För att lyckas med sitt projekt, oavsett storlek, finns det några faktorer man bör ha koll på. Branschstandarder, rimliga tidsplaner och ständig dialog med entreprenören är några. Men även ekonomiska avstämningar och att ha helikopterperspektiv.
Jonas Malm, projektledare på Einar Mattsson.
– Grundstenarna för projektledning är tid, ekonomi och kvalitet. Det gäller att fånga upp det kritiska i ett tidigt läge, säger Jonas Malm, projektledare på Einar Mattsson och fortsätter:
– Det är så himla lätt att projekt blir lite dragkamp mellan beställare och entreprenör om allt inte går som det ska. Men man får försöka att ta ett steg tillbaka och försöka se den stora bilden. Vägen framåt är en gemensam lösning. Det funkar kortsiktigt att köra över någon, men sen är det ju kört. Målet är nöjda kunder och en lönsam affär för alla.
För att ett projekt ska lyckas, oavsett omfattning, är det viktigt att hålla ett öga på flera faktorer. Att följa branschens standarder är grundläggande för ett kvalitativt arbete, menar Jonas Malm. För att säkerställa det brukar han genomföra normerande besiktningar, det vill säga kontroller på exempelvis badrum i ett tidigt skede.
– Det sätter en standard för alla andra badrum. Det är fördelaktigt för oss eftersom det möjliggör tidig upptäckt och åtgärd av eventuella problem. Då slipper man göra om på alla badrum, utan kan justera innan de är klara.
Skippa optimistiska tidsplaner
Det är också centralt att upprätta en realistisk tidsplan, vilket kan kräva en del kartläggning av projektets olika skeden; när man ska följa upp vad, och hur man följer upp det, berättar Jonas. Och att sätta en rimlig besiktningsplan och ha tydliga datum att jobba mot.
– Det är väldigt viktigt att den redan från början är korrekt, och att momenten faktiskt följer verkligheten. Börjar tidsplanen slira och veckorna går, då går det inte att rätta till. Där behöver man hela tiden justera planeringen så att man ligger i tid, säger Jonas och fortsätter:
– En klassiker är att man flyttar fram ett moment, men man har kvar samma tidsram. Då blir det massor av moment i slutet. Men det blir bara kaos. Det blir dessutom väldigt ineffektivt när det alla moment flyttas till slutet av projektet.
Han berättar att det också handlar om att vara ute på plats och försöka bilda sig en uppfattning om projektets status.
– Inte bara under byggmöten. Jag försöker få till en rundgång på bygget en gång i veckan, då får man en bra bild över hur allt fortlöper. Då har man också fått se det med egna ögon, och även om man inte är någon expert på byggproduktion så brukar man kunna skapa sig en egen uppfattning.
Ekonomiska avstämningar
Regelbundna ekonomiska avstämningar är också viktiga för att hålla budget. Det är även viktigt för att justera kostnader vid behov. Men samtidigt får man inte tappa det stora perspektivet, menar Jonas.
– Se till att få in ekonomiska prognoser löpande för att kunna se vad allt slutar på. Genom att försöka få svar på vilka hinder entreprenören ser, kan man skapa sig en bild över vad som kommer i framtiden. Det kan vara lugnt och sen helt plötsligt kommer ÄTA-kostnader (Ändringar, Tillägg och Avgående arbeten) som sticker i väg. Det kan vara svårt att förutse ekonomi.
Varför är det viktigt att alltid hålla tidsplanen?
– Intäkter kan gå förlorade om projektet går över tid. Om det ser dåligt ut måste man sätta sig ner tillsammans med alla parter och stämma av hur det faktiskt ser ut. Entreprenören måste kanske inse att här behöver vi agera, till exempel förlänga tiden eller ta dit fler byggarbetare. Komma fram till en lösning som funkar för båda parter. Det kan ju faktiskt innebära viten för entreprenören.
Andra tips?
– Försök hantera en del frågor på möten i stället för via mejl. Att man pratar öppet och löser frågorna face to face. Tonen kan lätt misstolkas i ett mejl och det blir långbänkar. Ibland får man komma överens om att vara oense, men ändå hitta en väg framåt.
Råd för lyckad projekthantering:
- Fokusera på tid, ekonomi och kvalitet. Identifiera kritiska faktorer tidigt.
- Sträva efter gemensamma lösningar och undvik konflikter mellan beställare och entreprenör.
- Genomför normerande besiktningar, till exempel på badrum, för att tidigt identifiera problem.
- Upprätta och justera tidsplaner baserade på projektets verkliga förlopp.
- Håll dig uppdaterad, eller kom överens om rutiner, för ändringar och extraarbeten, ÄTA, så att det inte drar iväg.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
