Portalen – all information på ett ställe

Här kommer fem tips kring vad som är viktigt att tänka på för att portalen verkligen ska bli det där efterlängtade hjälpmedlet, skriver Anders Löwed och Jan Hedlund på Meta i en krönika.

Att kunna ha all relevant information på ett och samma ställe är något som många efterfrågar inom fastighetsbranschen idag. Det vanliga är att man måste in i flera olika system för att få tag i den information man behöver.

Man måste kanske även be några medarbetare om hjälp för att få ut den information man själv inte kommer åt. Dessutom behöver man ofta lägga in de insamlade uppgifterna i till exempel Excel för att få tydliga och presenterbara rapporter, nyckeltal, diagram, med mera.

Detta tar tid och skapar frustration, och dessutom är risken att tid och energi sedan inte räcker till för att applicera sin sakkunskap för att göra analysen och dra de viktiga slutsatserna.

Idag finns alla tekniska förutsättningar för att kunna bygga upp en portallösning som fixar allt detta och mer därtill.

Portalen kan även vara det ställe där du startar din dag, hanterar dina ärenden, dina beställningar, dina projekt, dina mejl, dina sociala nätverk och alla in- och utgående dokument. Och inte bara i din arbetsdator utan även i mobilen eller surfplattan.

Portalen är plattformsoberoende och användarstyrd och visar bara upp den information som du själv är intresserad av. Den tillåter också att externa intressenter kan använda portalen i enlighet med de rättigheter som ges.

Så varför har inte alla fastighetsförvaltande företag en effektiv portallösning idag?

Svaret är att många har tvekat inför vad som uppfattas som en komplicerad och dyr uppgift. Andra har försökt. Få har lyckats fullt ut.

Man har kommit en bit på väg men har ofta fastnat i någon av alla de fällor som finns på vägen. Man har hamnat i återvändsgränder, det har blivit för dyrt, portalen är inte tillräckligt användarvänlig, tekniken har tagit en oväntad vändning, den skapar inte tillräcklig nytta, informationen går inte att lita på, den är för långsam, etcetera.

Här kommer fem tips kring vad som är viktigt att tänka på för att portalen verkligen ska bli det där efterlängtade hjälpmedlet som förvaltningen så väl förtjänar:

  1. A och O är att den information man hittar i Portalen är korrekt, är relevant för mig som användare och presenterad på sådant sätt att jag direkt kan använda den. Skapa därför rutiner för att endast kvalitetssäkrad information visas upp i Portalen. Eftersom kvalitetssäkrad information ofta är en bristvara kan det ta viss tid att bygga upp portalens informationsinnehåll. Här kan Portalen också fungera som ett verktyg på vägen till kvalitetssäkrad information, men släpp inte lös Portalen hur som helst.
  2. Det är mycket viktigt att ha en väl genomarbetad IT-strategi på bordet som ser till helheten och där krav och lösningar för informationssamband, systemarkitektur, säkerhetslösningar, integrationslösningar, mm är tydligt beskrivna. Det är t ex förödande om det inte är klarlagt var den kvalitetssäkrade originalinformationen finns att hämta.
  3. Välj en väl beprövad teknik med goda framtidsutsikter att bygga Portalen på. Bygg inte in för mycket affärslogik och komplexa funktioner i Portalen. Detta tenderar att bli dyrt, inte minst vid uppgraderingar av programvaran. Portalen ska vara ingången för att hitta och komma åt t ex en beställning eller ett ärende, men där själva ärendet behandlas i ett specialistsystem.
  4. ”Single sign on” är naturligtvis ett krav. Bara logga in en gång för att komma åt all information och samtliga funktioner. Detta betyder att användar-id- är centrala så att en enhetlig inloggning kan skapas. Om man t ex vill att kunderna eller medarbetarna ska kunna använda portalen för alla typer av beställningar, felanmälningar eller för att få tillgång till förvaltnings- eller projektinformationen måste det finnas id-begrepp som fungerar i alla de system som levererar den efterfrågade informationen.
  5. Skapa roller – kommunicera behoven med berörda rollinnehavare och låt Portalen växa i takt med behoven. Sjösätt först när Portalen skapar tillräcklig nytta. Lyssna intensivt till verksamhetsbehoven, det går nästan aldrig i ett uppifrånperspektiv att fullt ut förstå vad respektive rollinnehavare behöver.

Portalen ligger högst upp i ”näringskedjan”. Kvalitetsbrister längre ned i kedjan kan ta kål på Portalen, så det är inte bara att bygga – det gäller att planera och tänka efter före.

Anders Löwed, Jan Hedlund

 

 

Meta kommer att medverka återkommande med krönikor om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning.

Som oberoende konsulter hjälper META fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare genomföra affärsstödsutveckling.