Nya utmaningar kräver nya arbetssätt. Digitaliseringen förändrar och förbättrar möjligheten för samverkan men det är upp till varje enskilt bolag att tillvarata dessa möjligheter. Det hävdar Erika Strandberg som är projektledare i Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ i sin krönika.
Allmännyttan är en unik konstellation där 316 bostadsbolag utan inbördes konkurrens kan dela med sig av utmaningar, kunskap och resultat. Digitaliseringsinitiativet (DI) har arbetat med 100 av dessa bolag, ett av DI:s viktigaste uppdrag har varit att skapa förutsättningar och möjligheter för en hållbar digitalisering och samverkan.
Gemensamma upphandlingar mer hållbart
Alla vet att det inte är hållbart när allmännyttiga bostadsbolag bekostar samma slags digitala lösningar, bedriver liknande pilotprojekt eller beställer likadana utredningar. Dagens samverkan är inte anpassad för framtiden.
Vi måste gå från kunskaps- och erfarenhetsutbyte till att samverkan i huvudsak handlar om gemensamma upphandlingar, SaaS-tjänster och digitala tjänster byggda på öppen källkod.
Samarbete ger större effekt
När fler bolag samarbetar blir effekten större och resurser används mer effektivt. Inom DI har vi fokuserat på att etablera nya och bättre förutsättningar för samverkan.
Insikterna från DI:s arbete omsätts nu till ökad samverkan. Genom alla olika projekt och piloter har vi utarbetat sätt att identifiera gemensamma utmaningar och utvecklat metoder för att hantera dessa tillsammans.
Allmännyttan kan leda utvecklingen
Datalabb, processlabb och användarcentrerad tjänsteutveckling har låtit oss förstå medlemsbolagens och hyresgästernas behov samt hur dessa ska omsättas inom allmännyttan. Därigenom har vi kunnat definiera sätt för att bedriva gemensam och öppen utveckling tillsammans.
Vi tar inte bara hand om resurserna på ett effektivare sätt utan vi kan låta allmännyttan leda den fortsatta utvecklingen. Detta är möjligheten med samverkan, det är inte att dela en powerpoint-presentation.
Allmännyttan kan därmed stå med enad röst men samtidigt låta alla bolag vara unika.
Jobba smartare – spara pengar
Det går inte att välja huruvida man ska digitalisera eller inte digitalisera sin verksamhet, det är nödvändigt för alla bostadsbolag. Att digitalisera en verksamhet är både kostsamt och tar lång tid.
I stora och komplexa förändringar krävs en tydlig riktning för att inte gå vilse längst vägen. Inte minst för att investeringarna ska komma till rätta.
I början av april lanserade vi Digitaliseringsradarn till våra medlemsbolag, ett verktyg som gör det enklare att följa upp, prioritera och planera nästa steg i digitaliseringsarbetet. Bolagen kan utifrån sina unika behov och möjligheter få förslag på samverkansmöjligheter med andra allmännyttiga bolag.
Samverkan möjliggör gemensam beställning och utveckling. Ingen ska behöva uppfinna hjulet på nytt. Med ett ekonomiskt tänk blir effekten av samverkan tydlig och Digitaliseringsradarn är verktyget som underlättar processen.
Strategiskt verktyg jämför färdplaner
Det var i ett arbete med affärsarkitektur som idén kring Digitaliseringsradarn kom upp, affärsarkitektur handlar om att hitta ett gemensamt sätt att beskriva verksamheterna.
En affärsarkitektur fungerar som en karta när man ska digitalisera och är ett måste för att förstå kontexten. Med förkunskapen från affärsarkitekturarbetet ville vi ta fram ett digitalt verktyg där bolagen kan arbeta med självskattning avseende deras digitalisering.
De allmännyttiga bostadsbolagen har visserligen olika förutsättningar och har kommit olika långt i sin digitalisering, men genom att jämföra byggstenarna i bolagens färdplaner kan de på ett mycket mer effektivt sätt identifiera samverkanspotential runt gemensamma behov och dela värdefull kunskap och erfarenhet. Med liknande utmaningar kommer även liknande lösningar.
Digitaliseringsradarn ger möjlighet till samverkan
Vi märker att bostadsbolagen hjälper och diskuterar mer och mer med varandra, det innebär att DI inte behöver svara på alla frågor utan snarare vägleda bolagen i en riktning. Det är precis vad vi velat uppnå under initiativets tre verksamhetsår, att skapa förutsättningar för bostadsbolagen att bygga upp nätverk och hitta samarbeten som är relevanta för dem.
Digitaliseringsradarn är ett utmärkt hjälpmedel för att kunna fortsätta det upparbetade arbetssättet även efter att vi har avslutat vår verksamhet i augusti.
Inspireras av kollegor
Vi hoppas att verktyget kan bidra till att vi ser fler gemensamma upphandlingar, utveckling av gemensamma tjänster byggda på öppen källkod och kravställan på leverantörer utifrån gemensamma funktionskrav.
Dessutom kan kontinuerlig kartläggning i Digitaliseringsradarn bidra med hopp, vi befinner oss i en tid där många av bostadsbolagen upplever utmaningar kopplade till inlåsning och att det är svårt att få tillgång till den data som finns i verksamhetssystemen. Att se att kollegor i branschen som lyckats ta sig framåt och lösa en utmanade process ger inspiration, mod och ringar på vattnet.
Det finns ingen mer tid att spilla, bara pengar att förlora, jag citerar den tyska popsångerskan Blümchen “Heut’ ist mein tag!
Erika Strandberg
projektledare i Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ
Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ
Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ samlar 100 allmännyttiga bostadsbolag som genom en särfinansierad verksamhet valt att samverka i digitaliseringsfrågor och verksamhetsutveckling. Syftet är att öka förändringstakten i de egna bolagen och att tillsammans verka för en långsiktigt hållbar branschförändring. Initiativet pågår under tre år och avslutas i augusti 2022 med en stor avslutningskonferens där man bjuder in hela fastighetsbranschen att delta i.
Årets digitaliseringskonferens – En framtidssäkrad allmännytta 29-30 augusti med tre konferensteman:
• Boendedialog & inkludering – att göra vardagen till en bra dag för alla
• Datadrivenhet & automatisering – att nå trygghetsmål och klimatmål
• Öppen & hållbar utveckling – att samverka och dela lösningar
Läs mer om konferensen här
