Vill du nå våra 25 000 andra förvaltare?
Vill du ha förvaltarforum direkt i mailen?

En arbetsdag med Antti

Fastighetsförvaltaren Antti Ahonen har ansvar för en av HSB:s största föreningar i Stockholm. Följ med honom en dag på jobbet när renoveringen av en före detta lokal till en thaimassage ska besiktigas.

08.00 Fleminggatan i Stockholm

Antti Ahonen kommer in genom roterdörren på HSB:s huvudkontor och behåller sitt goda humör trots att Förvaltarforum tvingar honom att gå några extra varv bara för att kunna ta en bättre bild. I dag är det inget akut ärende som väntar, men ibland kan fastighetsjouren ha något som måste stämmas av direkt.

– Det handlar mycket om prioriteringar och man får vara beredd att kunna styra om och fånga bollen i luften. Någon fastighetsskötare kan ha ringt om det har hänt något. Ibland åker jag direkt till en fastighet, men i dag har inget akut inträffat och allt är under kontroll, säger Antti när vi åker upp i hissen till hans kontor.

Han förvaltar HSB Brf Tanto på Södermalm, fem hus med 729 lägenheter som byggdes 1961-1965. Antti berättar att föreningen är stor som ett fastighetsbestånd i ett mindre fastighetsbolag. Här finns 49 hyresrätter, vilket är mycket för en bostadsrättsförening, och en hel del kommersiella lokaler.

Antti börjar dagen med att kolla sin mejl på datorn. Sedan berättar han lite om sitt jobb.

– Det är mycket underhåll, men föreningen är välskött och har bra koll. Inget kommer som en överraskning. De åtgärder som görs i dag är inplanerade tio år tillbaka i tiden. Här finns kunskap och historik. Det är lätt att ta sig an och arbeta med en sådan förening.

08.15 Fika med kollegorna

Antti fikar med fastighetsförvaltarna Johan Södergren, Dan Mattsson, Gun Larsson, Marcus Höglund, Claes Engberg, Marie Jerwheim och praktikanten Ilja Alexsejevs. Många av kollegorna känner till Förvaltarforum och alla ställer upp på en gruppbild.

Antti berättar att innan han började på HSB för 2,5 år sedan arbetade han i ett bestånd runt Järvafältet utanför Stockholm.

– Jag har haft förmånen att alltid ha bra chefer och det är bra för min utveckling. Jag anställdes i början som fastighetsskötare och när jag efter nio år valde att gå vidare var jag områdeschef. Sen bytte jag till HSB. Här finns stor bredd hos fastighetsförvaltarna och de har många olika kunskaper och erfarenheter från många branscher.

08.30 Koll på protokoll

Antti kollar protokollet från senaste styrelsemötet i Brf Tanto.

– Det handlar dels om långsiktiga fastighetsrelaterade frågor som underhållsåtgärder och anbud, dels om den dagliga driften i fastigheterna. Dels är det andrahandsuthyrningar, men det är också allt vanligare att de boende vill riva en vägg när de renoverar. Det har stort värde för de boende och styrelsen när de får snabb återkoppling. Många beslutspunkter på styrelsemötet förbereds av förvaltaren. Om någon önskar renovera sin lägenhet och till exempel riva en bärande vägg måste förvaltaren inhämta utlåtanden från sakkunniga fackmän.

Antti gillar att sitta i det öppna kontorslandskapet och saknar inte ett eget rum.

– Det är lugnt och skönt här. Sen är det bra att ha kollegor att prata med och kunna dela erfarenheter.

08.55 HSB:s pater noster-hiss

Antti visar den unika pater noster-hissen som har dörrlösa hisskorgar som man stiger av och på i farten. Tyvärr får inte Förvaltarforum testa eftersom den är tillfälligt stängd för underhåll.

Läs mer om Pater Noster-hissar

09.00 Genomgång av dagens uppgifter

Antti är handledare till Ilja som går förvaltarutbildning på Xenter, en yrkeshögskola i Tumba.

Antti lämnar en förvaltningsrapport till föreningen varje månad där han går igenom större projekt och aktuella ärenden. Rapporten innehåller också månatlig uppföljning av den ekonomiska situationen jämfört med budget, eventuella avvikelser och underhåll.

– Förutom den vanliga rapporteringen behandlas även inkomna skrivelser till styrelsen. Det kan till exempel handla om arbetsmiljöfrågor för de fyra anställda i bostadsrättsföreningen och önskemål från boende hur man ska hantera olika frågor, berättar Antti.

10.00 Tanto

Antti och Ilja tar med sig handlingarna när de ger sig av till föreningen i Tanto. Antti kör den långa vägen för att slippa bilköerna i innerstan. Han leasar bil via HSB som också har en bilpool för kollegor som inte kör egen bil i jobbet.

