge att börja städa sin data. Det gäller att förekomma och ha rutiner, strukturer och arbetssätt för att ständigt kvalitetssäkra sin data.
Jag vill också trycka på hur viktigt det är att vi inte ser de olika IT-systemen som isolerade öar varken i förvaltning eller den dag vi behöver byta ut ett av dem. Det är lätt att bara fokusera på ekonomisystemet vid ett ekonomisystemsbyte. Men det är här vi behöver tänka människokroppen och att ensam inte är stark. Vi behöver säkerställa att lungorna är mottagliga för syret som hjärtat pumpar ut och att vi har en sömlös övergång även efter ett utbyte.
Ställa relevanta krav vid systembyte
Det är viktigt att du redan i kravarbetet inför ett utbyte av ditt ekonomisystem förstår vilka styrkor och svagheter ditt fastighetssystem och andra affärskritiska IT-system har. Så att du kan ställa relevanta krav för att få ett system som inte bara stödjer dina processer utan även som stöttar din systemförvaltning på ett sätt som passar just din organisation.
Jag började den här artikeln med att fundera på om man kan jämföra ett fastighetsbolags olika IT-stöd med den mänskliga kroppen och svaret på den frågan är kort och gott; Ja, magin uppstår när vi samverkar.
Under året utökar vi på Meta dessutom vår systemkartläggning genom att ta fram en förenklad kartläggning av ekonomisystem.
Camilla Törnroos
Meta
Partnertext från Meta
