Ylva stöttar kundansvariga med tydlighet och struktur

Ett ord betyder så mycket. Minsta ändring i ett avtal kan ge stora konsekvenser, säger Ylva Fröberg som utvecklar processen för anbud och avtal inom Riksbyggens fastighetsförvaltning. Hon stöttar även kundansvariga i 20 marknadsområden, riket runt.

Inte bara Ylva Fröbergs yrkesroll är central i organisationen, hon har även en centralt placerad arbetsplats. Adressen Kungsbron 21 är mitt i hjärtat av Stockholm. Här huserar Riksbyggen på flera plan. Ylva Fröberg tar emot på det åttonde, där ett caféutrymme med soffor, fåtöljer och kaffemaskiner inramas av inglasade kontor och mötesrum. Vi sätter oss i ett av dem. Ylva Fröberg ger ett lugnt och tryggt intryck.

Vad skulle du svara om du till exempel vid en middagsbjudning fick frågan av någon du inte känner så väl: Vad du jobbar du med då?
– Jag skulle förstås säga att jag jobbar på Riksbyggen och för att förklara min roll vore det nödvändigt att berätta om vad Riksbyggen gör, att vi producerar och förvaltar fastigheter, samt att vi säljer förvaltningstjänster till fastighetsägare i hela Sverige, främst bostadsrättsföreningar men även fastighetsägare till kommersiella lokaler. Allt från trappstädning till driftoptimering och energibesparingar. Jag fungerar som ett stöd till de kundansvariga i våra 20 marknadsområden när de ska ta fram avtal för dessa tjänster.

Personen vid middagsbordet skulle kanske tro att du är jurist …
– Jag är högskoleingenjör och började arbeta på Riksbyggen 2010 med Riksbyggens ledningssystem. 2018 fick jag min nuvarande tjänst. Jag har fått lära mig allt från grunden med hjälp av internutbildning och kunniga kollegor. Ett par av dem har jag fortfarande god hjälp av när jag hamnar i svårlösta ärenden. Mina livlinor kallar jag dem. I riktigt svåra fall där Riksbyggen och en kund absolut inte kan komma överens om ett avtal eller tolkningen av det, har jag möjlighet att ta in en extern advokat.

I sin yrkesroll lutar sig Ylva Fröberg mycket mot Aff (avtal för fastighetsförvaltning), som är en partsneutral förening och ett forum för förvaltning och service. Aff är till för alla verksamma inom fastighetsägande, fastighetsförvaltning och facility management.

Föreningens syfte är bland annat att arbeta för standardisering och enhetlighet när det gäller begrepp, definitioner och avtalsdokument, samt utveckla upphandlings- och avtalsdokument för fastighetsförvaltning och service.

Hon nämner också ABFF, Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service. Ylva Fröberg visar analoga exemplar av Aff-definitioner och ABFF. De finns också som webbaserade dokument.

Ylva Fröberg sitter med i Aff:s utvecklingsråd.

– Där sysslar vi bland annat med att förfina Aff-dokumentationen ytterligare.

Det är ofta genom Aff och ABFF som Ylva Fröberg söker svaren på frågor från de kundansvariga, om hon inte direkt har svar på tal.

– Jag har också sparat frågor som jag har fått och mina svar, som ett sorts facit.

Vilka är de vanligaste frågorna?
– Är det här anbudet med eller utan moms? Ibland händer det också att någon kund påstår att vi inte har utfört leveransen rätt, att man tror att något ingår i ett avtal fast det inte gör det eller kräver att vi ska utföra uppdraget på ett sätt som inte stämmer med avtalet. Ett konkret exempel är att kund kräver att vi ska använda klorin till trappstädning men att det i avtalet står att vi ska använda miljövänliga medel.

Hur fick du jobbet?
– Jag blev uppmuntrad att söka tjänsten, fick höra av chefer och kollegor att jag hade det driv som efterfrågades.

Hur ser din drivkraft ut?
– Rätt ska vara rätt. Jag är lite av en perfektionist. Med det menar jag att till exempel förvaltningsavtal och systemstöd ska bli rätt från början. Så att inte våra kundansvariga ska behöva lägga ner så mycket tid på frågor och tolkningar i efterhand. Tydlighet och klarhet är starka drivkrafter för mig.

Hur är du som person?
– Jag kan nog uppfattas som lite fyrkantig, säger Ylva Fröberg med ett skratt. Jag är analytisk, strukturerad och envis. Ett personlighetsdrag, som är till stor fördel i jobbet, är att jag har ett bra helikopterperspektiv. Mycket handlar om att förstå helheten och hur detaljerna i ett avtal hänger ihop.

Vad är det roligaste med jobbet?
– Mixen av olika frågeställningar. Högt och lågt. Det är lite som ett detektivjobb ibland, ta reda på vad som gäller. Allt är inte solklart direkt.

Hur jobbar Riksbyggen med kompetensutveckling inom anbud och avtal?
– Det handlar mycket om att utveckla ett bra systemstöd och öka kunskapen hos våra medarbetare; ekonomer, förvaltare, drifttekniker, fastighetsskötare, lokalvårdare. Alla som levererar något till kund ska ha baskunskaper i att kunna läsa ett förvaltningsavtal och ha en tydlig uppfattning om vad det är som de ska leverera.

– Jag ansvarar för Aff i praktiken. Två gånger per år har vi en utbildning, som vi har tagit fram tillsammans med Aff Forum. Utbildningen sker digitalt, först en dags förberedelse och sedan tre förmiddagar, då verkliga exempel och olika utmaningar diskuteras.

Vilken är den största utmaningen i jobbet för dig?
– Kommunikationen, till exempel om nyheter och förändringar i systemstöd. Det gäller att nå ut till alla våra kundansvariga. Vi har ett internt forum där jag skriver regelbundet. Men med dagens stora informationsflöde kan det ändå vara svårt att bryta igenom ibland.

– En annan utmaning är att den digitala mognaden är så spridd. Vissa tar sig fram hur lätt som helst och förstår att använda de systemstöd som erbjuds, medan andra har svårare att nyttja verktygen. Det är inte bara en generationsfråga, utan handlar mer om villighet att ta emot det stöd och den hjälp som finns att få.