Hur bra koll har du på era systems livscykel? Denna artikel är starten på en serie om vad som händer när ett systemstöd går ur tiden. Följ med oss under året och ta reda på var ert system befinner sig och se till att ha bra livscykelhantering.
Beskedet att ett systemstöd eller rent av det centralaste systemstödet som affärssystemet eller fastighetssystemet för ett fastighetsbolag inte kommer att vidareutvecklas får stora konsekvenser för en organisation. I denna artikel belyser Henrik Smidskog och Jonas Säther på Meta några av de områden som påverkas samt resonerar kring konsekvenserna.
När upphör ett system att vidareutvecklas?
- En av de vanligaste anledningarna till att ett system upphör att utvecklas är när en systemleverantör går samman med ett annat bolag vid förvärv. Anledningen är ofta att två bolag inom samman nisch går samman för att kunna växa på en marknad. Men kostnaden att utveckla och förvalta två systemlösningar, som gör ungefär samma sak, är inte ekonomiskt hållbart för systemleverantören. Då kommer det ena systemet att upphöra och dess kunder behöver göra en förflyttning.
- En annan anledning är att systemlösningen har nått sin tekniska livslängd. Detta är ofta system designade 20 år bakåt i tiden eller mer, där den tekniska plattformen och systemarkitekturen blivit för föråldrad för att effektivt möta kundernas behov samt svårigheter att attrahera en ny generations systemutvecklare. Detta gör att systemlösningen inte blir förvaltningsbar tekniskt eller ekonomiskt och inte heller säljbar på marknaden. Dessa system är ofta väl utvecklade funktionellt med stöd för många verksamhetsprocesser.
- Ytterligare en anledning som förekommer är när branschvertikala specialistsystem utvecklas av fåmansbolag, men även där systemlösningen haft en stark koppling till enskilda nyckelpersoner. Pensionsålder eller slut av anställning utan successionshantering av kompetensen medför då att lösningen inte kan supporteras eller utvecklas vidare.
Vad händer när besked kommer att system inte vidareutvecklas?
Beskedet att ett system inte längre kommer att vidareutvecklas kan ta många skepnader och former och som ansvarig för system och informationshantering i en verksamhet så gäller det att ha strategi och planer för denna hantering samt ha örat mot rälsen. Det är genom aktiv dialog med sina leverantörer kring såväl aktuella som framtida behov som dessa signaler och meddelanden kommer visa sig i tid att agera proaktivt som beställare.
Givetvis vill systemleverantörer som gjort ett samgående inte tappa kunderna som man genom samgåendet adderat. Dessa kunder är värdet för hela förvärvet. Beskedet till kunderna kommer dock inte inträffa i stunden då förvärvet sker även om det finns en bakomliggande strategi och tanke.
Det kommer sannolikt sex till tolv månader efter samgående och är förknippat med olika former av sälj- och marknadsaktiviteter från leverantörens håll. Här kommer ett erbjudande om att “uppgradera” eller byta det befintliga systemstödet mot det som bolaget valt att satsa sin utveckling på framåt. Detta kan ofta låta som en enkel sak. Det är ju samma leverantör. Men vi ska fördjupa oss i konsekvenserna.
För den föråldrade systemlösningen kommer det sannolikt presentera planer för en ny plattformsresa. Den resan kommer bestå av hårda prioriteringar och en dragkamp mellan starka kunders intressen för att få sina behov uppfyllda under tiden den nya systemplattformen utvecklas. Detta kan sannolikt handla om tre till fem år för ett större system och även då med visst tapp emot ursprungligt kravställd och investerad systemfunktionalitet.
Vad innebär det för organisationen att systemet inte vidareutvecklas?
Beroende på vilket system det handlar om kan det innebära olika mycket. Är det ett affärssystem som verksamheten är starkt beroende av, som ekonomisystemet eller fastighetssystemet blir konsekvenserna av ett besked att omedelbar ytterligare information behöver inhämtas samt att strategi och planer för hantering behöver aktiveras.
Och i det fall det saknas strategi och plan B så uppstår ett intensivt arbete för att omhänderta organisationens intressen kopplat till:
- Kommersiella villkor och avtal
- IT och systemförvaltningsperspektiv
- Verksamhetsperspektiv
- Informationsperspektiv
- Säkerhetsperspektiv
De omedelbara frågorna är givna:
- Hur lång tid har vi support?
- Kommer vi ha möjlighet till förlängd support och systemupprätthållande stöd?
- Vad kommer detta att kosta oss?
- Kommer vi kunna stanna kvar hos leverantören som kan och förstår vår verksamhet?
- Vad säger vårt avtal och hur regleras situationen?
- Hur påverkar beskedet vår dagliga verksamhet framåt?
- Hur påverkar beskedet vår IT- och digitaliseringsstrategi?
- Vad finns för alternativa system som stödjer våra behov?
- Lyder vi under LOU och hur påverkar det våra handlingsalternativ?
Meta följer upp denna inflygning med några fördjupningsartiklar kopplat till ovanstående punkter och frågeställningar under vintern och våren. Finns behov av bollplank i frågor kopplat till ert systems livscykelstatus och ovanstående frågor bistår Meta gärna med inspiration och fördjupning.
Vi hörs igen, i del 2 av vår serie.
Henrik Smidskog och Jonas Säther, Meta
