Visst är det värdet vi vill åt?

För att få ut det bästa möjliga av att digitalisera våra fastigheter ska vi inte starta med nya dyra tekniska system. Istället ska vi börja med informationen – vad finns och vilken nytta kan den skapa. Då får vi ett verkligt värde anser Anna Cedvén.

För ett tag sedan skrev Per Forsling, Chef för Teknik och Verksamhetsutveckling på Jernhusen, en krönika här på Förvaltarforum om att vi behöver förvalta både den fysiska byggnaden och den digitala informationen – och i och med det kan behovet av en ny roll som informationsförvaltare uppstå.

Det här är ett ämne som engagerar. Alltför många gånger har jag hört något entusiastiskt om att 3D-scanna fastigheter och kunna vandra runt i dem digitalt, samtidigt som man inte ens kan svara på hur många kvadratmeter BTA en viss fastighet har eller hur många ventilationsaggregat det finns.

Skilja på ansvar och arbetsuppgifter
Och alltför ofta är det Någon Annans Ansvar, i synnerhet i större organisationer. Därför reagerade jag på förslaget om att dela upp förvaltningen på än fler roller. Men samtidigt är det helt klart att den som är duktig teknisk förvaltare av en fysisk fastighet inte kan förväntas ta hand om allt det digitala också, så vi behöver absolut personer som arbetar med att förvalta den digitala informationen.

Men hur ska vi göra då för att skapa lite ordning och reda i den nya digitala världen?

Lösningen är att skilja på ansvar och arbetsuppgift, samt på information och tekniska lösningar. När vi gör så, kan vi också skapa en karta för hur vi ska komma framåt.

Att tänka på framöver
Sammanfattningsvis behöver vi hålla följande saker i huvudet när vi tar oss an digitaliseringen:

1. Informationen är viktig för många, och den finns på olika ställen. Det är skillnad på att ansvara för informationen i sig, och att ansvara för tekniken som i sig hanterar informationen (systemen). Det första är verksamheten, det vill säga förvaltningen, och det andra är IT. Och vi behöver samarbeta!
2. Det är skillnad på ansvar och arbetsuppgift. Det måste vara fastställt vem som ansvarar för något, även om arbetet i sig kan delas på fler personer. Det vill säga -förvaltaren ansvarar för sin fastighet, inklusive den digitala informationen om den. Samtidigt kan någon annan ha till uppgift att praktiskt granska och säkra upp informationen i olika system. Ansvaret för att systemen fungerar som tänkt är ytterligare en annan person, sannolikt på IT-avdelningen.
3. Informationen är alltid överordnad den tekniska lösningen. Coola tekniska lösningar som saknar kvalitetssäkrad information är inte värt så mycket. Många försöker hoppa över det tråkiga steget att först säkra informationen och i stället gå direkt på systemen, men det är som att slarva med grundläggningen. Systemet måste innehålla korrekt information, nu och framöver, om det ska skapa värde.
4. Vi har redan mycket information i gemene fastighetsorganisation, men vi använder normalt bara en liten del av den. Ofta saknas det bra rapporter och analysverktyg som gör att informationen mest ligger och skvalpar runt i flera olika system. Kartlägg vilken information som finns, och i vilka olika system. Börja sedan använda det som finns!
5. Genom visualisering och transparens kan vi öka intresset för korrekta data i organisationen, och även få ut värdet av den data vi redan har. Att lägga resurser på att skapa rapporter och möjliggöra analys är A och O. Först när vi sätter samman informationen ger den oss rätt värde. Se sedan till att sprida informationen och involvera personalen. Om man varje månad publicerar energianvändningen per fastighet, kommer sannolikt olika felkällor att uppmärksammas. Dessutom ökar helt säkert intresset att börja arbeta med energianvändningen!

Så börja inte med att investera i dyra system. Börja i stället med att i projektform identifiera hur ni arbetar med information, vilken information ni har och vad ni vill uppnå framåt i arbetssätt. Sedan är det dags att gå på systemen. Då kan ni skapa värde på riktigt.

För visst är det värdet vi vill åt?

Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader.