Idag finns 14 000 nöjda användare av Artvise Kundtjänst, som gör arbetet med kundvård mer effektivt. Här delar vi med oss av våra egna lärdomar – för att fler fastighetsbolag ska kunna ge snabbare service, till fler hyresgäster.
Fastighetsbranschen är både komplex och dynamisk och förvaltningschefer har många utmaningar att hantera. Samtidigt ökar hyresgästernas krav på service vilket gör att det blir allt viktigare att sätta upp strategier för att jobba smartare med ärendehantering.
På Artvise har vi ett brinnande intresse för kundrelationer och har utvecklat en unik plattform att möta kunder och deras behov på. Via vår breda kundbas har vi fått många lärdomar som vi gärna vill dela så att fler blir bra på service, får effektivare och roligare arbetsdagar och ett minskat kundtapp på köpet.
Återkoppla snabbt och ge löpande statusuppdateringar
Kommunikation är A och O när de kommer till kundvård. En undersökning av McKinsey visar att dagens kunder förväntar sig en snabb återkoppling, de flesta inom 24 timmar, men en betydande del förväntar sig återkoppling redan inom en timme. Använd gärna automatiserade bekräftelser så att hyresgästen känner sig uppdaterad utan att det stjäl tid från handläggaren.
Utgå från den enskilda hyresgästens behov
Alla är olika när det kommer till toleransnivå, självständighet och personlighet. För att snabbt bedöma vem du har framför dig och hur du bäst skapar en nöjd kund är en överblick i historik till stor hjälp, liksom att du hanterar alla ärenden i samma vy, oavsett kanal. Öppna ärendet och gör en snabb bedömning om taktik för att uppnå målet att få en nöjdare hyresgäst.
Underlätta för hyresgästerna att själv lösa ärenden
En undersökning av Gartner visar att 38% i generation Z och generation Millenials ger upp kundservice om det saknas möjligheter att själv åtgärda problemet.
Här är några förslag på gör det-själv-lösningar som uppskattas av många i de yngre generationerna.
- FAQ sidor, guider och instruktionsvideos.
- Chattbottar som ger vägledning att navigera genom vanliga processer.
- En portal för att hantera sitt eget konto; se status på ärenden, meddelanden och göra ändringar i tjänster.
Möjliggör korrekta prioriteringar
En ytterligare förutsättning för att arbeta effektivt är möjligheten att prioritera och beta av enligt prio-ordning. Till det krävs dels information, dels ett system med ett anpassat användargränssnitt som stödjer prioriteringar. Men det kan också handla om en intern process som behöver luftas. Se till att den är kristallklar, annars kommer prioriteringen sannolikt inte att bli gjord.
Ger er själva förutsättningar till effektivitet och proaktivitet
- Bygg in ett tvång för rätt informationsmängd i ert ärendehanteringssystem.
- Tänk på att mobilanpassa och jobba med användarvänligheten.
- Möjliggör en transparens i ärendedialogen.
- Integrera relevanta system.
- Jobba kontinuerligt med att förtydliga era interna processer.
Investera i ett system som fungerar för er
Vi på Artvise lyssnar på våra kunder och har därför valt att hantera Contact Center och Ärendehantering i samma system. Det innebär att våra användare har ett sömlöst system och därmed enklare kan ge ökad service till hyresgäster. Vår plattform är utformad för att enkelt integreras och användas tillsammans med andra fastighetssystem och ge snabb åtkomst till information eller processer som möjliggör en effektiv hantering.
Med vår lösning får du:
- Verktyg för hyresgäster att själva lösa sina problem med chatbot och stöd i publicering av viktig kundinformation baserat på er statistik.
- Stöd för att bygga e-formulär eller integrera med era befintliga formulär och appar för felanmälan.
- Oavsett i vilken kanal ni möter era kunder så skapas ett ärende. Samma ärende flödar genom hela organisationen samt vid remisser och återkoppling från underleverantörer.
- Enkel återkoppling till kund och uppdatering av status på ärendet.
- Stöd för prioritering och automatisering av ärenden som ger en bas för att bli effektivare.
- Styra rätt informationsmängd till rätt person.
- En mobil lösning att använda för alla utförare på språng.
- Enkel, snabb och lättillgänglig statistik för uppföljning och feedback.
- Ett säkert system för all ärendehantering där du inte behöver fundera på GDPR.
Idag har vi 14 000 nöjda användare som arbetar på vår plattform. De använder Artvise Kundtjänst för att arbeta effektivare och ge snabbare service till fler kunder. Deras mål är vårt mål – att få nöjdare kunder! Och nöjdare kunder skapar förutsättningar för dig att bedriva en mer kostnadseffektiv fastighetsförvaltning.
Läs gärna mer om Artvise Kundtjänst för fastighetsbranschen här
