Hur ska du som förvaltare agera när den tjänst du får levererat inte motsvarar avtalet? Läs Aff-expertens svar på frågan om undermåliga planteringar. Lösningen går att applicera även på andra inköpta förvaltningstjänster, se tipslistan på slutet.
Frågan i sin helhet lyder: I höstas bytte vi leverantör för yttre skötsel, och nu när det blev dags för vårarbetet så blev det oenighet kring vårblommorna. Blomsterlådorna ser för ynkliga ut, och när vi anmärker så säger bara leverantören att det inte står något om vad planteringarna ska innehålla.
Med vår förra leverantör var detta aldrig ett problem, de fyllde ytorna med olika blommor på ett jättebra sätt. Vi har ett Aff-avtal där det står att leverantören ska plantera utplanteringsväxter i blomsterlådorna, men det står ju faktiskt inte vad planteringen ska innehålla. Ska vi behöva betala mer eller stå ut med de miserabla planteringarna?
Svaret på frågan är: Nej, ni ska inte behöva stå ut med de miserabla planteringarna. Eftersom ni har ett Aff-avtal finns det både en och två grundregler i branschregelverket ABFF som kommer väl till pass i din situation.
- För det första ska leverantören utföra arbetet fackmässigt. Vad det egentligen innebär kan man såklart diskutera, men en allmän definition är att arbetet ska utföras på ett sådant sätt som normalt kan förväntas av en seriös fackman. Vad gäller utplanteringsväxter så skulle det kunna innebära att ytan ska vara fylld av växter som passar ihop och tillsammans har ett högt prydnadsvärde.
- För det andra så ska man inte behöva beskriva allt i detalj. Om det saknas en kvalitetsnivå för just utplanteringsväxterna så föreskriver ABFF att leverantören ska utföra arbetet med samma kvalitetsnivå som arbetena i övrigt. Det innebär att om ni beskrivit entreprenaden i övrigt på ett sådant sätt att det ska vara en normal kvalitet och kanske till och med upplevas trivsamt och välhållet av hyresgästerna, då ska även blomsterlådorna följa detta. Har ni å andra sidan varit tydliga med att det är låg kostnad och minsta möjliga som gäller generellt, ja då kanske det finns visst fog för enklare planteringar.
Så ska ni agera som förvaltare
Ni behöver skriftligen reklamera arbetet och kräva att leverantören åtgärdar planteringarna till en godtagbar kvalitetsnivå. Förhoppningsvis löser det problemet. Om leverantören trots allt inte skulle rätta sig så påminner ni dem. Om det fortfarande efter detta inte sker en rättelse så har ni faktiskt rätt att åtgärda problemet på leverantörens bekostnad.
Samtidigt bör ni se till att ta ett möte med leverantören och gå igenom vad ni förväntar er och höra hur de ser på saken. Det finns många möjliga anledningar till att det har blivit så här, och det är viktigt för er att ta reda på varför.
Anser de att planteringarna ska se ut så här, eller har det bara blivit fel någonstans i hanteringen? Oavsett vilket är väsentligt att protokollföra så att det ni kommer fram till finns dokumenterat.
Att tänka på när leverantörens utförande inte blivit som ni velat:
- Ha kunskap om innehållet i avtalet och hur det ska tolkas.
- Dokumentera det som har blivit fel
- Reklamera skriftligt till leverantören och kräv rättelse
- Ge inte upp om leverantören drar ut på det eller säger emot
- För en konstruktiv dialog med leverantören och dokumentera
Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader.
