Rätt tillfällen att säkra information

Birgitta Eckerwall och Rikard Lindberg.

Vilka är de smartaste sätten att få verksamheten att kvalitetssäkra strategisk information? Rikard Lindberg och Birgitta Eckerwall Brandt på Meta ger tre konkreta tips.

Tillgången till strategisk information i verksamheten är grunden för en effektiv förvaltning. Meta har i tidigare artiklar belyst vikten av att man kan lita på att information som publiceras i verksamheten är korrekt, säkerhetsklassad, tillgänglig, relevant, senast gällande. Så hur når man dit?

Hinder på vägen framåt
Vi har tidigare också berättat om vikten av att fundamentala förutsättningar finns på plats, till exempel att man har utsett informationsansvariga, att det finns utsedda informationscontrollers, att det finns en medvetenhet i ledningen kring vikten av kvalitetssäkrad strategisk information och att man därför kontinuerligt avsätter efterfrågade och erforderliga resurser.

Men detta är tyvärr i sig självt ingen garanti för att det blir verkstad. Av erfarenhet vet vi att det inte ens alltid hjälper att man startar upp interna förbättringsprojekt som enbart syftar till att kvalitetssäkra information. Verksamheterna hänvisar ofta på tidsbrist eftersom det blir extra pålagor i en redan ansträngd verksamhet och man kanske inte överallt ser nyttan.

Utgå från operativa behov
Här är några konkreta tips som vi vet oftast fungerar eftersom dessa med rätt hantering utgår ifrån verksamheternas direkta operativa behov:

1. Genomför kvalitetssäkring av informationen vid införande av nya IT-stöd i verksamheten
   Ställ krav på att grundläggande information om olika informationsobjekt, till exempel fastighet och byggnad, kvalitetssäkras i samband med införande av nytt fastighetssystem med tillhörande migrering av information från andra datakällor. Ingen information får läggas in utan att den informations­ansvarige först har gett sitt klartecken.Eller ställ krav på att styrinformation för projektdrivning (till exempel mallar och tekniska styrdokument) kvalitetssäkras i samband införande av ett nytt projektstyrsystem.Eller ställ krav på att interna styrdokument i verksamheten och strategiska förvaltningsdokument kvalitetssäkras i samband med införande av ett nytt dokumenthanteringssystem.
2. Genomför kvalitetssäkring av informationen i samband med ombyggnadsprojekt
   Ha som regel att alltid passa på att ”lyfta” den projektrelaterade information vid genomförande av olika typer av ombyggnadsprojekt. Främst handlar det här om att uppdatera och lyfta ritningarna/BIM och annan projektinformation till en långsiktigt hållbar nivå.
3. Genomför kvalitetssäkring i samband med introduktion av nya produkter/servicetjänster
   Introduktion av nya tjänster föregås oftast av affärskalkyler som visar vilken kundnytta som kan förväntas och hur prissättningen måste se ut för att tjänsten ska vara motiverad. Här är det viktigt att räkna in i kostnaderna för den kvalitetssäkring som krävs av befintlig information för att tjänsten ska kunna erbjudas.Antag att de nya tjänsterna förutsätter att man erbjuder kunderna tillgång till grundläggande kvalitetssäkrad information om byggnaderna på till exempel rumsnivå, för kundernas lokalplanering, städning, andrahandsuthyrning, mindre verksamhetsanpassningar, för att hålla ordning på alla konstverk eller helt sonika höja upplevelsen. Då krävs det att man har byggt upp en korrekt fastighetsstruktur i sitt fastighetssystem och att man har skapat rutiner för kvalitetssäkring av grundläggande information om rummen såsom identitetsbegrepp, areor, typ av rumsfunktion, typ av ventilationslösning, med mera.

Slutligen är det också viktigt att betona att man måste ha ett internt styrsystem i verksamheten. Det innebär att den som ”tjänar” på att det tas fram och upprätthålls en viss typ av kvalitetssäkrad information också är den som finansierar de insatser som krävs.

Rikard Lindberg och Birgitta Eckerwall Brandt på Meta

redaktionen@forvaltarforum.se

Meta medverkar återkommande med krönikor eller expertsvar om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning. Som oberoende konsulter hjälper Meta fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare genomföra affärsstödsutveckling.