Som fastighetsägare kan det vara utmanande att drifta och förvalta ett stort bestånd. Tänk då att äga 200 fastigheter, spridda över hela Sverige, och förhandla enskilt med varje hyresgäst – den lokala handlaren. Det är ICA Fastigheters verklighet.
Patrik Fornander, ICA Fastigheter
ICA Fastigheter ingick ett nytt förvaltningsavtal 2020 och då började man fundera över vilka verktyg som behövdes för att framtidssäkra drift och förvaltning.
– Vi behövde ett driftverktyg, ett SCADA-system, som kunde hantera alla våra 200 fastigheter, spridda över hela landet, berättar Patrik Fornander, Strateg Teknik på ICA Fastigheter.
Det man insåg tidigt var att man behövde homogenisera fastighetsbeståndet och bygga upp de tekniska förutsättningarna – för att kunna göra hela beståndet ”förvaltningsbart” och möjligt att drifta centralt.
Förvaltningsbart i tidigt skede
Tanken på förvaltingsbarhet finns därför numera redan på tidigt stadium; vid investering i ny exploateringsmark eller vid köp av befintliga byggnader, för ny etablering. Bygger man nytt, om eller till använder man standardiserade metoder och system. Förvaltare finns med i tidigt skede med sin input, eftersom de vet vad som gör en fastighet förvaltningsbar i slutändan.
Man har även behövt strukturera och anpassa arbetssättet så att det har blivit mer homogent. Tack vare digitaliseringen har man gått från enskilda personers dokumentation till gemensam plattform för den tekniska dokumentationen.
Förenklar upphandlingarna
Den nya strukturen har gjort att man har kunnat få till ett gemensamt energiövervakningssystem i hela beståndet, som ett led i att nå målet att bli klimatneutralt 2030. Tidigare hade i stort sett varje enskild ICA-fastighet sitt eget lokala tekniska system.
– Vi har koncentrerat oss på att uppgradera styr, vent och rör. Det är viktigt för oss att få det lika. I vissa delar är det styrt till en exakt utrustning och det förenklar upphandlingsförfarandet, processen och metoden, säger Patrik Fornander.
Hittills har man driftoptimerat 60–70 fastigheter och har fler på gång. På de platser där man är klar med alla nyinstallationer låter man en extern firma bevaka systemet 24/7 för att upptäcka brister och göra injusteringar i upp till ett år. Sedan tar man över och sköter det med central övervakning.
Flera vinster
Vinsterna man har fått genom att effektivisera driften är flera. Dels ser man i realtid när något är tokigt. Tidigare kunde en drifttekniker upptäcka en brist efter en vecka eller fjorton dagar, beroende på hur ofta denne var på plats.
– I värsta fall såg du det på kvartalsfakturan som kom ett kvartal senare, säger Patrik Fornander.
Larmhanteringen har man också sparat in på genom att bedöma från distans om något verkar akut eller inte. Dessutom har man uppdaterat till modern teknisk utrustning, vilket minskar underhållsbehovet.
– Vi räknar med att tjäna mellan 5–10% i energibesparing, bara genom att driftoptimera. Dessutom har vi minskat utryckningar på felanmälningar med 25 %. Och ju fler vi får uppkopplade så kan vi också benchmarka mellan likvärdiga fastigheter.
Utmaning med unik affärsmodell
Men det finns även utmaningar för ICA Fastigheter att rulla ut energiprojekt i sitt bestånd och det beror på företagets unika affärsmodell. En majoritet av hyresgästerna är enskilda ICA-handlarna som hyr enligt kallhyra. Alltså betalar de sin energianvändning utanför hyran.
Detta har man löst genom att ICA-handlaren får vara med och delfinansiera energiprojektet. ICA Fastigheter tar fram en kalkyl som påvisar trolig energiminskning och handlaren får betala för investeringen med motsvarande procentsats.
– Vår affärsmodell ger utmaningar. En kedja som äger såväl fastigheter som butikerna kan bestämma centralt att göra energiprojekt rakt över linjen. Vi måste komma överens med den enskilde handlaren och vissa tvekar, säger Patrik Fornander.
Förstå investeringens pay-back
Han anar att det är världs- och ränteläget som ställer till det. Tidigare var det ganska självklart att fastighetsvärdet steg när man gjorde en stor investering men så är det inte längre, enligt honom.
För att få med sig kunderna/handlarna på tåget gäller det att inte förhandla utan snarare förklara, vara öppen med kalkylerna och få dem att förstå investeringens pay-back. För en del av dem är det återbetalt på två–tre år menar Patrik Fornander.
Han spår även andra vinster framöver.
– Får vi göra energieffektivisering i alla fastigheter skulle vi kunna plocka bort värmebehovet till 100%. Det som driver värme i moderna livsmedelsbutiker är kylan i kyldiskarna. Kopplar vi ihop fastighetsvärmen med butikskylan kan vi kapa fjärrvärmeledningarna, eller varifrån man nu får sin värme.
Oavsett så ger energiprojekten vinster för både ICA Fastigheter och handlare i slutändan. Rent ekonomisk är det handlarna som vinner mest på dem.
– ICA Fastigheter räknar ju med andra vinster också, i och med att det blir bättre att förvalta genom den centrala driftövervakningen. Vi går från att vara reaktiva till att bli mer proaktiva i vårt arbete med drift och förvaltning.
Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
