Så fungerar avancerad dokumenthantering

Jonas Säther och Patrik Larsson på Meta.

Först och främst behöver vi enas om att ett dokument kan bestå av till exempel en ritning, en bild, en videosnutt, en tabell, skriven text och enskilda informationselement eller en blandning av alla dessa informationsslag.

Många uppfattar dock ett dokument främst som en skriven löpande text. I den här krönikan vill vi främst uppmärksamma det pågående paradigmskiftet hos den typ av tekniska dokument som är vanlig i en fastighets­­verksamhet.

Det normala har tidigare varit att ett dokument först skapas med löpande text som också innehåller andra informationsslag såsom tidpunkter, adresser, styrmått, resultat. Vid behov plockas därefter denna information ut för att användas för olika typer av ändamål. Oftast manuellt, till exempel för att komma ihåg ett datum när garantitiden går ut.

Den mer avancerade dokumenthanteringen utgår däremot ifrån att den löpande texten är ett informationsslag som alla andra. Man betraktar alla informationsslag som olika objekt (ofta XML-objekt) som sen kan fogas ihop till ett dokument med visst format och layout om detta är intressant, till exempel PDF eller Html.

Tillverkningsindustrin har sedan länge använt denna typ av dokumenthantering vid framtagande av manualer där symboler, tabeller och textsnuttar används flera gånger och där kanske enbart vissa informationsobjekt ändras från en produktmodell till en annan. Objekten fogas ihop enligt förutbestämda layoutmallar.

Objekten knyts också till produktens olika delar så att man kan få all information man behöver när man markerar en viss produktdel, till exempel en fläkt. Om produkten förändras behöver man bara byta ut de informationsobjekt som berörs. Det finns idag flera bra IT-stöd på marknaden som bygger på denna teknik.

Fastighetsbranschen ligger här långt efter. Tänk tanken att alla drift- och skötselinstruktioner på ett enhetligt sätt var uppbyggda enligt ovan och att de olika informationsslagen med automatik kunde knytas till den egna fastighets- och installationsdatabasen. Och att denna information kunde nås direkt från mobilen.

I stället skapar fortfarande varje produktleverantör sin informationsstruktur och teknik för uppbyggnad av DS-instruktionerna och levererar dessa i CD-skivor, pärmar, med mera att bläddra i och för drifttekniker med flera att uppdatera.

Här finns det mycket att göra för branschorganisationer när det gäller att verka för ökad standardisering och att genomföra pilottester med olika typer av IT-stöd för att stimulera fram ökad användning.

Lika illa står det till när det gäller besiktningsinformationen som finns i besiktningsdokumenten. Originalinformationen finns oftast hos besiktningsföretaget. Vanligtvis får man plocka den information man behöver från en PDF. I bästa fall kan man gå in i besiktningsföretagens system och där komma åt informationen. Hur tillgänglig är denna information för alla berörda i fastighetsorganisationen?

Hur borde det då vara? Självklart ska man som fastighetsägare äga informationen om sina fastigheter, installationer och sin förvaltningsverksamhet. Detta kan åstadkommas genom att besiktningsföretagen måste använda färdiga formulär som man själv har byggt upp i sin egen portal och där informationen knyts till verksamhetens styrsystem som till exempel arbetsordersystemet och där ett PDF-dokument också vid behov kan skrivas ut.

Alternativt kan man ge tydliga direktiv till besiktningsföretagen hur man vill att dessa ska leverera informationen, se tidigare om DS-instruktioner.

Vi kommer i senare artiklar återkomma till hur en väg till det obrutna informationsflödet kan se ut, men vi kan redan nu säga att ovanstående strategier är viktiga komponenter i detta arbete.

Jonas Säther
Patrik Larsson