– Jag brukar vara ungefär halva min arbetstid på Tantokontoret, där jag har arbetsledaransvar för föreningens medarbetare, leder det dagliga arbetet och genomför styrelsens beslut i föreningen.

Antti och Ilja ska vara med på en slutbesiktning av en kommersiell lokal där den förra hyresgästen bedrev en thaimassage. Den nya hyresgästen flyttar in i dag. På besiktningen deltar också byggentreprenören, besiktningsmannen och hyresgästen.

– Det finns ingen anledning att tro att det blir några problem, men vi får se, man vet ju aldrig. Det är det som är kul del av yrket. Att få vara beställarens ombud är en stor del av förvaltarrollen, dels juridiskt, dels rent konkret, så att man kan hjälpa styrelsen med frågor som de inte alltid har erfarenhet av.

10.05 Avstämning

När de kommer in på kontoret i Tanto berättar Ronny Jonasson, biträdande förvaltare i föreningen, att renoveringen av lokalen inte är riktigt klar. Han berättar också att medlemmar har klagat på att det är stökigt i cykelgaraget. Därför har alla uppmanats att märka sina cyklar, så att man kan plocka bort de som ingen vill ha.

I föreningen finns många lokaler med olika hyresgäster, till exempel en lågstadieskola, två förskolor, flera kontor, en tandläkare, några terapeuter och en läkare.

Det pågår ett stambyte. Vissa lokalhyresgäster behöver evakueras. Antti är inte i inblandad i stambytets projektledning rent tekniskt, men måste ändå ha kännedom om det som händer och vilka som berörs.

– Det är lite av tjusningen med jobbet att det dyker upp frågor som man måste hantera på stående fot. Under en arbetsdag hanteras frågor av alla slag. Medan vi diskuterade cykelrensning fick jag till exempel ett samtal från försäkringsmäklaren om att vi måste förnya fastighetsförsäkringarna, säger Antti.

10.30 Möte med byggentreprenören och besiktningsmannen

Antti och Ilja har ett möte med besiktningsmannen Dan Holmberg på E19 Gruppen och byggentreprenörens representant Thomas Lindholm, samordnare på BC Bygg. Tillsammans går de igenom allt som ska kollas upp vid dagens besiktning.

Thaimassagen byggde om i princip allt som gick att bygga om i lokalen. Bland annat delade man in det största rummet i många små massagerum. Därför krävdes en totalrenovering för att den nya kontorshyresgästen skulle kunna flytta in.

Beställningen omfattar bland annat demontering av uppbyggda väggar, målning, nytt kakel, duschkabin och våtrumsmatta på badrummet, installation av radiatorer, nya strömställare och uttag, LED-armatur och ny parkett. Men allt är som sagt inte riktigt klart.

– Vi får gå ut och kika hur det ser ut och sätta tider för avhjälpande, säger Dan Holmberg.

11.00 Slutbesiktning

När de kommer in i lokalen är det fullt med folk och febril aktivitet överallt. Samtidigt som den nya hyresgästen håller på att flytta in försöker hantverkarna få klart renoveringen.

– Vi hade en mindre lokal tidigare, men hade tur att den förra hyresgästen sade upp kontraktet, så att vi kunde ta över den här lokalen, säger nya hyresgästen Håkan Gummesson som trots att han inte är helt nöjd med renoveringen menar att helhetsintrycket ändå är bra.

Besiktningsmannen Dan Holmberg ser bland annat att de gamla från- och tilluftskanalerna inte är igenproppade, det är brister på våtrumsmatta på badrummet, målningen ser inte helt färdig ut, parketten svajar på ett ställe, genomföringen i avloppet måste ändras och det är klister på fönsterna.

– Jag ordnar med att få bort klistret, säger Antti.

Det slutar med att entreprenaden godkänns, men att bristerna ska vara åtgärdade inom en månad.

11.45 Lunch

Oftast blir det lunch på HSB:s personalrestaurang för Antti, men i dag blir det en ”yakiniku” på en närliggande sushirestaurang. När vi äter beskriver Antti hur jobbet som förvaltare för en bostadsrättsförening skiljer sig från andra uppdrag.

– Det är inte bara fastighetsvärdet utan även trivseln som måste prioriteras. Som förvaltare för en bostadsrättsförening ska man finnas för styrelsen, men också för medlemmarna, boende och andra hyresgäster. Man är ju styrelsens ombud i kontakten med de boende, men måste också hjälpa de boende, säger Antti.

Han förklarar att det är viktigt att relationen med besiktningsmän och entreprenörer bygger på tydliga avtal och regler. Har man kommit överens om redan i beställningsledet att arbetet besiktigas enligt gällande branschstandard undviker man missförstånd och meningsskiljaktigheter. Då har man en fackman som besiktigar och förvaltaren kan dra nytta av den spetskunskap man har i sitt nätverk.

– Det är viktigt för styrelsen att veta att om de anlitar HSB sköts det fackmannamässigt. Det blir en trygghet för styrelsen och det skapar förtroende. Fastighetsförvaltning bygger på trygghet, ärlighet och förtroende. Man kan få ner mycket i avtal i förvaltningsbranschen, men sen är det många oförutsedda händelser, som måste hanteras även utöver avtalet, vilket kräver att man har förtroende för fastighetsförvaltaren.

12.30 Möte med fastighetsskötarna

Inge Gårdman, fastighetsskötare och maskinist, som har jobbat i Tanto i 40 år, och Satvinder Dhariwap, fastighetsskötare, som kommer från Indien och med lång erfarenhet av fastighetsbranschen.

Antti tar upp frågan om man ska byta lövblåsare för att minska buller och vibrationer. Det finns möjlighet att uppgradera till modeller som låter mindre.

Men fastighetsskötarna är inte intresserade eftersom de modellerna kan ha sämre prestanda och några drivs med batteri som kräver mer tillsyn. De påpekar att de inte har problem med lövblåsarna och att väldigt få boende klagar på ljudet. Däremot klagar fler på dammet.

Antti informerar om att brandskyddet är klart och att fel i form av bristande tillgång till branddörrar är avhjälpta.

Inge och Satvinder berättar att entreprenören som utför stambytet nyligen har lämnat kvar en massa grejor i föreningens undercentral.

– De fyller vår undercentral med grejor. Det är helt oacceptabelt, säger Inge.

– Jag har tagit upp det på mötet med entreprenören och framfört det till projektledningen, svarar Antti.

13.30 Administration på huvudkontoret

För att undvika upprepning av bildmotiv får ni njuta av Brf Tanto i sommargrönska.

Nu är det inte så mycket trafik i innerstan, så Antti och Ilja kör den korta vägen tillbaka till HSB-kontoret.

– Om jag inte har bokat möten på eftermiddagen brukar jag jobba med administrativa frågor på kontoret. Förutom frågor kring fastigheternas löpande drift, blir det skade- och fukthantering. Just arbetet med vattenskador kan vara lite varierande. Det vanligaste är att någon boende gör en anmälan om att det har läckt vatten. Då får jag åka ut, se på skadan och få personlig kontakt. Det är bra att ha sett skadan om man ska prata med försäkringsbolaget senare.

Antti beställer fuktinventering, mätning av fukthalter och bedömning av vad som måste lagas. Det ligger till grund för om försäkringsbolaget ska kopplas in och om han ska upphandla renovering.

– Det vanligaste är att de boende själva handlar upp delar av renoveringen och ansvarar för återställningen efter att fuktskadan åtgärdats genom avfuktning. Men vi ska vara ett stöd och ge rådgivning och hjälp. Därför är det viktigt att finnas tillgänglig under skadeprocessen.

Med jämna mellanrum kommer det också ett störningsärende.

– Det är viktigt att den som störs märker att fastighetsförvaltaren tar det på allvar. Sen får man ta reda på vad som ligger bakom det hela, säger Antti.

15.00 Eftermiddagsfika

Just tillgänglighet är ett nyckelord för Antti som förvaltare.

– Det gäller att vara tillgänglig under hela arbetsdagen och återkoppla till de som har sökt en när man har suttit i möten.

Antti jobbar mycket med upphandlingar av löpande och planerat underhåll. Han tar fram priser, bereder styrelsebeslut och bevakar att arbetet utförs på rätt sätt.

– Mitt jobb består av många småbitar. Jag är spindeln i nätet och tar hand om allt som kan dyka upp. Jag kan inte alltid själv lösa allt, men jag kan komma med rekommendationer och samordna för att allt ska lösa sig. Jobbet handlar mycket om att lösa problem, men också om att tycka om att i samspel med andra hitta lösningar.

Jobbet som fastighetsförvaltare ställer många krav.

– Det finns en ekonomisk medvetenhet i allt vi gör, både stora och små projekt. Jag har koll på fastigheterna. Jag vet hur de mår just nu och vad vi kan förbättra framöver. Förvaltaren behöver nödvändigtvis ingen expertkunskap, men det krävs att man har översikt och det är ofta bara förvaltaren som har det. Det är ju många små saker som påverkar hur husen mår i stort.

16.00 Tack för i dag

 

Inköpsportal - tipsa oss
Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Inköpsportal - tipsa en kollega