Beräknar ni internhyror i fastighetssystemet eller kämpar ni också med Excel och schabloner som inte stämmer med verkligheten? När du sedan rapporterar till ekonomiavdelningen tar det onödigt mycket tid att få det korrekt.
Det finns många fördelar med att kunna räkna ut internhyran snabbare och mer verklighetsbaserat. Ett exempel är såklart att slippa lägga tid på efterhandsjusteringar. Ett annat kan vara ett positivare internt arbetsklimat, när ni får bättre koll på läget.
Vi på Pythagoras fastighetssystem ser särskilt att företag med kontorsytor ofta brottas med den här problematiken då det, i dagens post-covida samhälle med hybrida arbetssätt, blivit väldigt svårt att förutsäga hur mycket kontorsplatserna kommer utnyttjas. Vi kommer använda ett sådant scenario för att illustrera vår poäng i den här artikeln, men det finns såklart många andra scenarion där en effektiv kostnadsfördelning blir önskvärd.
Allokera ytor istället för att räkna huvuden
Om ni skippar schabloner som utgår ifrån antal huvuden på en avdelning och istället allokerar ytor per avdelning i fastighetssystemet – så kan du få en exakt beräkning på de ytor som en avdelning ska ha till sitt förfogande.
Du kan till och med fördela per arbetsplats om du har koll på antalet komponenter/sittplatser i ett rum. Då kan du enkelt hålla koll på vilka platser som ska debiteras vilken avdelning.
I nästa steg kan man tänka sig att du vill få fram det faktiska användandet och att du då kopplar på sensorer som mäter beläggningen.
Snabba upp och återspegla verkligheten i realtid
På det här sättet blir du inte beroende av fastlåsta schabloner i en årlig budget, som behöver efterjusteras, då du ändå omallokerar ytor i dina modeller i fastighetssystemet. Så snart en avdelning har fått mer eller mindre yta i modellen, räknas detta om i internhyran och du kan göra en uppföljning av interndebitering varje månad och samtidigt hålla fastighetssystem uppdaterat.
Din månadsrapportering till ekonomiavdelningen blir alltid korrekt och de interna hyresgästerna debiteras en faktisk återspegling av verkligheten. Historiken finns kvar i fastighetssystemet så att du alltid kan gå tillbaka och jämföra med till exempel föregående år.
Så löser vi intern kostnadsfördelning
I Pythagoras fastighetssystem har vi nyligen lanserat en modul som automatiserar företag och organisationers interna kostnadsfördelningar på ett flexibelt sätt. Automationen kopplas ihop med visuella modeller och avtal, vilket gör det enkelt och snabbt att omfördela interna kostnader så ofta som varje månad. I tillägg går det att följa upp i budget, prognos och utfall för att hantera förändringar samt jämföra historisk data.
Om ytor ritas om eller omfördelas mappas förändringen upp mot avtalet på vald yta. Omfördelningen av ytor gör att de interna avtalen och därmed kostnaderna uppdateras automatiskt.
Läs mer om hur vi löst intern kostnadsfördelning i Pythagoras fastighetssystem.
