Har vi koll på vår förvaltningsinfo?

Rikard Lindberg och Lars Lidén på konsultbolaget Meta.

Efter 28 år i branschen har vi på Meta ännu inte träffat på den fastighetsorganisation som har ett bra svar på frågan. Detta trots att alla förstår vikten av att ta väl hand om den förvaltningsintressanta information som skapas i alla ny-, om- och tillbyggnadsprojekt.

Många känner säkert igen bilden av projektledaren som lämnar över projektinformationen i form av en samling pärmar, skivor eller projektplats på förvaltarens bord. Där blir den liggande en stund, oftast utan att granskas, varefter informationen flyttas till obestämd lagringsplats.

Självklart är det intressant att fundera vad detta beror på, vad som går att göra åt saken, och vad det kan vara värt. De orsaker vi kommit fram till är knappast överraskande, och leder till några viktiga slutsatser med fem rekommenderade steg som hjälp på vägen framåt. Håll till godo!

För att besvara hela frågan behöver man veta vilka behov av information som finns i verksamheten för styrning och uppföljning av förvaltnings-/lokalförsörjningsaffären, för planering och genomförande av drift och underhåll, för leverans av olika typer av tjänster, för genomförande av nya projekt, för kommunikation med kunder och medarbetare, och så vidare.

Vilken förvaltningsinformation och vilka dokument är viktiga? Vilka grunduppgifter om fastigheter/byggnader, kunder, projekt är viktiga? Vilka verksamhetsnyckeltal är viktiga? Allt det där beror på vilka affärsmål man vill följa upp, vilken kvalitet på tjänster man ska erbjuda, vilka krav på kund- och medarbetarkommunikation man har satt upp.

Steg 1 är alltså att ha tydligt formulerade mål och krav på verksamheten inom alla områden, och därefter se vilka informationsbehov som finns både vad gäller informationsobjekten i verksamheten (fastighet/byggnad, kunder, mm) och kring verksamhetens olika leveranser. Redan här bör man också formulera vilka tillgänglighetskrav, säkerhetskrav, detaljeringskrav, krav på korrekthet, mm som ställs på informationen.

Att man har på koll vad man behöver innebär inte alltid att det händer bra saker. För vem har ansvaret för att en viss typ av information finns tillgänglig och är korrekt? Vem har t ex ansvaret för att informationen om byggnaderna är komplett, för att kontraktsuppgifterna är korrekta, för att serviceavtalen är tillgängliga. Om man inte fullt ut känner ansvaret, avsätter man inte resurserna som krävs för uppdatering och kvalitetssäkring.

Steg 2 är således att utdela tydligt informationsansvar för olika typer av information.

Fastighetsägare och förvaltare bör äga sin egen information. Man måste vara tydlig gentemot informationslämnare (allt från entreprenörer till besiktningsmän) att man vill ha informationen levererad i visst format, på viss detaljeringsnivå, med viss kvalitet, etc. Självklarheter kan tyckas, men det är inte ovanligt med bristfälliga leveransspecifikationer, där besiktningsföretag och arkitekter behåller originalinformationen. Inte konstigt att det blir svårt att hålla ordning på information som är så spretig till både form, innehåll och tillgänglighet.

Steg 3 är att se till att de utsedda informationsägarna ställer krav på den information som skapas både internt och externt.

För att man ska kunna ta ansvar måste man även få resurser och mandat att klara av uppgiften. I sin organisation måste man därför ha rutiner som innebär att den informationsansvarige har möjlighet att välja att köpa informationstjänster både från den egna organisationen och utifrån.

Steg 4 innebär att man har möjligheter att köpa och sälja tjänster, och att man avsätter resurser för informationshantering där informationsansvaret förmodligen är avskilt från den som i praktiken utför uppgiften.

För att få saker och ting att hända och komma till önskat läge bör man slutligen ta ett samlat grepp om uppgiften och gärna driva detta i form av ett internt utvecklingsprojekt. Det behöver också finnas interna resurser med rätt kompetens och engagemang för att leda och samordna uppgiften.

Steg 5 är slutligen en rekommendation om att snarast göra ett Business Case och se vilka vinster som finns att hämta med en effektivare hantering av förvaltningsinformation och vid positivt utfall starta ett förbättringsprojekt med innehåll enligt ovan. Lycka till!

Rikard Lindberg, vd på Meta och medlem i Förvaltarforums redaktionsråd

Lars Lidén, partner på Meta

 

Meta medverkar återkommande med krönikor om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning.

Som oberoende konsulter hjälper Meta fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att genomföra affärsstödsutveckling.

Dela artikeln: LinkedIn
Inköpsportal - tipsa oss

Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Bild, minst 540 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Inköpsportal - tipsa en kollega