Säkerställ ständiga förbättringar och utveckling av verksamheten genom processförvaltning
Hur många av er som läser detta har själva initierat eller varit delaktiga i att utveckla och beskriva er verksamhets processer?
-
Ganska många skulle vi tro
Hur många av er har era processer uppdaterade med aktuella arbetssätt och tillgängliga för medarbetarna som stöd i det dagliga arbetet?
-
Inte lika många är vår gissning
Många av de företag vi kommer i kontakt med, på ämnet processutveckling, har i en pärm eller på en filserver ett upplag med processer de utvecklat under årens gång. Några medarbetare vet att de finns och några har ingen aning. Arbetssättet och kanske även organisationen har förändrats sedan processerna togs fram men inga justeringar har skett i det befintliga materialet.
Det arbete som, vid den tidpunkt då processerna togs fram, engagerade företagets ledning och medarbetare och troligen kostade en rejäl slant i både arbetsinsats och reella pengar har i princip sjunkit ned i glömska och försvunnit.
Varför processutveckla
Innan vi tittar på hur processerna bör förvaltas och ständigt utvecklas vill vi beskriva varför vi förespråkar att använda processer till att beskriva och förädla arbetssätt och flöden.
Med hjälp av processer kan man enkelt dela upp och beskriva de olika aktiviteterna i ett arbetsflöde.
Genom att beskriva hela arbetsgången ges ett helhetsperspektiv och förutsättning för att medarbetarna får samsyn kring hur arbetet ska ske, både på individuell och övergripande nivå.
Vidare kan processerna ge stöd i det kontinuerliga utvecklingsarbetet, användas som verktyg för att fånga upp och beskriva problem- och förbättringsområden och säkerställa att det är tydligt vilken roll som ansvarar för vilken aktivitet.
Genom att beskriva arbetsmoment i processer reduceras risken att en enskild medarbetare sitter med kunskaper och erfarenheter som försvinner om medarbetaren slutar. Nya medarbetare kan vid on-boarding enkelt sätta sig in i arbetssättet och arbeta på samma sätt som sina kollegor.
Hur ser vi till att göra processerna synliga och tillgängliga
Processarbetet sker lämpligtvis i workshopformat med deltagande av de roller och verksamheter som berörs. Dokumentation av resultatet kan göras på flera sätt, det finns specialistsystem som riktar sig mot processutveckling men det går även att använda mer allmänna system såsom Power Point eller Visio för att dokumentera. Det som är viktigt är att alla involverade ”pratar samma språk” dvs använder samma symboler och metod.
I genomförandet av processworkshop är det extra viktigt att klargöra de gränssnitt där överlämningar sker till en annan roll eller enhet. Utan en tydlig kravställning försvåras uppföljningen och säkerställandet att rätt produkt eller tjänst levererats.
För att få processen som en naturlig del av arbetsdagen bör den göras enkelt åtkomlig för medarbetarna. Vi rekommenderar att publicera processkartan på intranätet eller liknande där den enkelt hittas och används.
Det är naturligtvis inte allt som ska beskrivas i processform. Till aktiviteter i processer kan stödjande dokument såsom checklistor eller rutinbeskrivningar tas fram för att förtydliga vad aktiviteten innehåller. För enkel åtkomst till checklistorna och rutinbeskrivningarna bör dessa kopplas till relevant processteg i de publicerade processerna.
Tänk på att prioritera i ert processutvecklingsarbete, fokusera på områden där ni idag ser störst utvecklingspotential eller där problem och utmaningar finns.
Hur ser vi till att processerna bidrar till ständig förbättring i vår verksamhet – Processförvaltningsplan
Genom att ha tillgängliggjort processerna och integrerat dem i det dagliga arbetet har vi undvikit fälla nr 1, pärmvärmaren. Nu återstår att säkerställa att arbetssättet fortsätter att utvecklas och illustreras i processerna. Detta görs med fördel genom att ta fram en processförvaltningsmodell som beskrivs i en processförvaltningsplan.
Processförvaltningsplanen beskriver hur processer ska förvaltas och förädlas i verksamheten. Dokumentet beskriver hur ansvarsfördelningen ser ut och vilka aktiviteter respektive roll förväntas utföra med vilken periodicitet. Processförvaltningsplanen kompletteras, anpassas och justeras löpande vid behov.
I processförvaltningsplanen beskrivs även vilka aktiviteter som ska ske för att säkerställa att arbetssättet och därefter processerna utvärderas och justeras för att uppnå ständiga förbättringar.
Vi anser att tre roller är nödvändiga i en processförvaltningsorganisation. Nedan visas exempel på ansvarsområden för respektive roll:
Processförvaltare
har det övergripande ansvaret att sprida processtänket i verksamhetendokumenterar och publicerar förändringar i processkartan och därigenom säkrar bibehållen kvalitet, metod, nomenklatur och logik/relationer mellan processer
Processägare
-
Ständigt utveckla och förbättra processen och dess tillhörande mallar, checklistor och rutinbeskrivningar
-
Involvera rätt kompetenser och resurser för att utveckla processen och säkerställa att andra processägare involveras om ändringar i den aktuella processen påverkar andra processer
Processledare (Utses av processägaren vid behov)
Operativt insatt i den aktuella processen och har intresse och förmåga att optimera arbetsflöden
Aktivt inhämta kollegors synpunkter och förbättringsförslag och att sedan till processägaren föreslå förändringar i befintliga processer och vid behov föreslå nya processer
Säkerställa att processens tillhörande mallar, checklistor och rutinbeskrivningar används, uppdateras och vidmakthålls
Utöver ovanstående roller har självklart även ledningsgruppen ett ansvar i att fatta beslut som påverkar huvudprocesskartan och/eller ger stor påverkan på arbetssätt och processer
Sist, men viktigast, medarbetarna. Medarbetarna ska ha såväl skyldighet som rättighet att till processägare eller processledare lyfta förslag till justeringar av processer. Det är medarbetarna som i sin vardag ser var i arbetssätten som förändring och förbättring behöver ske.
Hur vet vi att förändringar och arbetssätt leder till förbättring och effektivisering
Att arbeta processbaserat ger som vi beskrivit ovan många fördelar. Men hur kan vi säkerställa att strukturen leder till förbättring och effektivitet? Det är ju egentligen självklart att vi planerar och utför vårt arbete på ett sätt så det uppfyller de krav som verksamheten har fått genom ägardirektiv, verksamhetsplan etc.
Genom att mäta förflyttningen som sker vid införande av nya eller justerade arbetssätt, med hjälp av nyckeltal, ges förutsättningar att se att förbättringarna i arbetssätt ger avsedd effekt. Nyckeltalen kan med fördel kopplas till bolagets övergripande strategiska mål eller till en avdelnings nedbrutna mål.
Nyckeltalen bör följas upp årligen. Om önskad förflyttning inte sker ska en analys inledas om vilka aktiviteter som kan behöva startas upp för att nå målet.
Ge fiskarna möjlighet att simma vidare
Innan du börjar processutveckla, säkerställ att du har funderat över hur du ska hålla din process aktuell över tid så att den bidrar till ständig utveckling och förbättring. Hur ska processerna:
-
dokumenteras
-
tillgängliggöras för medarbetarna
-
förvaltas och fortsätta utvecklas
-
följas upp och mätas för att säkerställa avsedd effekt?
Ge din organisation förutsättning att ständigt utvecklas på ett strukturerat sätt där medarbetarnas kompetens och förbättringsförslag tas till vara.
Johanna Norlin & Daniel Blom, Meta
