Wivecka Ljungh berättar i sin krönika om hur bostadsbolaget Mimer i Västerås arbetar med att jämka samman struktur och kultur på arbetsplatsen. – Vi tror att det är en av de största framgångsfaktorerna vårt företag har.
Jag har glädjen att få vara HR och kvalitetschef på Mimer.
Det började med att vårt företag hade en väldigt stark kultur 2015. Vi hade beslutat oss för att bli Sveriges bästa bostadsföretag 2020.
För att bli bäst ville vi ha ”engagerade medarbetare som arbetade med hög kvalité och ständiga förbättringar som skulle ge oss nöjda kunder och god lönsamhet”.
På den tiden var jag HR-chef. Vi hade en stark kultur men det var inte någon styrka i strukturen. Vi hade 4 tydliga mål för att bli bäst i Sverige, ett av dem var att få Utmärkelsen Svensk Kvalitet.
Kultur och struktur – hand i hand
Vi hade alltså 5 år på oss. Det såg ut som en omöjlighet. Min oro var att kvalitetsarbetet skulle kväva kulturen och göra oss mindre agila, mer fyrkantiga.
Vår nye kvalitetsutvecklare, Jörgen Brokås, hade tidigare erfarenhet av att det var svårt att få till ett kvalitetsarbete utan en kultur som stöttade arbetet.
Så vi beslutade oss för att jobba tillsammans med kultur och struktur, hand i hand. Nu så här efteråt tror vi att det är en av de största framgångsfaktorerna vårt företag har.
Vad innebär det att vara agil?
I en värld där utvecklingen och förändringarna sker allt snabbare så behöver vi bli mer agila, men vad innebär det egentligen? Agil kommer från engelskan Agile som kan översättas med lättrörlig. För drygt 20 år sedan togs det agila manifestet fram med följande 4 grunder:
- Individer och interaktion före processer och verktyg
- Fungerande mjukvara/produkt/tjänst framför massa dokumentation
- Samarbete med kunderna före kontraktsförhandlingar
- Reagera på förändringar före att följa en uppgjord plan
Om man vill bli mer agil så behöver man jobba med dessa fyra grunder. Vi behöver inse att processer inte styr oss, de förändras hela tiden utifrån förändringar när medarbetarna har dialog och utvecklar arbetssätten och målen.
Det viktiga är att processerna blir bättre och bättre och hänger med och då måste samarbetet i organisationen fungera, kulturen stöttar strukturen. Det är tanken med processarbete, att hela tiden jobba med ständiga förbättringar men göra det systematiskt och mot gemensamma mål.
Dokumentation är viktigt
Vi måste ha fokus på att vår produkt och våra tjänster ska skapa nöjda kunder, det innebär inte att vi ska strunta i att ha dokumentation men vi ska ha nödvändig dokumentation som skapar värde för organisationen. Vi brukar säga att vi ska dokumentera i tre fall:
- För att säkerställa att inte kunskapen försvinner om en medarbetare slutar.
- För att tillgodose lagkrav
- För att säkerställa att vi alla gör på samma sätt, det bästa sättet och när vi hittar ett bättre sätt ska alla veta om det och göra på det nya sättet. Det ska vara lätt att göra rätt.
Sen behöver inte dokumentation vara stora processkartor. Ibland är de bra att ha men ibland räcker det med en checklista eller kanske en instruktionsfilm.
Vi har en plan!
Vi måste hela tiden vara öppna för förändringar men det betyder inte att vi inte ska planera. Det är lättare att vara förändringsbenägen om man har en plan. Planera bra men var förberedd på att planen kan ändras.
Det är inte ett misslyckande utan ett bevis på att vi är flexibla och har lätt att ändra oss när det blir nya förutsättningar.
Vi utvärderar och förbättrar
Hos oss på Mimer så jobbar vi hela tiden efter PDCA, Plan, Do, Check och Act.
Det betyder att vi planerar väl, vi genomför men sen utvärderar vi och så förbättrar vi. Hela tiden om och om igen, ständig utveckling.
Fokus ligger på involvering av alla, att leva värderingarna: Omtanke, Nytänkande och Engagemang och att skapa mervärde för våra kunder och ägare och det gör vi genom att ständigt utvärdera och förbättra och genom att ha tydliga mål som vi ser till att nå.
Kultur och Struktur, hand i hand fungerar alldeles utmärkt.
Wivecka Ljungh,
HR- och kvalitetschef, Mimer
